高职院校数字档案馆建设的机遇与挑战——以武汉交通职业学院为例

文/武汉交通职业学院档案馆 袁霞 高慧

建设数字档案馆是高职院校内涵式发展及档案工作发展的必然追求，是数字校园建设的应有之义，是档案工作适应新形势、谋求新发展的必经之路。在“互联网+”、云计算、大数据等技术的推动下，高职院校的数字档案馆建设是高校档案馆建设的首要任务。2015年，湖北省档案局、湖北省教育厅印发的《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》通知中明确指出，应按照国家档案局《数字档案馆建设指南》和《数字档案室建设指南》，大力推动高校数字档案馆（室）建设，落实电子档案收、管、存、用和安全五大功能。加快传统载体档案数字化进程，建立覆盖馆藏档案的目录数据库和全文数据库，着力构建实体档案馆与数字档案馆“二位一体”、传统载体档案与现代电子档案“二元并重”的高校档案工作新格局。

一、数字档案馆建设概况及意义

武汉交通职业学院档案馆从2016年建馆以来，开始开展档案信息化工作。目前，我校档案馆与图书馆合署办公，数字档案馆建设还停留在档案系统建设及档案数字资源建设上。截至2021年5月，已通过外包完成三期档案数字化项目，完成三个老校区常用档案（文书、教学档案）的数字化扫描与挂接、目录数据库建设工作，共进行档案数字化4492卷、17281件，共扫描档案792285页，著录26407条档案目录。数字档案馆建设是一项系统工程，需分步实施，统筹规划。数字档案馆的建成对提高档案工作效率、实现数字档案资源的远程共享与利用提供了方便，可为历届校友学籍档案的查询利用提供异地查询服务，实施部门立卷归档之后，校内行政部门直接线上申请、目录查询、线上审批、在线打印档案原文，可使档案资源更快、更高效、更精准地为校内外师生及历届校友服务。

二、数字档案馆建设面临的机遇

（一）职业教育大发展为数字档案馆建设提供肥沃土壤。近年来，职业教育利好政策密集出台，中国职业教育迎来了大发展。党的十八大以来，特别是《国家职业教育改革实施方案》（下面简称“职教20条”）颁布以来，我国职业教育改革发展走上了提质培优、增值赋能的快车道，职业教育迎来前所未有的发展机遇。在职业院校竞相争创“双高计划”的进程中，数字档案馆作为学校信息化建设的一部分，也得到学校领导的高度重视，将数字档案馆建设纳入学校信息化建设体系之中。

（二）信息化校园建设是数字档案馆建设的有力推手。我校信息化建设起步早，2010年开始使用自动化办公系统，目前学校收发文及重要的通知公告皆在OA系统发布，全校教职员工，包括领导已习惯“网上办”。OA系统、教务管理系统、科研系统、人事管理系统、档案系统、图书系统统一集成于学校门户网站，师生员工通过身份账号进行网上办事，方便快捷，为数字档案馆系统资源建设打下了良好的基础，如学生成绩、收发文等都可以系统对接，实现电子归档。

（三）湖北省档案工作目标管理考评是数字档案馆建设的重要契机。自2016年湖北省档案局发布《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》（鄂档规〔2016〕3号）文件以来，将档案工作纳入政府绩效管理之一，列入同党建、文明校园、综合治理同等重要的地位。同时指出，通过档案工作目标管理考评的单位——即通过档案省特级、省一级的单位都可发放一个月的年终奖励。这意味着档案工作的好坏，直接关乎到职工的“钱袋子”，使得各单位高度重视档案工作。在政策的驱使下，我校2016年将原挂靠在办公室的综合档案室独立出来设成档案馆，并将档案工作列入学校年度工作计划，成立档案工作领导小组，主要校领导亲自抓档案的前提下，指派一名馆长分管全校的档案工作，形成校领导到档案主管部门到各二级单位三级抓档案工作的良好局面。

三、数字档案馆建设面临的挑战

（一）缺乏顶层设计，统筹规划不够。数字档案馆建设是一项系统工程，涉及诸多内容，如数字档案馆建设标准及规范的制定、功能的确定、制度体系、库存档案数字化、档案管理系统流程优化、管理权限优化、档案系统与业务系统对接、电子档案的自动收集等等，内容的复杂性需要单位制定短期、中期、长期目标，分步骤、分阶段来实施，而我校在数字档案馆建设过程中，尚属于摸索阶段，指哪打哪，学校层面并未对数字档案馆建设召开专题会议，形成数字档案馆建设专班，进行专题研讨，在建设过程中缺乏顶层设计，统筹规划不够。

（二）各自为政，缺乏协同。数字档案馆建设涉及学校多部门，需要档案系统与校内的OA系统、科研系统、教务系统、招生系统实现对接，最后完成电子档案的自动采集与归档。OA系统、科研系统、教务系统、招生系统分别划归学校办公室、科研处、教务处、招生就业处，各个系统的使用部门在购买或更换新系统的时候，并未将是否能与档案系统对接、接口二次开发、归档要求等系数加入采购招标文件中，致使后期档案部门在与学校其他部门沟通实现电子归档时推进进程缓慢。如我校的OA办公系统在2019年更换新OA办公系统，新系统在使用过程中无法留存发文、收文留痕稿，校办当初和OA公司说的“归档”与档案部门指的“归档”实际并不是一回事，致使后期三方沟通在线归档时困难重重。

（三）资金与设备投入不够。数字档案馆的建设无论从硬件还是软件都需要耗费大量的资金，如购置服务器、档案管理系统、交换机、监控设备、计算机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、空调、碎纸机、移动硬盘、光盘等。目前，我校的资金投入勉强用于存量档案的数字化扫描外包服务，难以满足基础设施建设的需要，如购置扫描仪、A3/A4复印打印一体机等。资金的短缺也成为制约数字档案馆建设的一个重要因素，影响数字档案馆建设的顺利进行。

（四）信息化人才缺乏。数字档案馆的建设对档案人才有着更高的要求，如建立档案网站、微信公众号、档案管理系统的管理与维护都需要档案人员懂计算机技术、多媒体技术、网络通信技术，同时又懂档案管理的基础知识。目前，从我校及其他同类高校的人员构成情况来看，从事档案工作的专业技术人员，大多是非档案学专业，且也是非计算机专业。我校也面临着同样的困境，3名从事档案管理的专业技术人员，都是非计算机专业，难以在档案系统的后台管理与维护、档案系统与学校其他业务系统对接、档案网站的开发方面发挥应有的作用，从而制约数字档案馆的建设进程。

（五）缺乏细化的标准与规范的指导。目前，国家档案局虽发布了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》《数字档案COM和COLD技术规范》等，省内也出台了相应的关于数字档案建设的相关操作规程，如武汉市档案局出台的《关于印发武汉市纸质档案数字化实施细则的通知》。但我校在数字档案建设过程中，对于诸多问题仍缺乏政策文件的指导。如我校在探索实现档案管理与校内OA系统对接，实现电子文件在线采集与抓获，对在线的电子文件是否需要像纸质文件一样留存草稿、留痕稿、定稿，这些稿件是否需要合成一个PDF文档归档，归档后的电子文件在进行四性检查时，是否有统一或标准性的软件推荐，以及在电子档案的著录、存储、传输、分类、检索、交换、安全保密和开发利用等标准体系。若缺乏统一的、操作性强的标准推荐，各单位在数字档案馆的建设过程中难免会出现结果不统一、数据不统一的情况，进而影响数字档案馆之间数字资源的互联、互通、互享。

四、结语

数字档案馆的建设需要高职院校在建设之前做好顶层设计、进行统筹规划，设立数字档案馆建设的短期、中期、长期的发展目标，争取学校资金对建设的支持力度，加大档案人才的培养力度，提升档案人员的综合素质，制定细化的标准规范。建设过程中，档案部门也需要加强同校内其他部门、校外数字化服务公司及软件供应商的协同沟通，建设带有馆藏特色的数字档案馆。同时，还应树立信息安全的理念，强化数字档案馆安全保障体系建设。