档案管理信息化建设中的标准问题探讨

文/江苏省淮安市烟草专卖局（公司） 孙静

档案标准是档案工作领域各种标准的总过程，相关单位及个人在开展档案工作时，应当遵循档案标准这一准则进行。随着信息化时代的到来，档案管理信息化建设是必然的趋势。但电脑系统在人工智能方面有局限性，使得档案管理信息化建设中的标准问题更加突出。因此，本文重点对档案管理信息化建设中的标准问题进行探讨，并提出问题的解决对策，旨在保障档案管理信息化更好地发展。

一、档案管理信息化建设中主要面临的标准问题

（一）信息化建设标准滞后。现阶段计算技术以及档案管理领域普及应用，并迅速普及到各机关和企事业单位中，大大提升了档案管理的效率。档案管理信息化的普及，也使得大量的电子文件资料出现，加强电子档案管理俨然成为档案管理过程中重要任务。但由于目前在档案管理信息化建设方面的标准落后，进展缓慢，关于档案管理信息化建设的相关标准寥寥无几，且现有的标准在内容方面缺乏系统性、配套性，难以满足档案管理信息化建设发展的需求。

（二）系统集成性、兼容性较低。近年来，许多企事业单位纷纷进行了档案管理信息化建设，但出于独立开发、各自为政的原因，使得各自采用的档案管理软件及标准并不相同，进而影响档案信息资源的有效整合，更是无法实现信息共享。除此之外，由于系统在兼容性方面不足，采集的数据内容、质量标准各异，很大程度上增加了信息资源整合的难度，而在这样的情况下，就需要花费大量的人力、物力成本，不仅不利于档案信息化的顺利推进，还会导致大量的资源被浪费。导致这一问题的发展原因，主要因为各地区、各单位缺乏有效的沟通，这使得技术研发重复且水平低的问题普遍存在，阻碍了档案信息化的进程。与此同时，还因为各单位盲目研发的因素，研发的系统兼容性较差，系统中文件格式、数据内容等方面均有较大差异，从而使得“信息孤岛”问题出现，不仅制约了档案信息的共享，也制约了档案信息价值的发挥。

（三）档案信息化存在随意性、自发性。大多数单位企业的档案管理信息系统为自主研发。这期间也存在不少的问题：一是存在较大随意性，对信息化建设认识不足，缺乏重要性认识，也使得信息共享处于缺位状态，严重影响了档案信息化建设的进程；二是档案信息化建设缺乏统一协调，各单位只能够盲目开展，以至于成本高、水平低的问题较突出。

（四）档案管理标准与信息技术契合度较低。我国现有的档案管理标准大多是基于实体档案管理角度出发，专门针对档案管理信息化的标准几乎没有，不仅使得档案信息化建设难以顺利推进，也制约了高新技术的有效运用。

二、档案管理信息化建设过程中标准化制定策略

（一）基于国家战略基础上全面制定档案信息化标准。从现阶段我国档案信息化建设总体情况来看，与理想的目标相差甚远，使得档案信息化建设的作用、功能难以充分发挥。追究其因，主要因为缺乏有力的统筹和有效的指导，使得各单位盲目摸索。实际上档案信息化建设是一项复杂的工程，不仅涉及技术问题，更是涵盖了法制、机制、体制等方面的问题，若仅依靠基层社会组织的努力，实在勉为其难，所以应当从国家和政府层面着手。面临信息化快速发展带来的冲击，在推进档案信息化建设过程中，应紧密依托政策导向，强化统筹组织，建立统一的技术体系，以便达到高度的信息共享。政府在档案信息化规范建设中更是起到重要的作用，所以要想实现档案信息化的标准化建设，关键在于国家战略的制定。

实现档案管理信息化标准化建设，各地政府及单位应出台相关政策及管理办法，从建档工作前期准备、中期录入、后期分析存储等方面落实相关细则，使得整体层面上形成规范化管理的模式。同时各单位也应积极响应国家政策，现阶段档案信息化建设也成了国家战略重要内容之一。一方面，要切实解决档案管理信息化建设中存在的标准问题，从思想上重视信息化、标准的建设，各单位既要认识到档案信息化建设的重要性，也要认识到档案标准建设的重要性，全面引入信息化、标准化的手段，规范档案管理，同时需要标准化开展宣传教育工作，使各部门及人员都能充分认识到档案管理信息化的作用，并积极配合档案管理标准化的开展；另一方面，各单位要以我国档案法为基础，结合自身实际情况，建立起有针对性、实用性的信息化管理系统，并加快现有管理制度的完善，为档案管理信息化朝着标准化方向发展提供制度保障。

（二）以标准化为先行原则。掌握高端先进技术是解决档案管理信息化中标准化问题的关键所在。但我国档案管理信息化建设情况并不理想，虽然运用了许多高新技术，但是忽视了标准规范的制定，最终使得高新技术作用不能够有效发挥。具体来看，多数是从各单位的个性化问题出发，仅仅是针对局部需要来制定解决措施，也因为如此，无形中也进一步加剧了档案信息化建设各自为政、分散孤立的现象，更是难以实现信息高度共享。总结经验来看，各地档案行政管理部门在推进档案信息化建设过程中，应从全局角度出发进行档案信息化建设，而不是将严格放在具体的、微观问题解决上，现阶段应从具备操作、重点具体解决向标准制定和实施转变，通过完善相关规范标准，为档案管理信息化建设提供有力的基础支持。另外，在当今信息化时代下，促使档案信息资源的整合利用更是大势所趋，为此各级档案管理机构应形成合力，构建起统一完备的档案信息资源整合平台，促使各个应用系统联结，将档案信息资源整合在一起，并按照统一的数据标准，确保入网的档案信息以统一的标准形式形成档案数据库。可见，要想实现档案信息资源的理想整合，也需要针对档案信息资源整合制定相应完善规范的标准，并在档案信息管理、开发利用等环节中有效落实，而这也就需要坚持档案信息化建设过程中标准化先行的原则，围绕标准化来进行信息资源的整合，从而实现档案资源信息理想的整合。

（三）以档案专业部门为支撑，制定符合信息技术设备应用的标准体系。从技术难度上看，应当由国家档案行政管理部门为支撑，主导进行档案管理信息化标准的制定。国家档案行政管理部门在知识专业性及技术权威性上有优势，能最大限度地保证档案管理信息化标准的科学性。另外，国家档案行政管理部门也具有监督指导的职责，且在政策制定、组织贯彻方面有丰富的经验。因此，应当由档案行政管理部门主导推进档案信息化建设实现标准化，然后在此基础上充分利用大型集团或专业机构的高端技术优势，把握高新技术发展的脉搏，从而进行档案信息化建设技术标准的制定。这样便能够保证档案管理标准与信息技术高度契合，不至于出现标准体系远远落后科技发展的情况，进而提升高新技术设备在档案工作中的利用水平。

（四）立足长远发展角度，制定适当的标准体系。随着信息技术的快速发展，给档案管理带来便利的同时，也涌现出许多矛盾。一方面表现为信息技术日新月异，但其实际应用和推广并不是一蹴而成，需要一定的时间来检验其应用效果，于是也造就了技术发展与技术应用之间的存在偏差；另一方面表现为信息技术的快速发展，使得广大档案工作者希望在信息化建设过程中配置的硬件设备应是高档先进的，设计的软件系统也应是面面俱到的，这样才能够充分体现出现代化和先进性。实际上这样的认识也是不科学的，盲目的跟进只会导致原有技术设备作用还未充分发挥就被淘汰，而引进高档先进技术软件又需要花费较大的成本，其中的损失可想而知。针对这样的问题，首先就需要在制定标准时，对技术的发展进行合理的预判，同时也需要设立标准研究的常设机构，立足长远发展多角度，制定与技术发展有效衔接的标准体系，这样可避免由于标准体系未形式而使得新技术应用受到阻碍，从而让广大档案工作者能够切实应用到先进的技术设备开展档案工作，推进信息化建设向标准化发展，避免由于盲目建设而导致大量资源被浪费。

（五）标准制定与标准贯彻实施同等重要，应引起高度重视。从现实情况来看，我国档案信息化建设与发展滞后，除了标准化制定滞后的原因外，也存在标准贯彻不到位的因素，现阶段机关和企事业单位档案信息化工作中贯彻实施已制定标准的只有少数。因此，在档案信息化建设中，各级档案管理部门应高度重视标准制定及标准贯彻实施同步进行。一方面，需要加强标准化制定的宣传力度，让档案管理人员充分认识到标准化在档案管理信息化建设中的重要性及必要性；另一方面，要加大制定标准的推广力度，可通过贯彻实施标准试点的方式，并树立典型，发挥典型示范作用加快标准推广，实现全覆盖，提高标准的应用水平。