报纸行业档案综合管理探讨

文/福建省闽西日报社 陈京雁

信息时代发展进程中，档案管理与以往传统的保存保管有了本质上的变化。人们对档案管理的认识也在逐步加深，在此背景下，报纸行业作为依赖信息资源生存发展的组织机构，更需要在档案管理方面进行优化，采用更加合理、科学、高效的策略，因此需要进行档案综合管理，从而改善当前档案管理的弊端，使档案管理更具规范性、安全性、长远性。

一、传统档案管理存在的问题

与其他行业相比，报纸行业的档案资源数量更多、范围更广，囊括了历史、政治、人文、科技、教育等多方面的内容。可以较为全面地展现当地人民的生活面貌和时代发展动态，因此其档案资源具有极高的探究价值和意义，保管档案资源也就变成了十分重要的工作。

随着信息时代的到来，报纸行业的档案资源变得愈发丰富，除了早期的纸质档案，又出现了报纸电子档案，与纸质档案的保存方式不同，电子档案的保存需要利用互联网信息设备，建立专业档案管理平台。然而，伴随着庞大档案信息而来的却是传统档案管理存在的不足和弊端，传统的档案管理方式已经不足以应对新时代背景下报纸行业对档案信息的应用、研究和开发需求。只有发现问题，才能有效合理地解决。

（一）缺少合理可行的相关制度。档案管理工作至关重要，但是在传统的管理方式下，一些报纸行业并未充分认识到制度对其所起到的积极意义，因此往往只对档案管理工作提出口头形式的规定和建议，没有形成合理、科学、规范的书面文件，更没有对其进行公示。这就导致部分管理工作出现了人员身兼数职、职能重复、兼职不顾、设置重叠等情况，不仅带来了人力、财力、物力方面的无端浪费，还导致各个部门之间出现权责纠纷，也弱化了综合管理的性质，往往事倍功半，不符合“精简效能”的改革要求。

（二）缺少档案自动化管理人才。档案管理工作最核心的内容并非保管保存，而是让保存的档案资源最大限度地被开发利用，实现其所具备的探究价值，为此，要对档案资源做好统筹管理。在互联网信息化时代，无论是电子档案还是纸质档案，都拥有了自动化管理的可能，通过建立档案信息数据库以及共享共用平台，更便于档案资源的整理和查找。然而，传统档案管理模式下技术型人才缺失，导致档案管理难以实现全面自动化，不能高效保质。

（三）缺少综合管理的有效设置。传统档案管理模式下，档案管理单一笼统，缺少细致的分类、清晰的条理。这就导致在进行档案应用时常常会由于分类不清、不细而将其效益大打折扣。另外，一些报纸行业的档案管理权限设置不合理，导致其他部门在利用档案时会处处碰壁，难以有效实现信息资源的共享，或部门对档案保管不当、归还不勤，造成档案的损毁、丢失，这都会给档案管理工作带来诸多不便。档案管理工作惠及单位，只有实施统一保管、合理共享、强化设置才能发挥出优势，提供便利。

二、档案综合管理在报纸行业的具体应用

报纸行业的档案的载体形式多种多样，不仅有纸质稿件、电子文档，还包括各种图像影音资料，这些丰富的历史记录能够真实地展现甚至还原不同历史阶段的发展情况，无论对报纸行业内部还是对单位外部都具有不可或缺的研究价值。传统档案管理模式下难以发挥出档案的效用，也给报纸行业的各项工作带来诸多不便。要想改善这种状况，必须采用综合管理形式。

所谓综合管理即在原有管理模式基础上，依据报社档案属性进行条框梳理、制度完善、加强体制建设，使其门类更多、设置更细、规划更全、效率更高。同时实现办公现代化、智能化，应用规范化、合理化。

（一）统一监管、分工协作。首先需要明确的是，报社档案的综合管理不是一家独大，更不是一己全责，而是“为了对报社综合档案进行监督和保管，需要将每一个单位形成的全部档案集中在一起统一监督、保管与利用。”这就意味着档案管理工作虽然由管理部门负责，但需要各个部门之间的配合与协作。为此，报社各部门之间必须打破原有的隔阂与界定，在统一部门领导下，将档案信息移交到指定的管理部门统一保管，所有移交的程序必须严格遵守相关制度。同样的，当部门需要借调档案来应用时，也必须符合相应的程序规定，保证借调有据、归还有时，保证档案的安全性和完整性，使之不会出现任何纰漏。在进行档案管理时，档案管理部门也可以将简单的分类处理、摘要提炼等工作交给相应部门，这种统一监管、分工协作的形式很大程度上减少了对人员精力、时间上的损耗，也让档案管理工作变成了制度体制的一部分，更好地维系各部门之间的关系。

（二）加强现代化办公形式。报社档案综合管理的最重要体现便是自动化信息设备的有效应用，报社档案不仅有利于内部利用开发，也能够给外界人民提供资源共享服务，在信息化时代发展进程中，闭塞的档案管理难以为报社的长远发展带来积极效用，因此各大报社纷纷将视线放得长远，以网站平台、报纸APP、微信公众号等多种方式实现档案的有效合理化管理。笔者为此检索了人民日报网、吉林长春日报社、安徽新闻网等多个新闻报社网站，其中人民日报网在档案信息分类方面以报刊发行的版面为依据，分为要闻、评论、国际、视觉等内容。安徽新闻网则是以新闻报道内容为依据分类，分为文化、教育、党政、旅游等。不同的网站平台设置带来不同的应用体验，也为报社档案综合管理提供了不同的发展途径。现代化办公形式另一方面可以为内部人员更好地实现共享，也简化了档案交管程序，节约资源、提高效率。

（三）精细分类、合理设置。报社档案的种类繁多，如果将影音文件、电子文档或者奖杯奖状、纸质文稿随意地保管在一起，在管理上过于笼统，分类不细的话，不仅会加重任务量，导致工作效率低下，更会在后续档案利用的过程中带来消极影响。为此，报社档案在进行综合管理时，一定要将档案分类尽可能做到细化、精准，并按照档案的等级做好规划，可以分为：党务类、业务类、政务类等等，在开发利用时力求一目了然，电子数据也可以统一计算。另一方面对人员的工作分配要清晰、合理，对程序的设置要简化、科学，避免权责的庞杂和程序的繁复，让档案管理变得高效高质。

三、加强档案综合管理的策略

（一）建立健全合理的档案管理制度。没有制度的单位犹如一盘散沙，经不起考验和磨砺，因此要想妥善开展档案综合管理工作，就必须制度先行，报纸行业应该首先建立和完善相关制度，在制度中明确规定员工的各项职能，使其能够对自己的工作性质有清晰合理的认识，强化档案管理意识，在工作中有据可依、有规可循，方能尽心尽力，不断提高自我。制度应对管理部门和各部门之间的权责进行合理、清晰、精准的规划，减少职权重叠的情况，避免各部门之间出现矛盾纠纷，真正能够实现责任落实到个人，加大档案综合管理的力度。

（二）引入并培养专业型现代化人才。信息时代背景下，档案管理部门对人才的要求也有了更高的标准，以往报社行业对档案管理人才的理解不够全面充分，为此在人才选拔应用上往往不合规范。档案管理工作需要丰富的专业知识和充沛的业务经验，因此需要专门的管理人才，现代化办公形式约束下也需要人才熟练掌握各项信息技能，能够全面适应社会发展的需求。为此报纸行业应该大力招揽专业性现代化人才，并对已有人才进行筛选和培养，力求拥有一支精英团队，保障档案管理工作的顺利开展。不仅如此，为了与时俱进，报社还应加大现代化办公设备的投入力度，不断创新思维，对年代久远的档案既要保障安全，又要重新挖掘其深刻的现实价值，做到常用常新，推陈出新。只有科学化的管理才能保障档案资源不会沦为废纸或无效数据等，给报社和社会的发展提供依据。

四、结语

报纸行业档案综合管理是一项对管理技术要求十分严谨、过程涉及范围十分广且体量较大的工作。对报纸行业进行档案综合管理，一方面是为了提高报纸档案信息的价值，另一方面是为了加强领导，以便更好地对未来发展进行布局。为此，报社必须高度重视档案综合管理工作，采取有效策略加大管理力度，让档案收集、整理、保存、检索、统计、编辑、研究等工作科学高效，使其真正具有管理的价值意义。