航道生产单位中底图档案工作存在的问题及思考

文/长江宜昌航道局 陈雅雯

“依托黄金水道建设长江经济带，为中国经济持续发展提供重要支撑”这一国家战略的提出，使长江航道的发展面临着新的机遇和挑战。在航道的生产、管理及维护等日常工作中，产生了大量的航道底图，作为科技档案中的一类特殊档案，底图是航道作业人员在航道生产中形成的最直接的原始记录，具有法律凭证效力。因此，加强对底图档案的管理尤为重要。

一、航道生产单位底图档案特点

（一）长江干线航道概况。长江干线航道上起云南水富，下至长江入海口，全长2843km。其中：云南水富至四川宜宾合江门河段30km航道由四川省交通运输厅负责养护管理，湖北秭归庙河至宜昌中水门段59km航道由长江三峡通航管理局负责养护管理，其余河段2754km航道由长江航道局负责养护管理。

（二）航道底图分类。长江干线航道底图分类类目有四类：一级类目名称为底图档案，标识为DT；二级类目包含航行图、水道图、流速流向图、航标配布图、工程测图、过江桥梁及电缆管道、其他等共七类，标识依次为从01-07；三级类目名称为对应水道或者摊点名称，其中工程测图下的三级类目为工程名称，标识为001；四级类目名称为图纸名，标识为0001。

（三）航道底图定义。航道底图指基础底图或地理基础底图，是经过综合、取舍，并以较淡的色调衬托出地理背景的水下地形图，它是专题内容在地图上定向定位的地理骨架。分为编图底图和规划设计底图等，其介质为聚酯薄膜，应与蓝图分别管理。

二、航道生产单位底图档案工作现状与问题

（一）底图档案数量多、周期不定。常规档案的收集与整理，通常会有一个相对固定的时间，例如本年度文书档案一般于次年3月之前交齐，6月底前完成归档整理工作，但底图档案却缺乏相对固定的管理周期。根据河段航道的特点，不同航道维护频率不同，遇上枯水期，浅水道或者重点河段可能几天就要进行一次水下地形测量；而库区航道可以蓄水至175米，可能全年只需要维护测量二至三次；碰上工程测量，图纸可能根据工程进度不断调整。这些都导致了底图档案很难统一收齐，需要根据工程进度实时收集。遇到大型航道设施或工程项目，收齐档案可能跨度好几年，最终形成的底图档案数量也非常庞大。

（二）底图档案归档管理制度不健全。目前的底图档案归档管理制度还停留在常规管理方法上，缺乏对应的管理考核机制，有些单位甚至不重视档案工作，只要保证档案的安全和存储就是合格，致使部分档案工作者一味追求收集而忽略科学有效管理，没有按照聚酯薄膜这类特殊图纸的保管要求做，存在卷放、薄膜图中间衬用纸张、多层叠放图纸等不良甚至错误行为，出现“溢胶”，从而导致图纸上的标记错位或者粘掉的情况发生，对档案真实性造成破坏。

（三）底图档案归档办法有待完善。随着社会的发展，工业建设也在不断向更高科技、更人性化的趋势转变，生产出来的底图也会发生新的变化，例如随着制图软件及无人机、无人测量船、集成式多波束的广泛应用，底图已从传统的纯人工“制图”转变为现代化自动“成图”。随之而来的电子航道图还缺乏行之有效的统一规范和办法来进行管理。

（四）底图档案的安全保密亟待加强。在底图档案的归档和整理工作中，往往缺乏行之有效的底图质量检查：例如底图是否被灰尘、油渍等沾污以及是否存在涂改修正等情况。在发现底图字迹不清、文字叙述不详等问题时，通常会选择不了了之，很少有档案工作者会主动将底图内容补充完整。在底图借阅过程中，往往只登记了借阅底图的图名，却忽视了对借阅底图类别、比例尺、测图编号等具体信息内容的记录。随着科技的不断发展，除了传统的物理存储，熟练掌握涉密载体的应用，尤其是移动硬盘、软盘的物理内外网隔离，设立防火墙，定期查杀计算机病毒，确保数据的完整与安全成了新的工作要求。但上述部分工作仅仅依托信息部门完成，对原始底图进行晒图也常采用外包形式，与采用数码晒图机不断丰富信息系统功能，实现对底图档案的闭环管理目标还有一定差距。

三、航道生产单位底图档案工作思考与措施

（一）加强航道底图档案的统计管理。改变传统档案统计工作模式。对各专业统计台账、统计报表、统计分析等内容，从传统进行组件、装订、分类、排列、编号、编页、编目、扫描、装盒、排架等操作步骤中跳出来，通过大数据平台和互联网（包括搜索引擎）等手段尝试进行档案统计的二次开发，按照专题进行整理、归纳和撰写，形成专业性更高、指导性更强的成果，提高档案利用价值。

档案统计工作也可以尝试采用统计学方法，例如利用计量学分析得出档案工作重点以及档案业务发展趋势，利用统计学数据检验档案数据等等，都可以提高档案工作的准确性和科学性。另外，对航道档案进行采样统计，重点关注原始数据的内在价值。在航道冲淤分析、河床演变、整治工程等阶段中，采用原始数据体现了高度的可信性。利用创建ArcGIS地理信息系统模型，进行航道信息后期编辑处理，可较好地进行水下地形的测绘，实现航道重要档案信息的共享化和规范化应用。

（二）制定科学成体系的归档管理制度。底图是地形测绘在特有载体上的直观体现，具备原始记录性，为了更好地保护此特性，有关航道底图的原始版本保存和利用都应该遵循严格的管理制度，档案室归档入库的底图严禁任何个人和单位修改。与此同时，由于传统管理理念对档案的偏见，导致部分单位对档案工作不够重视，不愿意投入足够资金以保障档案工作的良性运转，从而造成了档案库房简陋、硬件设施设备不达标、库房环境恶劣等问题。因此，一要建立健全归档管理制度，实行岗位责任制。二要对出现底图档案损毁、丢失、篡改等行为进行追责和处罚。三要对档案管理成果明显的单位和个人给予褒奖。三管齐下，从而确保底图档案管理的科学性和安全性。

（三）利用高科技软件及设备辅助底图档案管理。纸质底图档案的数字化管理，可以通过科学技术（数码扫描仪技术、微缩、数码照相技术）等方法对纸质底图进行数字化加工处理，从而实现了从纸质向电子转化的过程。电子版底图是一种数字图像或数字文本，可存储在移动硬盘、光盘、磁盘等载体并能被计算机识别。除此之外，借助计算机、数据库和数据压缩技术还可以实现对底图的有序化管理，从而大大提高底图管理的工作效率和丰富底图利用的使用途径。

由于底图常以蓝图形式保存，蓝图具有易折损、易受潮、易受玷污等特性，因此传统底图档案管理工作量较繁琐，需要占据较大的空间且消耗较多的资金，这些都增加了底图档案管理单位的负担，而实现纸质底图数字化，通过计算机存储技术，不仅解决了空间占用问题，还可以实现在管理系统中的统一管理和统一利用，提高了底图档案数字化管理水平。

（四）加强全员保密意识尤其是档案人员素质。随着信息技术的发展，电子文件、网络数据库将逐步取代传统纸张和缩微胶片等载体，计算机技术的发展，虽然提高了底图档案管理的库存、查阅、分类、统计、检索等过程的工作效率和利用率，也同样带来了一系列新的问题：易受网络病毒攻击、传输过程中可能造成数据丢失、损坏等。因此，为确保底图档案的绝对安全，一要设置权限。对底图提供查阅、复制、传输、打印等服务时，通过设置相应的权限，使借阅人必须获得授权方可进行对应档案利用。二要采取分级管理。根据底图是否涉密、密级以及利用目的制定分级利用制度，严格按照制度流程借阅底图档案，确保底图档案的安全。三要规范利用制度。涉密底图原则上不对外借阅，内部借阅时，必须获得上级部门审批签字后查阅复印件或电子件；借阅做好实名登记，不得带出借阅室，一旦发现底图遭到人为损坏应严肃处理。能做到这些，都离不开档案工作者严谨的工作态度、高度的责任心和规范的保密意识。

四、结语

信息时代，档案的管理模式已然发生了巨大改变，从档案形成、收集、整理、管理到利用，随着计算机技术的广泛应用，全都发生了翻天覆地的变化：底图通过绘图软件可以自动生成，通过第三方平台互通，OA协同办公系统和档案管理软件可以实现文档的在线自动归档、利用扫描仪完成档案的数字化、利用档案管理系统实现档案的著录、分类、统计及检索利用。传统的人工作业和管理已经越来越少，作为档案管理人员，如果不能不断学习新的技术、适应现代化管理手段，将无法应对更大的考验与挑战，将无法解决不断增长的档案信息总量以及陈旧的管理模式之间的矛盾。为此，航道档案管理部门应全面依照档案管理工作规章体制有效开展各项工作。在信息采集、档案归档、管理存储、信息共享等层面对航道底图档案管理做出整体优化，进而真正满足新时期需要，实现可持续的全面发展。

综上所述，科学的航道底图档案管理意义重大，而在现代化的档案管理模式中，计算机、数据库等信息化技术又起到了非常重要的作用，能够有效提高底图档案的管理效率，从而提高经济效益。将信息化技术应用到档案管理中，完善底图档案工作方法和管理制度，是当前不断增长的生产和发展的需求，也是未来底图档案管理模式发展的趋势。