大数据时代图书馆人事档案管理分析

文/枣庄市山亭区人民医院 王道峰；滕州市中心人民医院 马启勇

人事档案是我国人事管理的重要组成部分，其包含的人员身份信息、家庭背景和学历信息对人事管理和分配起着至关重要的作用，在薪资和社保等关系上可以做基本的信息参考，而且有相应的法律证明效用。随着社会科技不断发展进步，大数据技术逐渐出现，并且在社会各个领域中得到了广泛的应用，极大转变了信息资源的接收与利用方式。具体到图书馆的人事档案管理领域，大数据技术主要就是用来进行信息的搜集与检索，还有数据库的建设。在之前的一段时间中，很多图书馆对于大数据技术缺乏足够的认识，没能将其作用有效发挥出来。所以，相关方面应该加强重视，积极转变传统观念，采用多样化的手段促进大数据技术的落实，为图书馆长远稳定地发展提供助力。

一、大数据时代图书馆人事档案管理工作分析

（一）相关概念概述。大数据具体是指借助互联网和数据工具对数据进行一系列处理操作的高新技术，合理应用可以增强数据间的关联性。借助大数据技术，人们很容易检索出自己想要的信息资源，并对其进行合理的处理，满足自身需求。大数据时代的图书馆人事档案管理工作，则是在图书馆人事档案管理工作中应用大数据技术，构建完善的档案管理平台，为具体工作的落实提供助力，促进工作质量更上一个台阶。

（二）工作特点。相比较于传统人事档案管理工作，大数据时代人事档案管理工作有着很大的不同，存在着自身独特的特点，主要表现在以下几方面：一是内容检索精准性。合理应用大数据技术，工作人员可以快速精确地检索出自己想要的人事资料和信息，检索效率可以得到很好的提升。而且，如果条件允许，图书馆还可以设置相应的筛选条件与算法，并借助此进行人事档案的筛选，以便快速选出一批有着很大关联性的单位。

二、大数据时代图书馆人事档案管理中主要存在的问题

（一）不注重把控人事档案内容的完整性与真实性。在图书馆人事档案管理中合理应用大数据技术，虽然能够高效地检索出相应的信息资源，不过其是否具有真实权威性，还有着较大的疑问。相比较于其他档案而言，人事档案更看重准确性与真实性。究其原因，人事档案直接关乎选人用人的公平性，如果内容不真实，那将会严重影响到其价值。现阶段，部分图书馆在大数据技术应用中，大都不是很看重数据信息资料的来源，进而导致内容真实准确性受到影响。而且，大数据是基于互联网的一种信息技术，所以在具体应用中很有可能受到网络病毒、黑客等的攻击，进而出现信息被窃、篡改等情况。

（二）管理理念滞后。我国大数据技术和人事档案的融合水平相对较低，很多图书馆档案管理人员对于大数据技术的作用认识不清，没能将其当成是重点工作。究其原因，一方面是培训和宣传工作没能做到位，不仅没有组织开展大数据技术的培训活动，也没能加强这方面的宣传，使得内部员工对此不是很了解，积极参与自然更加无从提及；另一方面，大数据意识不是很强，没能和高校、相关事业单位等构建紧密的合作关系，使得人事档案数据库建设进程比较缓慢，阻碍到工作质量的提高。

（三）管理规范性不足。就当前情况来看，部分图书馆并没能根据大数据时代的要求重新构建完善的规章制度，使得这项工作很难有效开展。一方面就是职责分工不清晰，部分图书馆没能厘清人事档案管理部门、技术部门和其他相关部门的职责，进而在出现问题的时候相互推诿，阻碍到大数据技术的应用深入；另一方面就是管理标准不统一，部分图书馆没有对电子文件、影像和音像等格式进行统一，所以在后期检索与利用上便不是很顺畅，规范性不足。

三、大数据时代图书馆人事档案管理措施

（一）创新工作方式。在图书馆人事档案管理中合理应用大数据技术，首要的任务便是创新传统工作方式，具体可以从以下几方面着手：1.人事档案保密形式。对于人事档案中由个人填写的个人信息、科研成果等工作，可以应用开放式的方式进行处理，以便档案所有人及时完善和观看，确保资料的完整性和即时性。对于组织评价等信息，则得严格遵循保密原则，实施封闭式的管理。2.加大宣传，强化员工档案意识。图书馆人事档案管理部门应该加大宣传，使得内部工作人员可以清楚认识到人事档案的重要性，使得他们可以主动进行人事档案的完善。3.构建人事档案实时更新平台。大数据时代对于数据的实效性、真实性有着很高的要求，每天都在产生大量的数据信息，好多信息都是碎片式的，零散的，所以图书馆人事档案管理部门应该清楚认识到这一点，及时进行档案信息的更新，建立一个关系型的数据库结构，把碎片化和零散的信息统一收集起来，提高档案数据的收集效率。

（二）严格把控档案内容的真实完整性。为了营造良好的选人用人环境，确保人事档案价值，图书馆在大数据技术应用中，应该对人事档案内容的真实完整性给予充足的尊重，并且优先进行考虑。具体可以从以下两方面着手：一方面，把控好数据信息的来源，尽可能从事业单位、行政机关等途径获取和检索，避免应用不明来源的数据信息。针对此，图书馆需要积极构建信息数据共享机制，加强与相关方面的合作，实现资源的共享；另一方面，应该注重网络安全的防控，合理应用一些全新的数字安全技术，对人事档案进行加密操作。同时，在信息数据传输过程中，也得严格把控，避免出现档案篡改、遗失等情况。

（三）树立大数据人事档案管理理念。随着社会的不断发展，图书馆业务量越来越多，人事档案的数量自然也会增加。为了更好地应对未来的挑战，在不断增强人事档案管理工作的同时，还得促进该项工作朝着科学化、数据化的方向不断前进。而在这一过程中，全新的管理理念树立便显得十分重要。一是组织开展专门的培训，培训人员不仅有人事档案管理人员，同时还有图书馆管理层和其他部门的人员，使得他们能够积极配合，形成部门联动，为大数据作用更加充分地发挥提供助力。二是需要不断进行大数据理念的深化，加强与相关部门的合作。如与高校方面进行重点合作，促进人事档案管理与交接工作的有效结合，从源头上强化大数据时代图书馆人事档案管理工作质量。

（四）完善相关制度。在大数据时代，图书馆应该积极进行制度建设，为具体人事档案管理工作的开展提供指引。一是应该根据图书馆内部组织架构和工作要求，明确各个部门的职责，使得它们之间可以相互配合，形成合力，进而更好地发挥大数据的作用，提升工作质量。二是需要统一档案管理标准，对各种类型的档案资源提出明确的标准，为后期的资源检索应用做好铺垫。三是制定奖惩制度。对于在大数据下图书馆人事管理工作中表现好的人员进行物质、精神等方面的奖励，对于工作懒散，不能积极配合大数据技术应用的人员进行一定的惩罚，这样便能激起人事档案管理人员的工作积极性，促进管理效率更上一个台阶。

（五）组建专业的团队。在大数据时代，图书馆人事档案管理工作发生了很大的转变，对于人才提出了更高的要求。所以，图书馆管理层也得认识到这一点，加强人才的引进与培养，以便更好满足大数据要求，促进图书馆人事档案管理工作朝着现代化、科学化的方向发展。首先就是引进来，具体可以与高校加强合作，协同进行这方面人才的培养。其次就是走出去。鼓励内部员工外出进修，学习大数据技术与人事档案管理工作结合的理念与方式。在此过程中，也可以鼓励工作人员利用业余的时间进行学习，又或者是参加相关培训班等。这样，便能使人事档案管理人员更好地适应新时代要求，充分发挥大数据技术的作用，达成理想的工作目标。

四、结语

综上所述，图书馆人事档案管理工作其实是一项对人事信息数据与资料进行整理、开发与利用的工作。在其中合理应用大数据技术，能够丰富人事档案内容，提升其价值。不过因为大数据技术存在很强的复杂性与专业性，部分图书馆在其应用中依旧停留于表层，所以，需要图书馆积极进行创新和转变，树立正确的大数据人事档案管理理念，合理利用大数据技术，不断地探索档案信息化管理，进行制度与机制的建设，确保人事档案管理科学规范性，为图书馆更好地发展提供有力的支撑，促进整个档案管理行业的发展。