基于地勘单位改革的人事档案管理探讨

文/湖南省地质矿产勘查开发局四〇五队 易春丽

人事档案管理就是将人员和事物相关的信息结合起来，并对其进行收集、整理、保管、鉴定、统计和加以利用，是在人事管理活动中产生的，是对一个人综合能力的记录，是企业在选拔人才时的重要依据。由于地勘单位的人事档案管理活动是人力资源发展和开发的重要依据，加快档案改革，不仅能在保证档案私密性的同时还能维护档案的安全性、完整性，同时在改革的过程中运用科学的方法，提升管理效率的同时还能加快人事档案管理改革的速度。

一、人事档案管理的意义

（一）提升社会价值。人事档案是记录一个人职业生涯轨迹的重要凭证，是记录人生的重要依据，具有很重要的凭证和参考文献价值。不管是在任何环境下，人事档案对于一个人的职业生涯具备很重要的作用。人事档案的社会价值是其社会自身属性所决定的，这是因为身处经济大环境中，人事档案代表的是个人的阅历，是自身的价值体现，正常情况下，企业会根据人事档案来招收人才，人事档案为单位选择最优人才提供重要依据。人事档案作为重要的信息载体，是人事管理活动中对人员资料收集、整理、归档以及保管的相关活动，它对社会活动具有一定的利用价值，能让市场人力资源得到合理的配置，企业和企业之间、企业与人事之间的管理和人才培养都能够得到很好的发挥，使其社会价值发挥到最大。

（二）提升单位价值。人事档案在单位中具备的价值是最直观的表现，它是在人事管理活动中形成的，是对一个人在任职期间的工作能力以及德才表现的记录，是对个人工作期间的客观评价，是单位对职工的第一手评价资料。单位可以根据人事档案对人员制定具体的规划，制定人才战略培养、单位发展计划、职称评定升级以及升职等重要的规划，而人事档案就是其做决定的重要依据和凭证，为企业未来的决策提供了重要的信息，让企业在规划的同时有据可依，更容易把控企业未来发展方向。

（三）人事档案自身的意义。人事档案是对员工自身发展的一种记录，它是职业生涯中很重要的文字记录，而人事档案管理就是对该项文字档案保存管理，是对人事档案的一种重视，更是对员工职业生涯的一种负责，因此加强对人事档案的管理不仅仅是企业的一项管理工作，更多的是员工自身价值的一种体现。

二、地勘单位人事档案管理方式存在的不足

（一）对档案管理工作不重视。随着经济浪潮的不断改革，地勘单位的发展也在经济浪潮中不断勇猛前进，企业的实力在不断增加，随之而来的便是企业的生产工作任务不断加大，虽然它在一定程度上提升了经济效益，但是对企业的管理造成了一定的负担，很容易忽视管理上的问题。而在实际企业运行的过程中，很多企业的领导在追求经济效益的时候，常常将精力放在抓生产、抓质量上，对档案管理的要求并不高，对档案管理工作并不重视，只是做基本的工作，确保数据不丢失即可。

（二）档案人员配置不足。档案管理不仅仅只是一项文档整理存放的工作，更是一项极具专业性的工作，需要对工作中涉及的信息进行严格保密且平等对待，同时要求档案管理部门要做到专人保管、单独存放，而地勘单位对这项工作具备了一定压力，随着人员不断壮大，人事档案数量也在不断增加，而档案管理人员的数量却是不变的，无形中加大了工作人员的工作量，难免会出现力不从心的问题，久而久之对档案管理工作就会形成一定的负面影响。结合企业在职人员情况来看，部分档案管理人员并非单位的编制人员，有很多是企业在职兼职工作，属于非专业、非专职工作，这部分人员变化较大，不利于企业管理，还会影响其他工作事宜，会严重影响档案的管理水平。

（三）人事档案质量差。人事档案在整理过程中，要求其信息必须真实，确保真实性是人事档案管理的硬性要求。在档案管理过程中，常常会出现这样的情况：部分工作人员由于个人的目的，在填写相关信息时篡改其真实性，对个人履历、考核表、学历证明等关键信息造假，导致档案信息失真；其次还有很多人对该工作态度不严谨，工作敷衍了事，虚报错报信息较多，事后也没有对该部分信息进行审核，档案信息失真情况较多，人事档案管理难度较大。

（四）信息更新速度慢。随着地勘单位的不断发展，人员变化不断加大，需要档案管理人员时刻注意档案信息的变化，及时更新，但是由于地勘单位本身的特殊性，很多工作人员长期处在一线工作环境，无法及时将准确情况反馈给档案管理人员，档案管理人员没有及时获取信息就会造成信息更新速度较慢，人员档案信息出现滞后的情况。

三、完善地勘单位人事档案管理的方法

（一）提升工作重视，加强资料审查。任何工作要想做好都必须认真对待，加强对工作的重视程度才能提升其工作质量，地勘单位的人事档案管理也是如此，很多地勘单位的管理效率上不去是因为对工作的重视度不够，领导只关心经济目标，忽略了该项工作的重要性，导致员工对该项工作也不重视，很多工作都是敷衍了事，工作质量较差。

（二）做好资料收集，及时更新信息。人事档案管理要求其资料的准确性和及时性，这对于档案管理人员的工作要求较高，为了确保资料的及时性，收集资料这项基础工作必须要在最短的时间完成，包括员工过去和现在的情况都要有明确的记录，为企业未来的人才培养做铺垫。档案管理人员要对个人的学历、晋升变化以及人员调动情况都要及时把握，一旦人员信息没有及时进行更新，遇到人事考核、晋升等情况无法给企业提供准确的参考信息，很可能致使有才能的员工没有得到晋升，而职业素养欠缺的人却得到提升，人事管理就会存在争议，不利于企业管理。当遇到需要调动档案情况时，要严格按照流程执行，及时进行档案归档，根据单位的规章制定进行统一装订并管理，确保档案不丢失。

地勘单位人员由于工作的特殊性，人员流动、岗位的调动及单位迁移频繁，不同机构和个人的各项档案资料填报存在前后不一致，部分存在篡改信息的现象，针对这一问题，应及时组织档案管理人员对档案进行全面清查，查漏补缺，对于“三龄两历一身份”不明确的，应及时进行认定，填写认定表。从事特殊工种的，也应该及时进行审核认定，确保因流动而改变了档案的真实性、准确性。

（三）建立现代化档案管理制度。人事档案制度落后是阻碍档案发展的重要因素，由于人员的不稳定性，档案管理工作本身就较为复杂繁琐，为了提升管理效率，利用现代化管理手段是非常有必要的，结合计算机信息技术，利用数据处理技术加快信息录入的速度，提升档案管理的效率。由于在传统管理模式的影响下，很多企业对于现代化信息技术的利用并不多，对信息化管理的好处了解也较少，为了能够加快信息化管理的普及，要加强宣传，突出优势，加快档案管理的改革。信息化管理不仅能提升管理效率，还能加快信息传阅的速度，调用档案人员不直接接触档案，还能避免档案被篡改，在保证查阅速度的基础上确保信息的安全性。

（四）加强档案人员管理水平。人事档案管理落后是很多地勘单位普遍存在的问题，这是由于地勘单位发展历史所决定的，而近些年来由于地勘单位的快速发展，档案信息在不断增加，但管理人员数量却没有发生实质性的变化，效率低下、质量较差已经成为普遍现象。为提升管理质量，必须要改革人事档案管理团队，首先，壮大管理团队，配备专业的管理人才，并在日常工作中多加以培训，宣传爱岗敬业、求真务实等岗位精神，及时普及新知识和新技术，定期为单位的管理人员提供学习专业知识的机会，提升人员整体素养。其次，建立有效的激励制度，制定合理的人才培养计划，提升员工的工作积极性，加快档案信息的发展脚步。

（五）完善档案管理设施。为确保档案管理人员的工作效率，管理设施先进和齐全是前提条件，现阶段不论是人事档案登记还是档案信息管理都离不开现代化的设备支持，因此企业要尽可能确保档案管理设备的齐全。首先，确保档案存放库房，确保防火防潮，定期对库房环境维修和整理，防止出现蛀虫，加强对库房的安全管理。其次，配备专用的存放设备，档案柜、风机以及去湿器、灭火器等设备齐全，保证档案安全。最后，根据单位自身的使用情况配备专用的计算机、扫描仪等电子设备，建立信息化管理团队，增加档案使用寿命，提升管理效率。

四、结语

人事档案管理是管理活动的一种，因此人事档案管理人员必须要根据企业制定的管理流程严格执行，不得私自修改流程，不得违背流程进行档案管理。而为了避免管理活动中出现问题，加强对人事档案的审核是管理活动中必不可少的环节，企业应当配备专业的复核人员，在加强信息化管理的前提下，加强对信息真实性的管理，确保档案信息真实、准确且及时，由此提升人事档案的质量，加快人事档案发展的脚步，为人事档案管理做重要的铺垫。