文书档案管理中存在的问题及对策

任丽

枣庄市公路管理局滕州公路局 山东枣庄 277500

近年来，企事业单位相继建立了文书档案管理系统，这就对档案管理人员的专业技能水平以及个人综合素养提出了更高的要求。因此，在这种形势之下，企事业单位针对档案管理工作中存在的问题，应当积极采取有效的应对策略，以提升档案管理工作绩效与档案利用率，使文书档案的参考价值逐步得到显现。

1 文书档案管理中存在的问题

1.1 欠缺专业管理人员

在企事业单位内部，文书档案管理作为一项基础性工作，多数管理层领导认为此项工作不能为单位创造经济效益，因此，关注重心也转移到其它工作上面。在这种思想观念与管理理念的影响下，从事档案管理工作的人才越来越少，甚至有些单位为了应付了事，将档案管理岗位设置成兼职岗位，专业管理人员也由行政部门或者其它部门临时指派。这些人员不仅专业技术水平差，而且欠缺岗位管理经验，以至于严重影响档案管理工作进程，给其它工作的正常开展也制造了诸多障碍。

1.2 信息系统投入力度不足

目前，随着办公自动化技术的介入，文书档案工作已经实现了自动化、智能化管理，这种新型技术在文书档案管理中的应用，大大提升了文书档案的工作效率。但是，由于各企事业单位的主管领导忽略了文书档案工作的重要性，导致办公自动化系统的更新换代速度迟缓，一些单位仍然使用过去的老系统、老配件、老版本，管理系统中的各项使用功能与档案管理工作相脱节。出现这种情况的根本原因在于信息系统的软硬件投入力度小，缺少后续的系统维护保养资金，致使文书档案管理工作成效差强人意[1]。

1.3 混淆文书与档案的概念

在实际工作当中，文书与档案管理分属于两个概念，文书是指企事业单位内部的公文、书信以及起草的各类文件等，而档案则是指企事业单位在各种经营性活动或者社会活动当中形成的具有保存价值的原始记录，二者之间存在显著区别。但是，部分单位在确定岗位职责权限时，往往将文书与档案岗位混为一谈，将二者的工作内容混淆在一起，这就使得文书工作与档案管理工作难以顺畅衔接，严重影响了文书档案的工作进程。

2 文书档案管理的有效对策

2.1 加大重视力度，完善管理机制

领导重视对推动文书档案管理工作进程起到决定性作用，因此，企事业单位应当结合文书档案管理工作现状，进一步加强对该工作的重视力度，主要考虑以下三方面内容：第一，将文书档案工作纳入全年绩效考核方案当中，对待因个人主观失误造成的工作效率低、档案编目错误、电子档案丢失等问题，直接追究当事人与主管领导责任。第二，针对文书档案工作，建立完善专项资金管理制度，并对每一笔资金进行严格管控，确保每一分钱都能够花在刀刃上。及时更新办公自动化系统的硬件与软件，使系统能够始终处于正常使用状态。第三，为了规范文书档案管理，企事业单位应当建立文书档案的标准化、规范化管理体系，并结合文书档案工作的具体内容，制订与之相适应的管理机制，将档案资料收集、建档、编目、借阅、保管等内容纳入到管理条款当中，使档案管理人员在开展具体工作时能够有章可循、有规可守。

2.2 更新管理理念，树立责任意识

档案管理人员作为文书档案管理工作的直接责任人，全权负责单位内部档案的使用与管理工作，尤其在应用办公自动化技术后，档案管理人员不但要熟练掌握自动化系统的基本操作流程，同时，也需要管理人员具备高度的主人翁责任意识与安全意识。办公自动化系统接入互联网后，极易受到计算机病毒的侵蚀与网络黑客的攻击，导致一些重要的文件档案资料丢失，进而给企事业单位造成巨大损失。面对这种情况，管理人员应当从管理与技术两个方面予以考虑，在管理方面，制订文书档案管理系统的安全操作规程，在规程当中明确外来人员不得随意上机调取文书档案资料，并在纸质文书档案的保管区域设置高清摄像装置，做到24小时无死角监控，避免文书档案发生丢失被盗等现象。在技术方面，专业技术人员应当设置隔离防火墙，以阻断计算机病毒的入侵通道，同时，在文书档案管理系统的登录界面设置复杂的登录密码，或者系统操作人员在登录界面后应当输入个人身份信息后方可成功登录。除此之外，档案管理人员应当进一步加强与其它各部门的沟通交流，在对其它部门提供档案资源服务的同时，不遗漏任何具有参考价值的文件档案资料[2]。

2.3 健全培训体系，提升综合素养

为了提高档案管理人员的专业技术水平以及个人职业素养，企事业单位应当定期举办内部专项培训，培训内容包括文书档案工作流程、办公自动化系统操作规程、安全防范措施、岗位工作职责与目标权限等。同时，为了验证培训效果，培训结束后，应对参训人员及时予以考核，对考核不合格的管理人员应当遵循“能者上、平者让、庸者下”的原则，给管理经验丰富、专业技术水平高、主人翁敬业意识强的优秀人才提供更加广阔的发展空间。另外，文书档案办公自动化系统的建立不仅提高了办公效率，而且也提升了文书档案利用率。在这种形势之下，各企事业单位应当不定期举办“岗位操作能手”的工作技能大赛，比赛内容应当涵盖文书档案办公自动化系统的操作流程、工作内容、创新管理方法等，并在比赛过程中，挖掘专业技术过硬的优秀人才，以充实文书档案管理人才队伍。

3 结语

文书档案在企事业单位发展进程当中发挥的重要参考与借鉴价值越加明显，基于此，各单位应当不断加大文书档案办公自动化系统的投入力度，不断充实文书档案管理人才队伍，不断强化责任意识与安全意识，并积极吸纳和借鉴成功的管理经验以及先进的操作技术，在提高文书档案利用率的同时，为企事业单位各项工作的顺利展开提供坚实保障。