办公室文秘工作与档案管理工作一体化建议

朱小丽

摘要：在信息化协同办公大背景下，办公室文秘工作与档案管理工作联系十分紧密。为更好地推进文秘工作与档案管理工作协同落实，必须要重视文秘与档案管理的一体化建设。现从办公室文秘与档案工作一体化管理的概念分析入手，浅谈文秘工作与档案管理工作之间的紧密联系，并简要分析一体化管理的相关策略。

关键词：办公室;文秘工作;档案管理;一体化

120指挥中心各项工作的开展都需要以为伤病员赢得抢救时间而服务。在120指挥中心办公室各项工作工作的落实中，要能够难以计算机技术为支撑，做好呼救信息的收集、分析、处理及救护车辆的快速调度。在这一系列工作落实的过程中，除了规范急救网络建设之外，必须要加强办公室文秘工作与档案管理工作的统一化、标准化、规范化落实。这样才可以推动急救中心管理规章制度逐步完善，并督导各工作人员认真执行工作任务，树立良好的岗位意识，为广大市民建立起畅通高效的急救资源指挥服务体系。信息化时代，如何更好地加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化推进，成为我们需要探索的重点。

一、办公室文秘工作与档案管理一体化的概述及关系分析

办公室文秘工作与档案管理一体化，又被称作是文档一体化，是指在办公室工作推进过程中，以计算机技术为依托，利用行政办公管理系统，将文秘工作、档案管理工作有效融合在一起，而形成智能化管理模块的高效管理模式。办公室文秘工作与档案管理工作一体化确保了档案管理的准确与连贯。同时，在文档的审核、签发、归档过程中，可以及时由档案部门对其进行监督管理和保存，从而更好地协调合作。

办公室文秘工作和档案管理工作息息相关，二者相辅相成，共同推进管理部门各项工作的落实。首先，文秘工作是着眼于日常任务的整理和统计，确保文件的信息准确，并为管理人员信息查找提供有效支持。档案管理部门则主要是对各项文档进行归类和整理，所以档案管理工作本身就是在文秘工作基础上进一步细化分类，有效存储的后续工作。档案管理工作可以推进文秘工作更好地落实。同时，文秘工作是档案管理工作开展的重要基础，二者相辅相成。办公室文秘工作与档案管理工作的一体化推进，可以推进办公室日常工作和谐有序、规范落实。

二、办公室文秘工作与档案管理工作一体化推进的策略

1.以文档一体化推动二者协同配合

办公室文秘工作与档案管理工作在流程上有很大的衔接性，而在具体工作落实过程中，两个部门又相互独立，使得很多单位文秘工作与档案管理工作存在衔接意识不强的问题。文秘工作的开展以文书整理工作为基础，其中涉及了大量的文档资料编辑整理。尤其是文秘工作需要与业务部门有效对接，在这个过程中产生的很多业务文件需要反复修改，并承接相关部门签字及时流转、分发和落实等相关工作。这就导致在很多办公室内部文秘工作开展过程中，需要具体到某个员工去负责文档的编辑与整理，因此很多办公室内部的人员有单独作业的心态，对于文档的一体化应用意识不强。为了更好地加强文秘工作与档案管理工作一体化推进，在日常文书编辑过程中，必须要树立档案一体化意识。

在文书编辑和整理过程中加强对内容的审核和管理，以文秘工作的文档一体化为档案管理工作提供重要基础。同时，档案管理部门要加强与文秘工作的对话意识，及时沟通文档整理过程中的各项细节，核实相关的审核工作，确保提交到档案管理部门的每一份文档流程清晰、权责明确。

2.规范办公室档案文书立卷整理工作

随着信息化手段的不断应用，在办公室文书管理的过程中，对文书的立卷工作进一步规范，可以更好地推动文秘工作与档案管理工作标准化协作。文书立卷工作是文秘工作的核心环节，也是档案管理工作的开展落实的重要基础。为了更好地推进两项工作协同落实，必须要加强对文书立卷工作的核查力度，定期对办公室内部工作人员进行培训管理工作，使他们重视文书立卷工作的推进和落实，为各项工作顺利实施提供基础保障。其次，要重视现代化管理手段的应用。以文档一体化推进文书立卷规范智能常态化落实。依托对电子档案的规范化整理，为档案管理部门工作开展提供有效保障。另外，要落实好办公室内部各位工作人员的岗位职责意识，在对电子文书立卷的日常整理过程中，确保电子档案、纸质档案一一对应，资料信息完整准确，各岗位工作人员需要能够协同配合，落实有效的程序分工，为后续档案信息的提取、整合、管理部门决策制定提供重要辅助。

3.提升辦公室文秘与档案管理工作安全意识

办公室文秘工作与档案管理一体化工作推进落实的过程中，各项文书资料与办公室日常工作息息相关，其中涉及的人员信息众多，资料紧急程度也各不相同。在办公室文秘工作与档案管理一体化推进落实的过程中，要进一步提升文秘工作人员以及档案工作人员的信息保密意识，既要强化对于文书档案的整理工作，又要做好必要的信息分离后安全加密工作。在文档资源的整理和登记过程中，必须要树立明确的工作规范，并落实好监督复核工作。对于各项文书档案的摘抄、负责人、标题、时间等都要有效筛选、精细管理，为后续资料提取以及档案复核提供必要基础，确保办公室文秘与档案工作管理的机密性和安全性。

总之，随着社会的不断发展，各行各业对于档案管理工作的一体化落实都提出了更高的要求。办公室文秘工作与档案管理工作具有很大的衔接性，各个部门要树立协同配合意识，加强文秘工作与档案管理工作的一体化推进，确保各项档案分类整理和归纳的完整性。同时，要进一步提升文秘工作与档案管理工作的安全意识，保障办公室日常工作的管理效率和统筹安排，使办公室文与档案工作可以更加标准化、统一化、规范化，为市民提供更加一流的急救服务。

参考文献：

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