石油化工企业的档案管理与应用

张萍

摘要：随着社会经济的快速发展，人们生活越来越离不开石油化工产品，石油化工已经成为国家的支柱性行业。因此，做好现代企业制度下的石油化工企业管理越发重要，而档案管理是石油化工企业管理中不可或缺的重要部分，如何通过完善的档案管理提升石油化工企业的综合管理？笔者借助15年的石油化工企业档案管理经验，对此课题进行了简要的分析和探讨。

关键词：石油化工;档案管理;信息化

一、石油化工企业档案管理的现状：

在石油化工企业的日常管理中，每天都发生生产、经营、科研及安全管理活动，因此就会形成大量的文件、记录及资料，这些资料来源于生产管理，同时又为企业做好安全生产管理提供了支持和服务。石油化工企业在从建设开始到拆除的全生命周期过程中，档案资料的管理起着举足轻重的作用，例如：技术方案的研究，需要企业的设计、设备安装、性能参数、操作运行指标等一系列档案资料;地下管网的施工改造，需要地下管线、电缆、仪表的档案信息;安全管理检查需要各类生产管理记录、档案和资料;可以毫不夸张地说，没有档案管理，石油化工企业的管理寸步难行。近年来，档案管理在给石油化工企业日常管理带来应用功能的同时，也普遍存在一些问題，需要我们不断提升完善。

[1]档案管理制度、管理程序不健全

国内石油化工企业大多建成于20世纪80年代，企业档案管理的模式基本上以传统的纸质档案分类管理为主，随着石油炼化的规模不断提升，企业在生产技术、科技研发、安全管理的要求也同步提高，然而很多企业的档案管理制度没有与时俱进，存在着很多管理盲区，如：缺乏从基建开始的全过程资料交接、归档、分类的管理程序;档案资料的完整性缺少审核管理程序;档案资料调阅、出借管理层级不完善;档案管理岗位职责及考核机制不健全等等;这些档案管理工作的缺失，都会对企业安全生产、经营管理体系造成不良的影响。

[2]档案电子化、信息化程度不高

随着互联网信息技术的快速发展，传统的纸质档案管理被电子化、信息化所取代，而石油化工企业很多还停留在文本化资料档案管理阶段，无论是设备设施的投入，到档案管理技术，再到档案管理人员，对电子化、信息化的接受程度都不高，伴随着生产规模的变化和企业不断发展，档案资料数量成倍增加，传统的档案管理耗人耗时、效率低的特点、已经越来越制约着现代石油化工企业的安全生产管理工作。

[3]档案管理人员业务素质普遍不高

信息科技时代对电子化、数字化档案管理人员，不仅要有扎实的档案理论基础，还需要熟悉计算机网络技术和数字化应用技术，同时，对各类档案信息和内涵有着不同的理解，档案管理人员的业务素质是否全面，将直接影响到石油化工企业档案管理的质量和应用效果。长期以来，很多石油化工企业对档案管理重视程度不够，档案管理的人员素质不高、年纪偏大、对管理人员对信息技术、高科技设备缺乏相关培训，使得企业档案管理数字化、信息化工作大打折扣。

[4]档案的安全性和保密性有待提升

互联信息技术的广泛应用，在为石油化工企业档案信息管理提供了便利的同时，也带来了着诸多的安全隐患。一方面，电脑PC端可能存在漏洞，一旦接入网络，会随时面临着病毒以及黑客的威胁，造成部分重要档案信息失窃的风险。档案管理的保密性和安全性不强的主要原因有人为因素和技术因素。石油化工企业档案部门的工作人员的安全保密意识普遍比较淡薄，对发布的信息缺少严格的审查和管理;电脑病毒横行，加之黑客的恶意攻击，导致档案信息的安全受到威胁。同时由于石油化工企业的档案管理投入不足，电脑系统老化现象普遍，一旦发生系统崩溃和损坏，也会给企业档案信息管理工作形成极大的麻烦。

二、如何加强石油化工企业档案管理：

针对档案管理工作中普遍存在的各类问题，每个石油化工企业应该有清醒的认识，必须从制度体系、人员素质培训、科技信息化投入等方面着手，并在信息化管理的基础上，加强创新，不断发挥和增强档案管理在石油化工企业生产管理中的应用功能。

[1]建立健全企业档案管理制度体系

石油化工企业档案管理是一项复杂持久的工作，需要一个健全的管理体系、严谨的管理制度和程序，企业应该依据《中华人民共和国档案法》的要求，以及国家规范如：DA-T31-2017纸质档案数字化技术规范;GB/T18894-2016电子文件归档及电子档案管理规范要求，建立健全并不断完善企业的档案管理体系，这其中包括了：完善的建设工程资料收集、归档、移交管理;齐全的建设项目设计、规划、可行性研究论证、竣工验收、变更、审核确认、安全评价、环境评价、合规性手续等一系列基础资料的分类管理;健全的档案信息管理责任制，将每一项工作职责、管理责任清晰细化，并辅之以全员考核管理机制。

中国石油天然气集团制定了档案管理的纲领性文件体系—《中国石油档案管理手册》，通过四大模块：档案工作规定、档案基础业务管理规范、档案信息化管理规范、档案管理业务流程，涵盖了从石油化工企业档案管理的工作准则、业务管理原则、档案收集、整理、归档、使用标准化流程、档案管理人员基本工作规范、电子化、信息化档案管理要求、档案管理业务管理依据及制度等档案管理全过程的工作要求，使得石油化工企业档案管理有章可循、管理有序，生产经营、科技研发、安全管理与档案管理工作有机结合，紧密联系。

[2]利用计算机技术，提高档案信息化管理

随着互联网信息技术的飞速发展，石油化工企业的档案管理进入到信息化的崭新时代，企业档案信息化建设工作带来的最直接变化就是电子文件的涌现，档案信息管理也由文件处理向信息管理系统的过渡，因此，石油化工企业的当务之急是尽快建立起企业档案信息数据库，依托计算机技术对企业档案进行科学有效地管理。计算机信息技术应用在档案管理中，是有着非常强的专业性，石油化工企业要根据企业自身档案管理的要求和特点与软件运营商针开发适用的计算机软件，以保证档案管理工作效率和档案信息共享效率的方便高效，从而对石油化工企业的生产、考研以及安全管理工作发挥较好的应用功能。

上海泛微科技股份有限公司开发出基于互联信息科技协同OA办公系统的档案管理软件，将石油化工企业日常办公、生产经营信息、档案管理及应用融为一体，很大程度上解决了石油化工企业的档案软件应用问题，使得石油化工企业档案的接受、分类、归档以及综合利用等功能程序更加清晰合理。目前，泛微科技已经成功为数百家石油化工企业制定了专业性企业档案管理的模式。

[3]不断提升档案管理人员业务水平

电子化、数字化档案管理人员，不仅要有扎实的档案理论基础，还需要熟悉计算机网络技术和数字化应用技术，同时，对各类档案信息和内涵有着不同的理解，档案管理人员的业务素质是否全面，将直接影响到企业档案管理数字化的质量和应用效果。

基于石油化工企业档案管理的特点，档案管理人员的培训工作重点在于二方面，一方面是制度和管理程序的培训，档案信息资料的管理全过程必须处在受控状态，即从源头上将资料管理责任落实到人，做到件件有人管理，处处有人负责，所有信息资料必须做好“三同步"管理，即“同步收集、同步整理，同步归档”，为了从资料层面上保证信息资料的质量，打好档案管理的基础。另一方面就是广泛地学习计算机技术进行档案管理的方法，例如运用数字影像、CCD线性扫描、OCR光学识别等技术，将传统的纸质化档案转化为数字电子档案、然后再采用大数据和计算机存储技术进行档案文件的归档存储，同时还要学习如何利用计算机网络互连系统进行管理，在石油化工企业内部形成一个管理有序的档案资料信息库。

对石油化工企业档案管理人员的培训既是一个迫在眉睫的问题，也是需要长期、系统进行的工作，努力培养出档案管理和计算机信息技术相结合的复合型档案管理队伍，成为企业档案管理的重要因素。

[4]加强档案信息化管理的安全性

因此，石油化工企业需要建立完善的档案信息管理制度，明确每个档案管理岗位的职责和权限;档案工作人员，必须加强档案信息保密培训，从根本上提高档案信息安全性意识，必须认真做好档案管理保密工作，确保档案管理工作能得到可持续发展，对企业利益，乃至国家利益不受侵害提供保障。

与此同时，石油化工企业还需要加大档案信息化管理投入，借助高科技管理手段，对档案管理系统进行定期检查，确保档案信息管理系统的安全。例如：定期使用安全软件查杀毒、定期修补操作系统漏洞、定期更新管理系统补丁，采用防扩散处理，即PDF图片等不能修改的文件都应该由专业的阅读器管理，在系统中设置权限，禁止使用第三方软件另存和下载等等。

[5]规范加创新，推进企业档案管理不断升级

首先，石油化工企业档案管理基石是管理的规范性，企业的职能管理部门应该根据国家规范要求，拟定完善的档案收集、分类、归档程序，使档案的收集、分类、归档工作按照标准化程序操作，保证档案的完整。中国石化拟定了《中国石化档案管理实务手册》，手册中详细规定了档案管理规范性程序：企业全生命周期的信息资料的全流程管理程序;档案管理责任制和管理权限程序;电子档案材料的收集程序;档案资料模块化分类管理程序;培训与学习管理程序;借阅、使用档案管理程序;管理考核、信息反馈于改进程序;信息防火墙管理程序等等，通过这些程序在具体工作中的实施，使得石油化工企業档案管理使用在规范化、制度化的基础上更具备可操作性。

其次，石油化工企业要注重档案科技技术的应用，随着信息科技时代档案技术的不断进步，越来越多的创新技术应用到石油化工企业档案信息管理中，例如在图文识别方面：风云软件与信息技术有限公司利用先进的OCR全文识别技术，对图片资料中的所有文字信息数据进行结构化处理，有效提升信息录入效率;在档案信息检索方面：谷歌公司可以利用检索引擎进行图片内容的全文检索，以字搜图、以图搜图。支持全文内容模糊检索以及关键词检索，并在原图中高亮显示检索内容位置;在档案图像处理方面：格科微有限公司对上传图像系统可以进行自动切边、倾斜校正、增强美化、压缩存储等美化处理。去污、纠偏、去黑边，提高扫描图像质量。

最后，石油化工企业档案管理工作要进行制度创新，建立起“四位一体”综合档案管理体系，即安全生产、科研开发、贸易经营、企业管理与档案管理融为一体，档案信息来源于生产经营、服务于生产经营，在规范化的基础上，采用计算机和互联网信息技术为档案管理工作插上翅膀，不断提升石油化工企业的档案信息管理水平！

谨以此文，与全国石油化工行业档案管理工作的同仁们共勉！

结束语：

档案管理是一项严谨、系统、有科技含量的工作，在石油化工企业管理中正发挥着越来越重要的作用，建立健全企业档案管理体系，严格落实各项管理制度和业务规范至关重要，随着互联科技信息时代到来，信息技术以及网络技术的不断发展，赋予石油化工企业档案管理更多的应用前景，做为一名多年此事基层档案管理工作者，我提议：各企业要适时转变档案管理理念，加强信息化科技技术推广应用，有效提升档案管理技能，将档案信息管理和互联科技、人工智能、大数据有机结合起来，全方位做好档案信息管理工作，为做好企业可持续健康发展做出贡献。

参考文献：

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[5]苍永灵《谈化工企业档案管理与电子信息技术的应用》[J].《内蒙古石油化工》、2011年[22].