浅析加强科学技术研究档案管理的对策

李萍

摘要：科研档案的管理是由一个前后相继的过程组成的一项工作，《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）对科研档案管理全过程进行了规范。在科研档案管理过程中全面落实《规定》的这些要求是做好科研档案工作的基础。

关键词：科学技术研究档案;管理;对策

前言

在科技发展的过程中，各个科研单位发挥了十分重要的作用，尤其是一些地方科研院所，为基础应用科学、前沿技术、共性技术等方面的研究贡献了巨大的力量，为区域发展和经济建设提供了更多技术支持。在科研单位建设的过程中，做好档案管理尤为重要。科研单位的档案管理具有综合性的特点，不仅档案内容复杂、种类繁多，而且具有一定的保密性，与员工利益、研究成果有直接关系。所以，必须要采取有效的管理措施，尤其要加强现代化建设，加强信息技术的应用，促进档案管理质效的提升，保障档案的安全性、全面性，为科研工作提供更多依据。

1新形势下科研单位档案管理的意义

所谓档案管理，亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是国家档案事业最基本的组成部分，也是具有保存价值的各种记录资料，包括文字、图片等多种形式。各个单位都应该重视档案管理工作，在日常工作中做好档案的积累和存储，根据具体的使用和保管要求进行分类整理，实现统一管理、有效利用。在档案管理的过程中，应该建立完善的规章制度，充分认识到档案管理对科研单位发展的重要性。档案并不是单纯的历史记录，而是丰富的经验财富，应该采用科学化、规范化的管理方式。一方面，档案管理具有凭证作用。可以作为内容凭证或形式凭证使用。从广泛的角度来看，档案对国家、社会、个人的活动足迹进行记录，具有一定的保存价值，记录了人们在政治、科技、文化、教育等领域活动中的信息内容，通过各项信息的记载可以真实地反应国家、社会或某个领域的发展历程。以科研档案来说，可以通过档案了解科研的过程和进度，具有十分重要的作用。档案具有原始性的特定，可以作为形式凭证使用。档案产生的过程中，不仅可以记录人的行为、思想，还具有原始的历史标记、文件形式。例如，公文需要按照规范的格式存储，保有最原始的签字、署名等内容。尤其在科研单位，利用档案文件可以确定科研成果的所属权，对知识产权的维护有很大的帮助。另一方面，档案具有参考的作用。档案为一手资料，内容真实客观，可以真切地留下历史痕迹，能够成为有效的凭证，也可以为各项研究工作提供参考。档案十分广泛，各个区域都会建立档案馆，公司、单位都会建立专门的档案室，用于保存重要的档案。如果在工作中出现问题，则可以通过查找档案的方式追根溯源、探索途径。此外，档案还具有记录的作用，有助于文化的积累、传承和保护。在科研工作中，档案管理可以为有序的工作提供基础条件。丰富的档案信息可以为科研工作提供更加丰富的服务内容，通过对各项技术资料进行整理、分类、编辑目录，可以促进技术防护、成果保护等工作水平的提升。不仅如此，各项科研档案也可以为科研工作提供参考依据，有助于科研单位的发展和进步，也能促进科研成果的进一步完善。

2科研档案管理措施

2.1加强档案工作宣传力度，提高归档意识

第一，提高单位领导的科研档案意识，使他们了解本单位档案工作的具体情况及存在的问题，引起他们对档案工作的重视，这是档案管理人员做好档案管理工作的前提。第二，在整个项目研制的过程中，项目管理人员应全程参与，提高他们的档案意识，使他们清楚科研档案对项目顺利开展的重要作用，这也有利于科研档案工作与科研项目工作同部署、同实施、同检查，有利于提高整个科研项目档案的完整性。第三，科研人员是科研档案材料产生的主体责任人，他们对待档案工作的态度，直接决定了科研项目的归档率和档案的质量，因此提高普通科研人员的归档意识也尤为重要。

2.2制定合理措施，完善档案管理制度

第一，明确划分各部门的职责，在档案的收集、整理、借阅等各个环节都做到标准化管理。第二，明确科研档案的归档范围及要求。在本次《档案管理程序》的修订中，档案管理人员在参考《科学技术研究档案管理规定》与《中国科学院科研课题档案建档规范》的基础上，结合公司质量管理体系的相关要求，对归档范围进行了明确说明，并备注了文件归档部门，以此提升档案管理效率。第三，明确奖惩措施。对于档案工作优秀的部门及个人，可予以通报表彰，调动部门及个人的积极性和工作热情，而对档案工作未完成的部门可予以适当惩处。

2.3利用信息化手段，提高档案利用率

信息化是当今社会发展的大趋势，同时也在新时期对档案工作提出了新的要求，档案信息化建设势在必行。应充分利用现代科技新成果和管理新手段，实现档案信息化管理，提高工作效率。公司使用集团档案管理系统，该系统功能模块与公司档案工作的要求比较契合，操作界面也比较人性化，且能够在未来根据公司信息化建设的具体情況进行适应性开发，融入公司的信息化全局建设。待该系统正式上线运行后，科研人员即可以在本人权限内，在线查阅公司馆藏档案，同时可以在线办理借阅纸质档案手续，大大节约了时间，提高了工作效率。同时，档案管理人员应变被动为主动，通过不断学习，以达到可根据不同研究方向，不定时为科研骨干推送相关科研档案的工作效果，真正让档案“活”起来。

2.4加强培训，提高兼职档案员工作积极性

对于专职档案管理人员，应按照相关要求，每年完成不低于90学时的继续教育学习，不断提高自身的工作能力。对于兼职档案员，其大部分不具备档案专业知识基础和档案工作能力，档案意识较为薄弱，因此要使其能够正常开展本部门档案工作，就需要通过有效的培训提高其档案意识和档案工作能力。同时，部门领导应根据本部门实际工作情况选择兼职档案员，要安排好其岗位工作与档案工作，可以适当调整其岗位工作，使其有足够的时间精力来完成本部门的档案工作。

结束语

综上所述，在新形势背景下，加强科研单位的档案管理工作尤为重要。在实际管理的过程中，不仅要完善规章制度、提升管理意识，还要加强信息技术的应用，积极创新管理方式，做好各个部门、环节之间的相互衔接，保障档案管理的全面性、有效性。

参考文献：

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[2]杨竞云.新时期科研单位档案信息化建设路径分析[J].卷宗，2020，000（002）：116.