新时期政府机关档案管理工作的实践研究

蔡海燕

摘要：在机关日常工作中，档案管理是一件非常重要的，做好档案的管理工作可以让机关单位的工作效率得到提升，为单位综合服务能力的提高夯实基础。随着新时代的到来，我国信息化技术和互联网技术对很多传统行业和工作都造成了影响，当下机关单位中传统档案管理的方法难以满足时代的需求，暴露出了一些管理问题，这对机关日常工作的顺利开展造成了很大的影响。为了解决当下政府机关档案管理中出现的问题，使其能够满足时代发展的需求，必须要对档案管理工作方式进行不断地优化和探索实践。

关键词：新时期;政府机关;方案管理;实践研究

随着经济社会的不断发展，我国各项法律制度在改革的过程中不断的进行着规范和完善，这对于政府机关单位来说是利好的，但与此同时也对机关单位档案管理的工作提出了新的要求。为了让政府机关档案管理工作能够适应时代的发展需要，满足企业和单位的需要，机关档案管理工作模式必须尽快进行创新，加快推行现代化的管理方式，让档案管理事业能够获得长远的发展，切实为提高政府机关单位工作效率提供帮助。当前还有一些机关单位的档案管理人员或者机关单位的领导认为档案管理依然是简单的保管以及誊写的工作，这种认识上的不全面导致了机关单位档案管理工作难以进行创新，不能满足时代的需要。

一、新时代下政府机关档案管理工作常见的问题

（一）缺乏对档案管理的重视程度

在我国机关单位中存在着一些档案管理人员和领导对档案管理工作没有深刻的认识，不重视档案管理公祖，这对机关档案工作的顺利开展有着非常不利的影响，从长远的角度上来看，制约了档案管理工作的发展和创新。造成这种现象主要是由于相关管理人员和领导对档案管理工作缺乏一定的认识，使得档案管理工作的开展受到了阻碍，不能满足社会发展的需要。

（二）档案管理科学水平较低

随着信息化时代的到来，让本来繁琐困难的办公室工作变得更加简单有条理，文档一体化的技术在当下信息档案管理工作中发挥了越来越重要的作用。和传统的纸质档案相比电子档案的管理和应用都有着更加丰富的选择，从文件起草到修改再到归档都需要借助计算结来完成，但是由于电子档案的稳定性较差，容易出现文件损坏等情况，始终无法替代纸质档案。想要实现档案长期保存，就必须要借助现代化的科学管理手段，将电子档案进行升级[1]。

（三）档案管理工作人员专业水平不高

随着新时代的档案管理工作难度和复杂程度逐渐提高，对档案管理工作人员提出了新的要求。当前我国很多机关单位的档案工作管理人员都并未接受过专业的档案知识培训，缺乏档案管理应有的素质。此外，我国很多档案工作人员都不是专职的工作人员，很多时候都会身兼数职，这导致了档案工作精力投入不足，当机关单位出现人员离岗或者工作调动的时候，往往难以高效率的办理档案交接手续，还有可能造成檔案资料的不完整和不准确。

（四）档案管理制度不完善

想要让档案管理工作能够满足新时代的要求，就必须建立完善的现代化档案管理体系制度作为保障。档案管理实践中证明了，想要让档案管理实现现代化和科学化，就必须建立网络化、规范化的管理制度。当前我国机关档案内部的管理和发展还存在着很多问题，职能部门对档案还在使用信袋式的管理方式，这使得档案的应用效率和管理效率始终跟不上时代。

二、机关单位档案管理创新的对策和建议

想要改变机关单位对档案利用效率较低的局面，使得档案管理工作水平可以提升，就必须要正确认识档案管理，积极探索和创新管理的手段，学习先进的档案管理办法，使得各方面问题都能顺利得到解决。

（一）加强对档案管理的认识

新时期下，档案在机关管理工作中表现出了越来越强的重要性，为了让机关档案管理工作能够更加高效的展开，需要机关领导以及管理人员都能够对档案管理工作有正确的认识。对此，机关单位可以定期展开一些讲座和宣传活动，积极要求各个部门的领导参与到活动中来，学习先进的档案管理经验，树立对档案管理工作的正确认识。机关单位的领导需要定期开展档案管理和检查的工作，对档案管理人员进行监督，及时发现档案管理人员在实际工作中遇到的需要解决的问题，积极帮助档案管理人员解决问题并对档案管理工作的制度进行改革和完善，使得档案管理工作能够更加高效的展开。

（二）提高机关单位的档案信息化管理水平

我国当前信息技术正在高速的发展，很多行业和工作都进行了信息化改革，将档案数字信息化已经成为了时代发展的必然要求。在当前时代下，机关单位应该充分认识数字信息的重要性，使档案信息管理能够实现网络化，更方便对档案进行共享，使得档案管理向着现代化档案管理方向进行转型，确保管理水平能够得到提升。在将档案管理向着信息化转型的时候，一定要保证档案信息能够完整准确，确保档案内相关数据准确无误，让档案的利用效率能够得到提升。档案进行电子化之后存在安全性较差的问题，一定要针对这一问题采取相应的对策，做好电子档案的安全防护以及保密的工作，对不同的档案类型设置不同的安全等级，使得档案管理能够更加的安全，防止黑客和病毒的入侵，对保存电子档案的计算机，必须安装可靠的杀毒软件，定期进行杀毒，在开启电脑以及软件的时候需要插入秘钥，使计算机的安全程度更高[2]。

（三）充分发挥档案的服务能力

加强档案管理的目的在于让档案能够发挥出更大的价值。档案具有的服务能力是隐形的，但是其能够发挥的作用是不可估量的。随着政务公开政策的贯彻和落实，机关档案管理工作发挥的着越来越重要的作用，改变传统工作模式，让档案服务能力可以进一步提升，成为了当前时代下档案管理的基本内涵。机关单位可以积极的开展网络服务，建立网站以及数据库，将真实有效的档案信息进行上传，将民生档案等可以对外公布的档案进行开放，让档案更好的为大众进行服务。同时对于机密的档案也应该做好保密的工作，确保档案管理能够有条不紊的进行。

结束语：

在新时代下，提高机关档案管理的水平具有重要的意义，通过对档案的高效运用，能够解决机关单位工作中存在的很多实际问题，还可以在一定程度上可以提高机关单位对人力资源的利用效率。因此机关单位相关的领导以及档案管理人员必须要加强档案管理的意识，从实际出发，探索能够顺应时代发展、符合机关实际情况的新型档案管理方式。

参考文献：

[1]张慧莲.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].经济管理文摘，2019（20）：23-24.

[2]王明，席彪，胡炜，吕秀英，王聪慧.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].兰台世界，2012（S1）：132-133.