如何提升办公室档案管理工作效率的思考

摘要：随着信息化不断发展，大多数办公室中实施现代化技术，优化各项工作，但大多数办公室的档案管理内容结构上保留传统模式，对于如何提升办公室档案管理工作效率的问题，已经是目前办公室管理过程中存在的主要问题之一，其管理水平影响单位整体水平，制定有效的措施才能逐渐提升工作效率。本文中将对办公室的档案管理工作效率的思考分析。

关键词：办公室;档案管理;工作效率

引言

对于办公室资料收集、整理以及保存等工作，档案管理已经是重要的工作内容之一，有规划的管理档案，以便日后工作的查询，单位的工作效率高低与办公室的档案管理效率有着密不可分的关系。每个办公人员都要充分了解档案管理的重要性，针对档案的管理改良完善措施，在档案管理工作中，需要不断创新以满足办公日常需求。

一、做好档案管理的必要性

（一）办公室档案管理原则

办公室的档案管理是单位核心工作，也是辅助其他工作的重要凭证，要充分发挥档案的重要性，以三个原则为中心展开思考：1、严谨性：在进行办公室档案管理时，工作人员要恪守工作的严谨性，充分关注档案归档、分类过程中的细节，现在企业和单位的主要经营模式各不相同，但都运用精细化管理模式，在档案管理方面也应精细化管理，确保档案信息发挥出最优化的价值。2、准确性：档案管理的原则多样化，但准确性是其重中之重，在档案进行管理过程中，一定要确保档案内容记录的准确性，如工作人员在保管档案时，不能进行准确的分类记录，就无法发挥档案管理的特性。3、高效化：办公室档案随着科学化办公不断发展，其管理方式也逐步进入高效化，重视掌握信息化的管理工具，是当前办公室档案管理高效化发展的重要途径，通过高效的科学信息技术，不断加强档案管理的重要性，有效提升工作效率[1]。

（二）办公室档案管理的必要性

办公室的档案作为单位内部重要的资料，真实有效的记录办公室内各项的内容，是辅助办公工作的文档，其重要性主要体现在以下几方面：1、办公室档案真实记录单位内部的工作状态，为后续工作提供参考性，对单位内部的工作效率提供有效帮助。2、办公室档案管理的同时为其他方面的工作提供有效的服务基础，通过对办公室档案的管理，可以帮助需求人员了解单位的基本情况，以此制定更科学有效的计划，使档案管理手段更加规范化、制度化[2]。

二、办公室档案管理工作现状

（一）缺乏高质量的管理人员

办公室档案管理，是一项简单又重要的工作，但对于现在的办公档案管理规模来说，受多种因素影响，大多数办公室管理人员缺乏对档案管理重要性的意识，许多从事档案管理的工作人员并非专业出身，多数情况是将企业内部年纪较大的人员分配到档案管理工作岗位，这些管理人员都不具备档案管理专业教育背景，并未构建良好的管理意识，在日常参与工作的文档管理过程中存在一定不足，无法及时察觉管理出现的各种错误，在一定程度上影响着我国办公室档案管理工作的质量水平。

（二）档案管理制度落后

我国大多数企业存在办公室档案管理落后的现象，由于管理人的重视程度不够，通常无法秉承科学合理化的思想意识，不按照档案管理制度体系进行，以至于诸多办公室档案资料未得到有效分类保存，长期随意堆放，管理人员没有对其进行合理规划和管理，都会给以后的工作带来一定的难度，如管理人员对档案管理没有规划出明确的制度，就不能确保办公室档案管理制度能有达到最理想的效果[3]。

（三）新技术，新硬件投入少

随着现在办公的科学化进步，办公室档案管理工作需要引进新技术，就目前来说，大多数办公室都采用传统的档案管理办法，缺少科学性管理模式，使单位借阅档案的步骤过于繁琐。只有新技术的引入，才能不断提升工作效率，利用计算机网络进行分类、归档。替换传统的纸质形式档案管理，执行规范化和科学化的管理制度体系。

三、如何提高办公室档案管理工作效率

（一）树立档案管理工作的基本意识

对于管理制度不完善的工作单位来说，档案管理制度的增强，不仅要落实到实践中，还要保障辦公室的档案管理工作高效运行。有效改善办公室档案管理的工作效率，促进管理人员在日常工作中的工作效率，积极树立档案管理工作的基本意识，提升管理人员对工作重要性的认知，秉承对工作的职责，合理计划办公室档案能够在任何时刻辅助其他工作的方案，提升办公室档案管理工作在具体运行过程中的质量水平。

（二）提升档案管理人员的专业水平

办公室档案管理的工作效率和管理人员的专业水平有着息息相关的关联，积极招聘具有档案管理专业背景的人员，也要定期加强办公室档案管理人员的基础理论知识，定期组织档案管理人员参与档案管理相关的培训，使其掌握丰富的档案管理知识，运行专业知识展开实践，从思想上给予重视，开展培训工作提升实践技能，确保办公室管理工作能够达到最理想的效果。

（三）制定科学化的管理体系

想要提升办公室档案管理工作的实施效率，应当在管理工作中根据实际需求开展相应的组织工作，制定规范性的制度体系，实施过程中控制档案信息的真实性和严谨性。打破传统模式，引进新管理办法，通过先进的档案管理工具，让办公室档案管理顺应时代的发展趋势，确保管理工作顺利有效的进行。

结束语

办公室的档案管理是单位的基本工作，也是重要的核心工作，如若办公室档案管理存在水平较低问题，则会对事业单位发展起到直接影响，对于如何提高档案管理工作效率的策略，制定科学化的策略和提高管理人员的专业性这二者缺一不可，有效解决单位现有的办公室档案问题，促进档案管理工作的质量水平提升，保障办公室档案管理工作顺利取得最佳理想效果。

参考文献：

[1]王珊.提高办公室档案管理工作效率的思考研究[J].办公室业务，2019（09）：87..

[2]李婧.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2020（16）：6+12

[3]杨海霞.提升办公室文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2019（17）：189.

作者简介：朱爱心（1968.01-），男，山东莒南人，临沂市商务发展服务中心助理馆员。