关于医院合同控制业务的几点思考

龙江和

摘要：随着市场经济的不断发展和现代管理制度的不断完善，订立和履行合同成为医院对外明确权利义务关系、开展经济活动的主要形式。由于合同本身兼具信息载体和证据功能，因此，合同控制对医院建立健全内控制度和有效开展内控工作至关重要。本文基于内部控制相关理论及方法，结合医院合同管理工作实务，探讨医院合同控制中存在的问题和原因，有针对性地提出改进措施。加强医院合同控制，对有效防止或发现并纠正相关问题，降低医院经营风险和法律风险具有重要意义。

关键词：医院;合同控制;问题;改进建议

前言

为进一步提高行政事业单位内部管理水平，加强廉政风险防范，党和国家高度重视行政事业单位内部控制建设，先后出台《行政事业单位内部控制规范（试行）》《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》等文件，这对医院建立健全内部控制制度、切实开展内部控制工作提供了制度保障、指明了改进方向、明确了建设要求。

一、医院合同控制中存在的问题

（一）对合同风险认识不足

通常情况下，医院领导大多是学医出身，他们精通业务、善于管理，但普遍缺乏与合同相关的法律知识，对合同控制及其重要性更是知之甚少，容易忽视订立和履行合同将会给医院带来的经济和法律风险。由于医院涉及的经济业务较多，一个完整的合同管理周期需要较长的时间，当一般经济事项带来的合同风险因没有得到控制而累积到一定程度时，必然会对医院的经营管理带来重大不利影响。

（二）部门间权责不明晰

医院是兼具企业和行政单位特点的复杂经济组织，经济活动形式多样、合同种类繁多，虽以医院整体作为合同主体、履行职责，但内部可能涉及需要多部门协调配合才能实现合同目的。传统的医院管理模式是一种典型的事业部制组织结构，部门间职能边界不清晰、工作衔接不到位、业务上存在交叉，容易出现多头管理的现象。

（三）专业人才匮乏

在医院很少配备专业人员进行合同管理，岗位职责多由其他岗位人员兼任履行，由于没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识和谈判经验，不能明确医院在谈判过程中的得失，无法科学制定下一步的谈判策略。在合同订立时很少使用格式文本或者规范的合同示范文本，常常会出现文字不严谨、表述不准确的情况，严重影响合同的质量，也为后续产生合同纠纷埋下了隐患。他们很难准确识别和评估合同所涉及的各种风险，更无法采取有效的措施进行应对，未能发挥合同控制的作用。

（四）管理流程不规范

许多医院都有自己的合同管理制度和相应的岗位职责，但由于制度本身不完善，流程不标准，合同管理手段落后，没有利用网络资源实现共享和跟踪查询[1]，在医院日常的经济活动中，常常是各职能部门根据自身业务需要，在尚未进行资信情况、履约能力和违法违规调查的情况下，直接与外界联系、选择合作对象;在没有审计、财务、法律等相关部门人员参与的情况下，业务部门与对方进行简单洽谈，双方达成一致意见后，由经办部门向主管院长汇报情况，获得批准后按照双方意思表示拟订合同，由医院办公室盖章并转交医院法人代表或者其授权签署合同的人员签章。这样的合同管理流程缺乏对合同条款的论证程序，没有发挥部门间的内部牵制作用，合同款结算不受医院的预算控制的约束，常常出现无预算或超预算签订合同的情况，不仅影响医院的预算执行情况，还容易给医院带来法律和经营风险。

（五）缺乏必要的监督

鉴于医院合同管理现状，与之相关的内部控制形同虚设，除需提交院长办公会集体讨论的重大经济事项涉及的合同外，各部门在订立及履行合同的事项上，常常越过内审及监察部门。在未参与到合同前期准备工作、合同签署过程及合同具体执行的情况下，内审及监察部门仅通过检查文件资料、询问经办人员的做法，不能对合同控制在设计和执行过程中存在的缺陷做出客观评价，也无法将发现的问题及时准确地反馈给医院领导层，合同管理游离于内审和监察部门的监督之外。

二、改进医院合同控制的措施

（一）加强宣传教育

制度保障和领导支持是医院各项工作得以顺利进行的重要基础，可以通过定期开展专题培训会，对医院领导干部及相关人员进行引导和宣传，使他们能够正确理解合同管理的理念、流程及重要性，充分认识到合同控制是一個动态、全过程和系统性的管理活动，提高防范合同风险的意识并能够自觉运用到医院的各项经济活动中，明确自己在合同控制中的职责和权限，努力推进医院合同控制工作的顺利开展。医院应当建立健全合同管控制度，并将其落实，设立专门的合同归口管理部门，负责合同管理工作，及时、全面掌握合同订立及履行情况并定期向医院领导层汇报。为确保归口管理部门顺利开展工作，医院在软硬件设施、人员配备及经费保障方面要给予足够的支持。

（二）明确各部门权责

由于医院合同总量大、涉及面广，应当逐步建立起归口管理与二级管理相结合的合同管理体系。对合同实行归口管理可以有效防止重复管理、多头管理的现象。合同归口管理部门需要履行以下职责：1、根据医院的经营特点和相关法律法规要求，确定合同业务的程序、合同资料的归档期和保存期;2、对合同的重大问题进行研究，列出各种可能的选择，综合分析利弊得失;3、负责对业务部门提交审查的合同提出审核意见，供领导层决策参考;4、参与医院重大工程、采购及投资项目的谈判;5、处理各类合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等相关工作;6、管理医院合同专用章，建立合同台账;7、对各类合同进行登记和归档管理等。采购、人事、总务、科教及其他科室作为二级管理部门，应当协助归口管理部门进行合同控制，从自身角度及管理权限出发，严格按照合同业务程序，处理与本部门业务活动相关的合同，并及时向归口管理部门汇报合同执行进度和可能遇到的困难。同时，归口管理部门也要及时将二级管理部门汇报的情况反馈给医院领导层，便于领导全面了解医院合同控制情况，统筹安排院内各项工作。

（三）注重人才培养

医院合同控制能否有效实施，取决于合同管理人员素质高低。合同管理作为医院内部控制的关键岗位之一，注重专业性和时效性，在人员的选定的过程中要十分审慎，相关人员应当具备履行岗位职责所要求的资格和能力，如了解医院的业务流程，具有相关经验，熟悉法律知识，掌握谈判技巧等。合同管理人员需要履行以下职责：1、通过电话访问、网络查询等手段，结合对方提交的佐证材料，对合同对方的资信情况、履约能力和违法违规进行初步审核并提出初审意见;2、参与谈判，并在谈判记录上签字确认;3、确认《合同审批表》是否已经过适当审批，按照既定的编号规则对合同进行编号，根据所附资料登记合同台账;4、在《合同审批表》上注明备案时间并签字确认。由于签订的合同内容多、专业面广，医院还应当加强对合同管理人员的业务培训和职业道德教育，使其在业务水平和综合素质方面得到不断提升，更好地履行合同管理工作。要求合同管理人员正确使用合同示范文本，因为合同示范文本是本行业多年经验的总结，具有全面、准确、严谨的特点，有很强的操作性，有利于堵塞由于合同管理人员法律水平和语言水平而产生的漏洞，有利于明确合同主体的责任，降低医院面临的法律风险。

（四）规范控制流程

医院合同管理主要涉及合同的订立、履行、补充、变更及终止等环节，涉及部门广、程序多，应从金额和性质两个方面对合同进行重要性判断，将合同分为重大合同、重要合同和一般合同，按照授权审批制度对签署合同的人员设置不同的审批权限，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，应组织业务部门、法律部门、财会部门等相关部门，进行联合审核。一般来说，合同业务包括合同前期准备、合同订立、合同执行、合同后续管理等环节[2]。

1、在合同前期准备阶段，需要确定合同业务符合医院日常运营及学科发展需要，确保合同目标与医院的战略目标一致;协调好合同的内容、技术和时间，使其具有可行性;充分考虑医院的预算安排，不得在无预算或超预算的情况下订立合同;合同双方均有较好的履约能力，能够有效降低违约风险，促进合同目的的实现。

2、在合同订立过程中，要选择适当的合同形式、认真分析合同条款，不能忽略合同重大问题或者在重大问题上做出不当让步，坚决维护医院的合法权益不受损害;实行不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督，不能由同一岗位完成询价及确定供应商、参与合同谈判及签订合同等工作。

3、在合同执行过程中，如需签订补充协议、变更合同内容，或者发生转让、终止事由的，须及时向合同归口管理部门汇报，并严格按照医院有关规定处理;变更后的合同按照新签订的合同，重新履行合同审批流程;根据国家规定须经有关部门审查批准的，应及时完善有关手续，且在获得批准后合同才能正式生效;出现合同纠纷时，要充分收集对方违约证据并及时按照合同约定追究对方的违约责任。

4、在合同的后续管理阶段，需要在规定的期限内对合同及相关资料进行分类管理、归档保存;对本年度合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行深入分析，对存在的不足及时加以改进;明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序;根据医院管理需要，可按照合同资料泄密对医院利益的损害程度对合同设置保密级别，并进一步加强合同信息的安全保密工作;在保存期限届满前，任何部门及个人不得销毁、废弃任何性质的合同及资料。

（五）实施内部监督

医院内审及监察部门应参与重要合同的谈判与审核工作，定期检查合同管理相关制度，判断其能否适应医院发展及市场需要，存在问题的督促归口管理部门及时完善;不定期抽查医院合同审批记录、合同验收文件，合同补充、变更或解除的相关资料、会议纪要;审核合同签署人员是否在权限范围内、合同是否连续编号、以及是否采用标准格式等。通过对合同业务事前、事中和事后的监督，以医院合同控制的目标为基础，评价合同控制的设计和执行情况，确保与合同相关的内部控制能够持续有效的发挥作用。

结束语

医院进行合同控制，是为了降低经营和法律风险，维护医院的合法权益，提高运行的效率和效果，需要有良好的内部环境，得到领导的重视和支持;有明确的归口管理部门，履行合同管理職责;有专业的人员从事相关工作，进行合理的风险评估，采取适当的应对措施;有完善的制度和规范的流程，并得到认真的执行;审计、监察等部门充分发挥监督职能，确保有关控制能够持续有效地运行。

参考文献：

[1]于筠.如何构建医院合同控制体系[J].中国内部审计，2016，（8）.

[2]张庆龙.行政事业单位内部控制建设原理与操作实务[M].北京：电子工业出版社，2017.