浅谈疾病预防控制档案管理模式

文·吴伟

疾病预防控制中心承担着疾病预防控制等群体预防任务，在各项业务工作开展活动中，形成了大量的业务技术档案，构成了疾病预防控制中心各种档案的立卷主体。经过多年的经验积累和工作探索，疾病预防控制档案管理工作形成了一套针对疾病预防控制业务档案的管理模式，采取中心、科两级管理的方法，既符合档案工作基本原则，又能满足疾病预防控制中心各项业务工作的开展需要。

一、疾病预防控制业务档案两级管理原则的内容

疾病预防控制业务档案实行中心、科两级管理，在中心业务工作管理委员会的统一领导下进行，纳入全中心档案工作管理体系，由中心档案室负责具体组织实施。

（一）疾病预防控制业务档案两级管理原则

对业务活动中形成的疾病预防控制、科研培训、健康教育等业务档案，分为中心级业务档案和科级业务档案两个层次管理。

凡划规为中心级管理的业务档案，由办公室及档案室负责收集、整理、归档，其他由各科室形成的业务档案，由各科兼职档案管理员负责收集、整理、立卷，以年度为时间单位向中心档案室移交归档，由站中心档案室统一保管和提供利用。

凡划归为科级管理的业务档案，由各科室兼职档案管理员收集保存，定期予以整理归档，装订要求同上交中心档案室案卷一致，并负责档案保管和提供利用。

（二）中心、科两级档案的划分及范围

1.中心级业务档案的划分及范围

中心级业务档案的范围，要本着总体性、综合性、研究性、学术性的原则进行划分，要将反映主要业务工作总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的具有一定价值且保管期限长的材料确定为中心级档案，以确保中心级业务档案能够全面反映本部门业务活动及工作水平，主要包括以下几个方面：

一业务工作法规、标准及技术研究档案，包括资质证书、研究报告、编制说明及验证报告等；二年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学调查分析、疫情流行趋势预测及动态等资料；三年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析报告等；四各类事故、传染病流行和暴发、食物中毒调查处理的调查报告、现场调查记录和有关的行政处罚材料等；五专题调查，比如调查设计、调查报告或总结、统计汇总等材料；六各项业务工作的统计月报、年报及《年鉴》材料；七科研项目立项材料及科研成果研究报告和获奖证书；八在市级以上刊物上发表的业务论文、作者登记等；九用于业务工作的各种设备仪器采购合同、协议等。

2.科级业务档案的划分及范围

疾病预防控制中心在日常业务活动中更多地是形成服务对象档案，即其所辖区内或对被划定为本中心管理的单位所提供的疾病控制、卫生监督监测服务材料，这些材料的保管周期需根据所服务企业的存亡而定，而且不少材料会因工作需要逐年加以补充，保存在科室更为便利。此外，疾病预防控制工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的、大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更对若干年后研究分析疫情流行规律有益。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料应做为科级业务档案存档保管，主要包括以下几个方面。一卫生监督材料，即预防性卫生监督材料，包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料和新、改、扩建项目审查材料，二常规性卫生监督监测材料，即对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录记事、监测小结、控制结果、监测报告以及常规性卫生监督检查、抽查材料。三疾病预防控制材料，包括对慢性病、地方病及重点传染病的监测材料、疫情报告材料和预防接种原始登记、记录等。四一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表、现场调查记录（笔录）、人员寻访记录、检验结果及处理报告等。五行政处罚材料，包括监督笔录、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。六各类所辖产品鉴定及出具证明材料、化验结果报告单存根等。七广告登记管理材料；从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材、考试记录、考卷、小结等。八咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。九各种理化检验、微生物检验材料。十各种卫生知识、预防接种程序、法律法规宣传单、电视专题片等。

二、实行中心、科两级管理的目的

（一）有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾

疾病预防控制机构中，档案室库房大多狭小，无法容纳全部的业务档案，因此只能将保存价值更大、保存期更长的档案集中到中心档案室中，而一般性的、基础性的材料则分散在科室保存。但这种分散管理必须在全中心档案工作统一布署和指导下进行。

（二）有利于疾病预防控制业务工作整体水平的提高

首先，中心级业务档案管理可以反映出业务工作全貌和整体水平，对于中心领导及时把握全局，做出正确决策提供有力依据。其次，由于中心级业务档案归档范围明确，各科室具有总结分析性、学术研究性的材料必须交中心归档，所以各科业务人员必须保存好各自在工作中形成的档案材料，并在监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性总结及报告，因而可以促进业务工作质量的提高。再次，中心档案室人员要针对业务档案开展档案信息加工，通过各种编研材料为全中心业务工作服务，方便中心防疫信息的交流，为疾病预防控制工作提供综合档案信息，也有利于提高疾病预防控制业务工作的开展。

（三）有利于满足疾病预防控制业务工作开展的需要

疾病预防控制业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用以前形成的监督监测档案，特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销，比如直管单位许可证档案、建设项目档案等等。因此，日常使用档案归科级管理，可以及时满足疾病预防控制日常业务工作开展的需要。

综上所述，业务档案实行中心、科两级管理，是疾病预防控制中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合疾病预防控制业务工作的特点和需要。随着业务档案管理实践的发展，它将会更加完善，为促进疾病预防控制业务工作开展发挥重要作用。