浅析新媒体时代高校档案管理工作的问题与对策

文·李高平

高校档案是学校办学历史与发展成果重要见证，是学校智慧、校园精神的重要载体，具有独特的文化和教育属性。近年来，伴随着智慧化、智能化校园的建设，给高校档案管理工作带来极大挑战与机遇。如何打破高校档案工作自身的信息茧房状态，扩大档案信息的服务延伸范围，确保校园档案资源安全共享通道畅通，实现档案信息社会化服务的目标，是新形势下高校档案管理工作的一个重要课题。

一、新形势下高校档案管理工作中的问题

（一）高校档案管理系统现代化程度不高，社会化服务能力不足，档案管理手段相对落后，档案信息载体形式也较为单一。目前许多高校仍以纸质档案管理为主，收集、整理、保存和查阅多靠手工进行。传统纸质档案对贮存环境要求较高，一旦发生意外，很难保证档案信息的完整性。例如，大量教学、科研材料没有及时收集归档，材料存放类别混乱，增加了纸质档案损毁的潜在风险；归档后的材料也没有进行系统性的数字化处理，降低了档案检索速度和利用率，难以发挥应有的作用；档案信息化建设条件受限，仅限于一般文档的计算机存储、编辑及处理，形成信息茧房的状态，逐渐失去档案专业化和服务型的核心作用。

（二）由于高校管理体制和运行机制的局限，在源头上就把高校的档案管理工作进行了条块分割，类似教学、科研等专业档案材料，形成时间长，牵扯部门多，专业性质强，工作任务重，业务科室无法独立自主完成归档，各部门之间又推诿扯皮，导致档案无法及时归档保存，直接影响档案管理工作的效率和深层次服务的提供。

（三）高校档案管理的专业化程度不高，人员素质参差不齐，难以保证档案的安全性与真实性。对高校档案管理工作而言，档案室作为档案信息的汇集平台和交流中心，服务才是整个档案管理工作的重点。现阶段，档案管理人员大多数是新手、临退人员、养老人员或兼职的行政人员，复合型档案专职人员很少，缺乏档案管理的专业素养和综合素质。在岗的档案管理人员几乎都是在工作中慢慢摸索积累经验，以老带新，很少参加正规的专业性培训和接受专业性的检查指导。在档案管理和提供利用上，只是做简单的贮存和查阅等工作，无法实现信息的专业化提取、深度化归纳和信息化管理，难以形成系统的信息反馈体系，增加了档案的囤积空间和服务成本，降低了档案管理工作的整体效率，无法开辟档案资源共享通道，更无法提供档案信息的服务延伸功能。

（四）很多高校的档案管理制度建设不完善，岗位和人员没有落实到位，经常出现档案无人管、无监管的现象，档案管理不科学、不规范、不系统、不安全等问题频出。同时缺乏新媒体信息技术方面的人才，直接影响到纸质档案信息化进程。采用“数字化档案信息库”的院校，因电子档案可复制性、可更改性较强，重要科研项目或者教学项目的电子保密文档在传输、存储过程中，有可能被网络病毒侵入、盗取和篡改，导致电子档案的合法性、真实性受到质疑。

二、新形势下提高高校档案管理服务水平的对策

（一）新媒体时代，高校管理者要提高站位，转变意识，充分借鉴成熟的档案建设先进案例，在完善传统档案管理机制的基础上，积极推进智能、精准的档案数字化建设，使档案管理工作更加科学、高效。要设立专员维护日常档案内部网络系统，设置网络安全警示，当档案面临篡改或销毁等情况时，自动进行身份识别和自我防控升级，提升档案资源的安全性，真正实现不受时间与空间限制的人性化移动档案借阅服务，充分体现高校档案管理的安全性、专业性和延伸性。

（二）各高校要从档案管理工作的机构设置、系统化管理、人员配置等方面给予更多重视，加强对档案工作各个流程的精细化管理，严格档案管理工作各项流程管控，对重点档案材料实行审阅权限管控，确保档案信息实现化散为整、化繁为简，化危为安。高校领导层及工作人员要根据学校的改革发展需要，因地制宜、因时制宜，建立符合本校师生发展需要的档案服务新机制。从创新档案服务方式入手，针对高校档案服务的内容与种类，根据职能范围进行明确划分，将专业性的档案向对口的部门或者学院转移，提高档案的真实性、可靠性和延伸性。同时有条件的高校，可以开设有关档案管理的选修课与限选课，提高档案管理工作的科学化、规范化和专业化水平，确保与高等教育发展改革的步伐同步。

（三）各高校要在能力范围允许的条件下，确保档案管理人员晋升、晋职、进修和学习通道的畅通。通过提供电子信息技术、现代化管理及外语水平等高密集档案操作技能培训的进修机会，不断优化档案管理人员的知识结构，提高其业务水平和综合素养，打造良性的档案管理工作复合型人才梯队。提高档案管理人员的政治与经济待遇，改善工作条件，激发档案管理人员的自身活力，变被动服务为主动服务。加大对教学档案管理工作的经费投入，设立档案管理专项资金和开辟资金使用绿色通道，鼓励档案工作者立足本职工作，加强档案信息用户反馈意见的收集和汇总工作，支持员工开展档案信息系统研发，提高档案管理工作效率，提升档案管理工作者的职业荣誉感和岗位自豪感。