“十四五”时期事业单位档案工作高质量发展的探讨

文·王骏 栾婕

推动事业单位“十四五”时期档案工作高质量发展，要以贯彻实施新修订《档案法》和档案事业“十四五”规划为抓手，坚持问题导向，守正出新补短板，服务大局解难题，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，准确把握事业单位“十四五”时期档案工作发展的内在规律和未来走向，推进档案工作高质量发展。

一、“十四五”时期事业单位档案工作发展方向

（一）向数字化模式转变

“十四五”时期，档案数字化管理要体现全流程、全方位和全范围，保证电子文件全归档、信息资源全数字化管理，为档案工作发展提供有力支撑。数字化是档案工作在信息时代的基本要求，电子文件的归档应以试点为核心向业务系统的全方位开展方向转变，积极利用大数据相关技术提升档案工作的现代化水平。

（二）拓展档案工作内容

为适应信息时代的要求，必须不断拓展和丰富档案工作内容。前端工作，要保证文件信息和档案数据的统一整合，体现档案工作内容的丰富性。后端工作，要依托现代化技术手段，开展档案的深层次加工，充分挖掘档案信息资源，拓展档案服务渠道。

（三）赋予档案全新内涵

信息时代的档案工作应被赋予全新的内涵。因事业单位工作量大、数据信息多，应通过档案数字化管理手段，对资料信息进行整合与优化，减少数据冗余现象，提高档案管理和服务水平。

（四）加强人才队伍建设

“十四五”时期对档案工作提出了更高要求，需要建立高素质、专业化的档案人才队伍，改善档案人员结构，培养复合型的高端档案人才，以改变事业单位档案人才匮乏、统筹管理能力不足的窘境，为档案工作高质量发展提供人才支撑。

二、事业单位“十四五”时期档案工作发展原则

（一）围绕中心，服务大局

事业单位要准确把握党和国家对档案工作提出的新要求，找准档案工作围绕中心、服务大局的着力点，贴近经济社会发展脉搏，以单位工作重点为基础进行档案工作谋划，加快推进档案数字化建设，着力提升档案工作管理和服务水平。

（二）依法治档，安全第一

事业单位档案工作要运用法治思维和方式加强档案工作管理力度。要以贯彻新修订《档案法》为契机，制定相关规章制度，加强档案工作监督和检查力度。要坚持底线思维，持之以恒抓好档案安全工作，有效防范化解档案工作领域各类风险隐患，坚决杜绝各类安全保密事故的发生。

（三）整合业务，统筹发展

事业单位档案工作应该优化数据管理和知识管理等相关业务，借助档案数字化转型，拓展档案工作职能，凸显档案工作地位。要强化与相关部门之间的横向联系，积极推动事业单位档案工作融入信息化发展大潮之中。

（四）创新驱动，人才保障

档案工作发展要依靠创新驱动，激发内在动力。要创新事业单位档案工作的理念和方法，运用大数据、人工智能和物联网等现代技术提升档案工作现代化水平。

三、“十四五”时期事业单位档案工作高质量发展对策

（一）推动标准化管理

一是全方位检查案卷。案卷质量是档案工作标准化管理的基础。以前档案工作缺少全方位的质量清查环节，常会出现档案保管期限划分不准确，大量出现重复文件等现象。因此要用检查手段，完善案卷质量，剔除不具备保存价值的文件，提高档案工作水平。

二是规范组合案卷信息。要把组卷过厚、内容繁琐的案卷重新组建，使案卷内文件相互关联、互相依托；对无页码、无目录的案卷进行重新加工，使案卷信息规范统一。

三是执行规范化的著录标准。著录作为数字化管理的前提条件，直接影响计算机信息输入的正确率。在档案工作标准化建设中，要严格按照档案数字化著录标准，依据实际工作内容，利用数字化技术，进行档案数据的标准化著录。

四是对案卷题名进行规范化处理。按照著录标准的统一要求，对题名进行规范填写；题名要素不完整的应及时补充，题名存在冗长现象的要删除多余词汇，保证题名中的内容要素全面、准确、简练，以免在检索过程中出现含混不清和文不对题的情况。

（二）推动信息化发展

一是提高档案信息化管理质量。要提升信息检索速度和质量，提高服务层次和水平，拓展服务内容和范围。要利用档案信息多样化的属性特征设置不同种类型的查询模式，以达到迅速检索信息数据的目的。在数据库的建设上，应聘用专业技术人员搭建对应的数据库和信息库。强调输入信息的有效管理、数据备份管理、数据恢复管理、图片管理和数据变更管理。

二是加强档案信息安全管理工作。在建设档案信息化管理体系时，可将传统档案模式和信息化管理方式有机结合起来，减少网络安全问题给档案工作带来的负面影响。同时，档案工作人员要特别注重网络安全防护，坚持底线思维，加强安全措施，确保档案信息安全。

三是加大档案工作人员培训力度。事业单位应为档案工作人员提供多层次、多类别、多形式的培训，增强培训的针对性、实用性，打造有素质、有能力、有水平的档案专业人才队伍，以适应现代化、数字化档案管理的要求。

（三）推动现代化发展

一是分门别类管理档案。事业单位档案室可以结合工作需要、档案价值和重要程度，对收集保存的档案资料重新排序，优先处理利用价值较高的档案。针对具备良好文字识别基础的档案，可利用OCR技术直接录入人名、时间和地址等信息，再逐一进行校对，减少著录环节，通过计算机技术进行分类，更好地提高著录速度。

二是提升档案现代化管理的保障水平。事业单位档案工作，应该重点发挥大数据技术的优势，特别是保存案卷数量较多时，数据存储技术和计算机应用技术可以减轻工作强度，提升工作效率。因此，事业单位应该大力支持保障档案工作现代化所需的人员、资金和技术，推动档案工作向现代化迈进。

三是挖掘档案资源开发全新模式。事业单位档案工作要建立新技术、新途径、新方法的一站式服务，创建档案资源共享平台，开发档案信息资源管理的新模式，积极拓展档案工作的新路径，努力使事业单位档案工作在“十四五”时期发挥更大作用。