事业单位档案数字化建设路径

牛秋艳

（绥化市水利工程公司，黑龙江 绥化 152000）

档案属于事业单位管理工作当中的关键组成部分，有助于推动事业单位的稳定发展，在科学技术不断创新的过程中，加快了信息时代的革新进程。为了充分地发挥出事业单位的档案管理工作职能，并保障此项工作的有效性，需要通过积极地开展数字化建设，为档案管理工作提供便捷性以及便利性保障，促使事业单位的档案管理工作逐渐朝着规范化的方向转型，逐渐打破纸质化管理模式的局限性，借助新型的数字化档案建设途径，满足事业单位的档案管理工作整改需求。

一、事业单位档案数字化建设的重要作用

（一）提高事业单位的管理水平

在事业单位的档案管理数字化建设过程中，由于会产生大量的信息数据，为了保障档案管理工作的有序性与高效性，需要通过对信息的整合与数据的分析，及时的发现在实施事业单位档案管理工作阶段的问题与不足，在事业单位的管理制度体系基础上，通过对档案管理工作方式的不断革新，为事业单位档案数字化建设奠定有力基础。在事业单位的档案数字化建设过程中，实现了对现代化科学技术的灵活使用，并积极的顺应了社会经济的革新需求，通过对使用单位档案管理工作模式的不断创新，加强了事业单位的管理能力，进一步维持了社会经济的稳定态势。通过打造先进的信息管理服务平台，并为社会大众提供更加优质的服务，同时还有助于加强事业单位各个部门之间的沟通与交流，保障了信息共享环节的便利性，实现了信息实时化传递的革新目标。

（二）加快事业单位档案管理工作效率

通过对计算机运算以及信息处理功能，及时的替代了以手工业为主的档案管理工作模式，并打破了以纸质化为主管理形式的局限性，在最大程度上降低档案信息的处理风险，便于档案管理工作人员及时的开展信息查询以及数据使用等工作，通过缩小事业单位的档案管理工作成本，为事业单位综合效益的提升奠定有力保障，拓宽了事业单位的发展路径。不仅如此，在事业单位档案数字化建设阶段，其主要目的是为了在减轻档案管理工作人员业务压力的同时，保障档案管理工作的高效化开展，通过打造轻松、愉悦的工作氛围，确保档案管理工作人员能够及时地完成相应的岗位任务。

（三）数字化建设属于社会发展的必然要求

事业单位需要在发展的过程中，自觉的履行社会职责与义务，由于事业单位的发展与当地的社会经济建设之间具有紧密联系，当事业单位的信息化水平不断提升，那么则有助于加强事业单位的职责与能力，使其获取更加优质的经济效益，进一步推动社会经济的发展，提高大众的日常生活水平，改善生产与生活条件。为此，需要加强事业单位档案数字化建设，逐步提高档案管理工作的整体效率。为此项工作的顺利开展提供便捷化的服务保障，实现高效化的运行目标，确保事业单位能够在后期的发展过程中，获取社会大众的广泛认可。通过数字化建设还可以有效降低事业单位方案管理工作人员的业务压力，并帮助事业单位树立良好的社会形象，切实的保障事业单位的经济效益以及社会效益。

二、事业单位档案数字化建设的革新路径

（一）建立健全的事业单位档案管理工作制度

由于事业单位自身具有特殊性质，档案管理工作对事业单位的发展具有决定性作用，为了充分地发挥出档案管理在事业单位内部的重要作用，需要对事业单位的档案管理工作做出相对明确的规定。在实施事业单位档案管理工作的过程中，需要通过加快数字化建设的整体进程，并结合档案管理工作的实施特点，根据相应的工作需求，积极的打造完整的档案管理工作制度，切实的保障制度的健全性。在事业单位档案数字化建设的过程中，需要严格的按照规定要求制定档案管理工作制度，并保障制度内容设置的合理性，将数字化档案的使用、安全保存以及信息保密等方面的内容纳入到事业单位的档案管理工作当中。与此同时，还需要通过加大对事业单位档案管理工作人员的培训以及管理力度，强化人员的责任意识以及革新意识，确保各项管理制度规定的有效落实，进一步提高档案管理工作效率，保障管理工作的实施质量，切实地发挥出档案管理工作在事业单位内部的实用价值，借助相关制度体系为事业单位的档案数字化建设提供有力支撑。

（二）加大对事业单位档案数字化建设的投入力度

事业单位档案数字化建设具有系统化的特点，需要在充足的人力、物力以及资金等方面资源的支撑基础上，为数字化建设提供助力保障，这就要求事业单位的领导者能够对档案数字化建设以及档案管理工作予以高度的重视，并通过加大对此方面建设路径的支持力度，确保事业单位档案数字化建设的有序进行。同时，档案数字化后，单位应当对档案安全予以重视，除了要加装防火墙和杀毒软件之外，还应对档案数字化管理系统进行升级，消除系统漏洞，防止重要的档案资料被黑客窃取或破坏。事业单位可根据自身的发展需要，全面分析软件和硬件方面存在的不足，在此基础上编制出合理可行的实施方案，引入先进的技术和设备。在应用软件的开发中，应当充分考虑兼容性的问题，而在硬件设备的购置上，则应当满足数字化档案管理的要求。

（三）打造高效化的档案管理信息处理平台

事业单位在档案数字化建设中，应当建立档案信息平台，可以借助网页将档案信息提供给相关人员，实现档案信息的网上浏览和下载，进一步提升档案数字化管理水平。档案信息平台的搭建能够为档案信息资源的共享提供条件，在平台的开发中，事业单位可选择有实力的公司，根据本单位的实际情况，对平台及操作系统进行设计，促进档案管理数字化建设工作的开展。档案管理部门要多与领导沟通协商，争取支持，这样才能更好地保证事业单位的档案数字化建设的长足发展。同时，要为事业单位的档案管理部门配备配置合理的计算机、扫描仪和各项工作必备的设施，并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合档案数字化工作的需要。

（四）及时的建立完整的档案数据储存库

在档案数字化建设中，数据库是较为重要的环节之一，是不可或缺的组成部分，其主要作用是对经过数字化处理后的档案资料进行存储和管理。事业单位应当建立完善的档案数据库，为各类数字化档案的存储提供支撑。一方面，事业单位应当建立综合数据库，该数据库可以反映出本单位数字化档案的基本情况。单位的档案管理部门，应当在数据库的构建中做好电子文件的归档。另一方面，单位还应构建专题数据库，在完成数字化管理的过程中，要求事业的单位构建完整的档案管理系统，利用到计算机网络做到对该单位文档合理的整理与分类，要求专业人员按照档案整理的条件，对不同类型的文件建立一个合理的分类归纳系统，借助计算机的数字化功能实现文件的存储与分类。同时，也要求管理单位优化自身的管理设备，在各个单位完善数字化进程之后，在各单位之间建立信息的网络平台，实现各单位档案管理的统一储存与管理。

（五）加强事业单位档案管理工作人员的业务能力

一方面，单位应加大对档案管理人员的培训力度，采用多样化的培训方式，确保培训内容的全面性和实用性。另一方面，事业单位应引入高素质的档案管理人才，吸引更多专业人士加入。此外，事业单位应当建立健全档案管理人员考核机制，提升档案管理队伍的整体素质，加高效地开展档案数字化建设工作。作为档案管理人员，需要不断调整心态并端正工作态度，积极学习专业的档案知识，不断丰富自己的计算机和多媒体技术的使用和掌握技巧，优化档案数字化知识和技术，并结合工作实际把知识运用到实际工作中，提高工作能力，为事业单位档案数字化建设服务。

结语：在事业单位档案数字化建设阶段包含了较为丰富的内容，为了推动数字化的建设进程，需要充分地发挥出事业单位档案管理工作的实用价值以及重要作用，通过实践操作确保档案信息管理的有序进行。在数字化时代的不断推进过程中，不同类型的信息技术融入到了事业单位的发展环节中，促使事业单位顺应了时代的革新趋势，加快了数字化建设的整体进程，为档案管理工作人员提供了便捷性以及便利性保障。另外，还需要加大对数字化建设的投入力度，通过打造完整的的数据储存库，为档案管理制度体系的建立奠定基础，打造高效化的档案信息平台，在加强人员工作能力的同时，推动事业单位档案数字化建设的顺利开展。