不动产档案现代化管理论述

张春发

（吴起县不动产登记服务中心，陕西 延安 716000）

不动产档案管理的现代化，能有效提高档案管理工作的有效性和全面性，结合我国的网络技术手段，不动产档案管理工作能做到非常高效，其次，利用现代化网络技术也非常便捷，应用方便简单，所以不动产档案管理的相关部门和工作人员需采取有效的措施来实现不动产档案管理工作的现代化。

一、不动产档案管理中存在的问题

（一）相关工作人员的协调性差

第一，相关工作人员之间的沟通不足，为了提高不动产档案管理工作的现代化水平来适应经济社会的发展，提高工作效率，多个部门均对下属不动产档案管理单位实行了工作人员重新分配，这就导致了在重组初期，工作人员会有各种不适应，如对工作环境不适应，与新工作同事之间需要时间磨合，业务沟通严重不足等，遇到工作上的问题都是临时沟通，应急应变能力较差。第二，由沟通不足导致的业务衔接性差，在实际工作中工作流程不顺畅，在一个或者多个工作环节耽误时间过长，导致总体工作效率低下。

（二）工作人员技术水平普遍不高

为了适应社会经济的快速发展，高效理念已经融入到各个工作领域，为此，多个领域已经改变了以前的工作方式，管理方式也在向现代化迈进，不动产档案管理领域同样如此。但是在实现不动产档案管理的现代化进程中却存在工作人员的技术水平较低的问题，大大降低了工作效率。具体表现为，在不动产档案现代化管理工作中，一些有技术含量的工作进度缓慢或者停滞，技术人员缺乏，导致工作大量堆积，工作人员也出现不满等负面情绪。

（三）缺乏完善的档案管理制度

随着不动产档案管理现代化进程的加快，管理制度不完善的问题日益突出。尽管政府相关部门出台过有关于不动产档案管理的一些规章制度，但是不动产档案管理相关部门现代化还处于转变初期，有关管理制度还在完善过程中，这就导致在实际管理工作中没有完善的规章制度对档案管理工作人员进行约束，进而导致不动产档案管理工作中有着各种各样的混乱问题，甚至工作人员由于“粗心”丢失档案的情况也时有发生，管理难度较大。

（四）缺乏对档案管理的规划

在实施不动产档案管理的现代化转变之前，绝大多数不动产档案管理工作中档案的主要形式都是纸制版文件，在档案的登记、整理和归档等程序中会出现各种问题，工作量大也特别杂乱，缺乏对管理工作流程的整体规划，也在一定程度上决定了不动产档案管理工作的难度。另一方面，纸质版档案无法像电子信息一样存入电脑保存，只能堆放在仓库内，在档案数量逐渐增大以后，搜索和查阅工作也变得十分复杂和有难度，且纸质版档案存放安全性低。

二、现代化不动产档案管理的特点

（一）时效性

现代化不动产档案管理工作具有较强的时效性，因为在现代化管理过程中应用最多的也是必须用到的技术手段是电子技术，而电子技术本身就具有较强的时效性。现代化不动产档案管理中的主要工作都是由电子系统或者智能系统来完成，与传统管理模式相比，大大提高了工作效率，减少了人力财力物力的投入。

（二）共享性

利用电子信息系统来进行不动产档案的管理还具有较强的共享性。随着社会经济的快速发展，不动产行业的买卖和流动频率都会逐渐加大，与之相对应的不动产档案管理的工作量也会随之增大，而在现代化管理模式下，大文件可以通过电子信息技术来进行压缩，存储在网盘或者移动硬盘上均非常方便，文件经过压缩之后所占内存小，非常方便在同事或者同行业之间进行传输，方便快捷，随时共享。

（三）多样性

现代化不动产档案管理具有形式多样性。利用电子信息系统来进行不动产档案管理已经从根本上摆脱了纸质版文件的束缚，除了必要的文件仍需纸质版文件，其余均可在电子设备上进行，利用电子媒介就能轻松完成，而电子媒介是多样性的，这也就决定了现代化不动产档案管理的形式多样性。

三、不动产档案现代化管理的具体措施

（一）提高不动产档案服务质量

1.加强工作人员之间的沟通

在当前的社会大环境下，各种社交软件工作软件使用起来都非常方便，工作人员之间的沟通也能轻易实现，无论是时间上还是空间上都不会受到限制，在档案管理工作的文件修改、收集、汇总、移交等流程中都可以应用。

2.增强工作人员的技术水平

首先，可以定期对集体员工进行电子技术培训，针对档案管理工作中的日常操作进行培训，对需要技术含量完成的工作进行重点培训。其次，在培训之余还要开展工作交流会，在会上工作人员可以交流学习经验，分享学习及应用的成果，提高整体工作效率。最后，不动产档案管理相关部门需要引进一定数量的高水平技术人才，提高工作人员整体技术水平。

（二）加强不动产档案信息化建设

1.加强不动产档案的数字化建设

数字化建设是不动产档案管理现代化建设的必要条件。完成不动产档案的数字化建设之后才能有效地对不动产档案进行高效的数字化处理，之后利用电子信息系统对数字化档案进行管理，之后还能进行搜索和查阅工作。数字化档案能够大幅提高不动产档案的管理效率。

2.加强不动产档案现代化管理安全性建设

在实现不动产档案管理的现代化信息化过程，一项重要的伴随性工作就是安全保障建设。而安全建设工作首先需要专门的安全技术人员来负责，对工作用的电子信息系统进行定期维护和管理。其次，需要科学安全的工作流程，确保在管理档案的过程中文件不会丢失、被损坏亦或泄露。最后，需要加强培养档案工作人员的整体安全意识，为不动产档案管理工作的安全建设提供环境保障。

（三）加强不动产档案现代化管理制度的完善

政府相关部门应该根据不动产档案管理整体环境制定详细完善的制度，让相关单位的不动产管理工作有法可依，有章可循，保证档案管理工作的合理合法性。

四、结语

综上所述，不动产档案管理工作是社会经济发展中的重要组成部分，对其采用现代化管理方式是非常必要的，只有这样，才能促进社会经济的发展。