论机关后勤保障工作中档案管理的重要性

金永锋

（国家税务总局温州市税务局，浙江 温州 325000）

机关后勤保障的档案管理涉及的影响因素比较多，积极开展档案管理对工作的落实有辅助的作用。在新的发展阶段，创新档案管理是机关后勤保障的关键，可展现一个单位的成长过程，并且能对单位的发展和决策等提供必要的指导。档案管理效率和质量影响到机关后勤保障的整体落实，因此要对实际情况有一定的了解，从而为日后发展奠定基础。

一、后勤保障管理的重要性

机关单位的后勤管理指的是通过一系列的管理活动和方法，让后勤人员可以明白自己的工作职责和内容，因此如何做好后勤各项管理工作，成为当前面对的重要问题。机关事务人员，在实际工作中要正确理解和认识到机关后勤保障的重要作用，积极调动每一位后勤管理人员的服务意识，为单位的行政管理奠定基础，提供对应的保证和服务。通过各个方面的管理后，能营造一个安定团结和积极向上的局面。

在后勤的保障管理阶段，需要坚定社会主义核心价值观的方向，在执行党的方案政策的时候，坚持全心全意为人民的原则，任何时候不能动摇。后勤保障服务管理，也具备自然科学性和社会属性，自身有突出的阶级性和共同性，因此需要积极落实各项政策，从而让各项政策尽快落实。

在日常行政管理中，涉及各种条例设定，这需要后勤部门提前安排好。在实施中档案管理也很重要，需要一系列的物资和人力作为支撑，在具体管理中，如果环节衔接不当，则会影响到正常的行政活动。后勤保证部门负责各项窗口工作，要确保后勤部门的廉政和公正。一切相对合理的管理最为关键的是提升效率，采取合理化的档案管理之后，能确保物尽其用，从而调动员工的积极性，确保后勤工作的高效运转。后勤工作和单位员工日常工作息息相关，档案管理中涉及所有工作人员的综合情况，通过档案的查阅之后，能营造良好的工作环境，从而提供相对合理的后勤服务。

二、机关后勤保障档案管理的特点

（一）社会性

后勤保障管理涉及的影响因素比较多，在实施中，要明确管理的具体内容。在当前不少的项目采取的是社会化企业管理形式，其中依然有很大一部分需要社会提供。社会是机关事业单位后勤工作的总后勤，近些年来随着社会的不断进步，社会化形式成为未来发展的趋势，但由于制约性因素多，需要后勤保障部门的工作人员合理的应用社会上的资本，从而为后勤服务工作提供保障。

（二）服务性

服务是后勤保障管理工作的关键所在，后勤工作是事业单位行政职能的直接体现。其中后勤部门的工作内容相对比较多，其中也会涉及经济方面内容。单位的日常行政活动是一个规范的系统职能活动，通过合理化管理后使其具备组织性和纪律性。此外后勤保证工作是行政职能活动的物资条件保证，后勤工作也就是提供基础和前提的工作，在具体管理阶段要通过市场经济手段对后勤资源实现高效配置，此外也涉及分配、劳务等方面，后勤工作的内容是经济核算，在实施中可能会受到物价以及天气和政策等因素变化，必须注意的是合理化的管理。

（三）复杂性

在当前的社会发展形式下，后勤管理本身具备纵向联系和横向联系，注意的是服务于单位行政职能工作，此外也要服务于日常运营和管理。在实施中，由于后勤服务保障不仅涉及人，同时也是和财、物等相关，后勤保障管理部门要严格按照党和国家的政策实施，只有确保管理的可行性，才能减少不良因素的影响。任何的机关事物单位不可以随意违法进行档案落实，机关后勤保障部门要以为人民群众的原则为基础，时刻的接受群众的监督，积极做好后勤服务工作，从而确保机关后勤保障工作的顺利实施。

三、机关后勤保障工作中档案管理现状

对于档案管理现状来看，信息资源直接影响到工作，其中信息的规模、数量、类型以及形式等对于档案职业的工作状态会产生影响。近些年来随着政府机关职能工作的不断完善，在具体管理中要注意的是明确业务内容，通过合理化的管理后，能促进对外交流。档案数据类型趋于多样化，在实施中信息数据呈现递增的趋势，信息数据类型以多样化为主，为当前的档案管理工作带来巨大的难题。部分机关后勤部门在实际管理中采取的是传统的工作模式，由于管理阶段的影响因素多，很多的数据内容无法按照要求进行存储和归类，因此会导致工作人员疏忽的现象。

后勤档案工作涉及内容多，需要一定知识水平的劳动者，在以往管理过程中，对于专业化的培训和学习等不重要，因此需要后勤档案管理者具备更高的档案技能。在专业化管理的阶段，很多机关单位的后勤档案管理缺少专业化的人才，甚至存在兼职的现象。到了现代社会，档案管理工作的重要性逐渐突出，但是社会上对其关注的少，受到不良心态的影响，会导致从业人员积极性低，档案管理行业很难吸收更高素养的人才。

四、机关后勤保障工作中档案管理的具体对策

针对当前机关后勤保障管理的现状，在实施的过程中需要注意的是明确各项管理方案，只有按照管理内容实施，才能减少问题的出现。以下对创新对策分析。

（一）借助现代化网络技术

在传统的档案管理中，各项服务工作的内容比较多，要求专门的工作人员进行管理。其中涉及的档案原件和复印件等比较多，要注意的是实现各项资料的登记、查询和查阅等。在传统的管理过程中，单一和封闭的管理形式有很多的问题，工作效率比较低，为了可以完成一项工作，要跑好几个地方。在信息化的时代背景下，为了能提升机关后勤保障的档案质量，要求立足当前的信息技术现状，结合用户自身的需求适当对工作进行调整，注意的是推动档案管理工作的转型。在实施阶段以现代化的网络技术作为基础，对机关内部的档案信息进行整合。注意的是兼顾后勤政策，对收集的各种信息进行整理、分类和归纳等，最后将各种资料建成属于本机构的资源数据库。在内部管理中，提供了相关的信息检索和利用等服务型工作，档案管理工作经过不断的转型，涉及的内容也很多，以业务转型为例，传统的后勤档案工作指的是对实体的文件和资料等收集和整理，近些年来电子文件得到普遍的应用，要求工作者需要灵活进行实体数据的处理，业务环节从单一的实体工作扩展转移到了文件的开发和整合中。针对工作职能转化的现状，在要求机关内部的后勤部门积极做好文件收集工作，在文案管理的阶段，各种开支比较多，自从实施信息公开制度以来，对后勤档案工作提出了新的要求，要求工作者不断提升综合能力，确保档案资料收集的准确性和及时性。

（二）构建数字化档案馆

网络作为现代社会信息传递的重要渠道，本身的作用是成本低，效率高，在实际管理中，各项对策的落实，不断推动现代机关后勤工作的数字化发展。在实施中可构建相对合理的档案馆，在具体的工作实践中，要对各种后勤数据进行处理和归档，依据电子档案的格式，将其录入到机关内部档案中，为机关提供更为高效的服务。实施的阶段可构建数字化的档案目标，可方便在档案中查阅资料。通过计算机的检索功能，在实施阶段借助关键词找到文件数量和位置，依据具体情况，可以建立相对合理的数字化模式，对各项文案资料进行分析。很多珍贵和重要的资料借助扫描、摄像灯光输入的形式转化为电子版，将其存储到档案库中。后勤档案管理涉及的文件资料多，在保密程度和开放程度上也有不同的要求，要以数字化形式作为基础，为管理活动提供良好的辅助条件。文档管理的基础项目也比较多，可积极的创建档案管理制度，完善现有的规定，更好地适应基层档案。此外在管理的阶段，要采取机械化和专业化的设施进行落实。

（三）营造良好的档案管理环境

在机关后勤保障中，档案管理需要具备专业化，要求工作人员自身有比较高的责任思想，对于其中的各项内容进行处理。工作人员自身要有乐于奉献和自己处理的态度，顺应社会发展趋势。现代化的服务形式有突出的作用，可以以现代化管理技术作为基础，落实先进的管理措施。文档管理的工作人员需要将档案管理放在首要位置，从原有的单一化的形式向着多元化方向改变。在后勤档案管理中制定相对科学的制度，对操作人员也要提出更高的要求，经过深思熟虑之后进行档案处理，从而避免工作中出现纰漏。可创建积极的工作学习环境，培养管理人员的创新能力，在原有的管理过程中，要把握多种档案管理形式，在符合实际要求的前提下进行革新和管理，从而为档案管理提供多能型的专业化人才[8]。

五、结语

机关后勤保障工作中的档案管理涉及的内容比较多，在实施阶段，需要注意的是了解政策的具体内容。通过各项有效的对策进行管理之后，能发挥档案管理的作用。随着市场经济体系的不断建立和健全，要灵活的应用各种高新技术形式。在档案管理的阶段，要与时俱进，不断对现有模式进行创新，建立健全现有模式之后能减少档案管理的差错。通过借助现代化网络技术、构建数字化档案馆、营造良好的档案管理环境的方式进行管理，从而确保机关后勤保障工作的积极落实。