高校校友工作信息化建设初探

薛婧贤

（上海交通大学材料科学与工程学院，上海 200240）

一、校友工作内涵

校友是学校办学的重要力量之一，校友工作不仅仅是同学之间的联谊与交流，更在提升学校声誉、传承学校文脉、凝聚校友力量、汇聚校友资源等方面发挥越来越重要的作用。未来的大学校友工作，承载着学校和校友的共同愿景，必将迎来更广阔的发展空间，并凸显出更大的价值。学校与校友是休戚相关的命运共同体，荣辱与共，伴随着现代高等教育的发展，高校的校友工作产生了新的使命和任务。未来的校友工作，应以“共生共赢”为理念，秉承“联络聚人，服务聚心，合作聚力”工作理念，围绕“构建平台、服务校友、贡献母校”工作宗旨，凝聚校友情感，创新服务品牌，汇聚校友力量，构筑“招生-培养-就业-校友”人才培养闭环模式，助力学校长远发展。

二、信息化建设的目的意义

相比较欧美等发达国家的成熟的校友工作，国内高校校友工作虽保持着飞速发展的势态，但在校友信息收集、校友数据研究分析等方面还有较大差距。校友的有效信息获取率普遍较低，日常联络的发布渠道较为狭窄，沟通方式较为单一，未能满足庞大校友群体的需求，校友数据信息化建设势在必行。与此同时，高校在数字化和信息化建设进程当中的投入也日益增加，数字化和信息化建设本身在人才培养、教学科研等方面有强大的整合能力，提升了工作效率和信息共享，校友工作的信息化建设也受益良多，拥有强大的数据基础。如何准确的联系到校友，以及联系到之后如何保持和维护，是开展校友工作的基础。因此建立扎实完整的校友信息数据库，是开展校友工作的前提，通过现代化技术手段的运用，对收集到的有效信息进行整合分析，以提高校友工作的效率。

从综合调研和实际工作情况来看，校友信息的采集主要有以下几种方式：一是通过档案馆查询历届毕业校友的信息，二是通过就业指导部门获取应届毕业校友的信息，三是通过教务处或研究生院获取校友入校信息。校友信息主要包括姓名、届别、班号、专业、学历学位、工作单位及职务、通讯地址等。这些信息又分为固定信息和变动信息，如姓名、届别、班号、专业等这些在校期间的信息为固定信息，不会随着时间推移而更新变动。校友毕业后的信息如单位、职务等则为变动信息，变化相对频繁且数据庞大，收集不易。如不借助校友信息化的建设，则会遇到校友工作的瓶颈，影响校友工作的开展。

三、信息化建设主要路径

（一）搭建校友会网站和公众号等宣传渠道

校友毕业后走向工作岗位，遍布五湖四海，虽然不能经常返校，但会对母校有牵挂和眷恋，也会想要了解母校的最新发展动态，搭建一个好的网络平台和新媒体平台，不定时推送相关咨询、音视频等，可以让校友们直观感受到母校发展近况。新媒体呈现出比传统媒体更为精细化和人性化的服务，利用好信息化的宣传途径，可以挖掘优秀校友典型，讲好校友故事，传播校友风采。

（二）建立微信群

微信群的发展也让校友拥有了更多的社群属性，给信息传播提供了更为有效的通道。同时利用微信群也为校友工作找回一部分校友，培养有粘性的、活跃度高的校友，他们之间信息的互相传播，从被动的接受者，变为主动的传播者。随着微信群的发展，可根据实际情况实行实名制管理，群名片、群成员统一格式命名。对入群校友数量未达群容量上限的，应对现存的多个微信群进行整合，且微信群须有工作人员入群进行监管。

（三）搭建微信小程序

搭建微信小程序，提供简单业务的在线办理和申请，如成绩单、档案查询等相关证明。不仅缩短的校友往返的时间和频次，提高办事效率，使工作人员有更多的时间和精力服务更广大的校友。随着信息化进程的推进，亦可通过连接校内网络信息中心的校友学籍数据，借助微信人脸识别、微信卡包等能力，为校友提供身份认证、电子校友卡申领、校友联络等专属服务，实现校友和母校、校友和校友之间线上的连接互通。

（四）搭建校友数据库

搭建综合、完善的校友信息数据库，考虑到校友数据库的使用范畴，应赋予相关工作人员、领导、志愿者等不同管理权限，根据权限不同，赋予不同的查阅、修改信息的权限，大家共同建设、共同管理。通过校友信息系统，可以大大提升校友信息和数据的采集，提升校友信息的管理水平，使得校友数据得到充分释放。

（五）开通校友卡申请渠道

校友卡是校友身份的象征，为校友返校参观、食堂就餐、进入图书馆、享用无限网络等提供便捷，是母校和校友之间的联系纽带，具有纪念意义和服务功能。可以面向校友实名发行，可根据实际情况选择是否支持在线支付、业务办理和订单查询的服务。

（六）开通校友邮箱申请渠道

随着信息化进程的推进，校友会可以为广大海内外校友提供的免费电子邮箱服务，是母校与校友、校友与校友之间，发布信息、交流联系的重要工具和平台。可在节假日及时送上母校的问候，也可以第一时间将母校的咨询向广大校友们传播，是校友信息化及规范化管理的有效手段。

综上所述，通过校友信息化建设，不仅可以提升校友工作效率，同时也可以更有针对性的服务校友，为校友发展提供便利，使得校友数据更为充分的为校友工作而服务。