事业单位档案管理的现代化和电子化研究

姚春南

（永州市住房公积金管理中心，湖南 永州 425000）

引言：事业单位的日常工作内容档案中得到全面、真实的记录，依托对档案内容的分析，能够明确事业单位工作中存在的漏洞、缺陷，以此为基础形成针对性解决方案，促使事业单位工作质量与效率均呈现出明显的上升趋势。基于此，想要促使事业单位整体工作与运行升级，落实事业单位档案管理现代化与电子化极为必要。

一、事业单位档案管理现代化与电子化的基本要求分析

第一，实施无纸化的档案保存。现代化、电子化的档案管理工作需要电子档案的支持，因此，需要在事业单位内积极推行、落实无纸化的档案保存，针对新档案使用电子化的方式制作与存储；针对原有档案积极进行电子化转化。第二，强化档案管理的电子化。重视在档案管理工作中应用先进电子技术，如档案压缩技术等等，保证档案资源可以在长时间内实现安全、稳定、低成本的保存。第三，重视档案的最大化利用。着重展开对档案资源利用服务的优化，为档案资源调取创设更为高效的平台，挖掘并发挥出档案的最大价值。

二、档案管理现代化与电子化的应用优势分析

依托对档案管理工作水平的提升，切实推进档案管理现代化与电子化建设，能够为事业单位日常工作的优化升级提供更为充足的参考资料支持，并为事业单位整体性的信息化建设的加速提供动力。综合来看，落实档案管理现代化与电子化是现阶段事业单位档案管理工作改革升级的必然趋势，在促进事业单位更好发展以及信息化建设方面发挥出重要价值。

站在信息收集整理的角度来看，电子档案可以实现更多信息的存储，消除物理空间对档案管理工作的制约，能够促使事业单位所保存的档案资源更为全面、相似；站在信息处理与调取的角度来看，电子档案的引入使得对档案资源的随时性调取成为现实，且可以同时展开大批量档案信息的处理，收获更为理想的档案信息管理成效，而这些是传统纸质档案无法做到的。从这一角度来看，纸质档案管理模式不再适合当前事业单位的工作与发展需求，推行现代化与电子化档案管理是必然选择。

三、事业单位现代化与电子化档案管理的优化展开路径探究

（一）重视相关管理制度的更新完善

制度优化建设是保证事业单位档案管理现代化与电子化建设质量的重要手段，其内容对现代化与电子化档案管理工作的展开提供规范性指导。实践中，需要着重落实以下几项制度建设，具体有：

第一，电子文件归档与管理制度，促使事业单位的电子文件归档管理工作始终向着规范化的方向发展。要求严格依照我国有关于档案管理、电子档案管理等工作标准要求进行制度内容的设置。第二，安全保密制度。要求档案管理人员切实承担起“数字档案室安全保密责任人”的角色，配合计算机管理人员共同强化事业单位内电子档案安全保密工作力度，引导其自觉承担起维护电子档案的安全保密性的任务[1]。第三，数字档案查询利用制度，主要对事业单位内不同岗位、级别人员以及外来人员的档案查询权限、流程进行严格限制与规定。第四，档案数据管理维护制度，要求相关工作人员着重关注档案内容的质量、安全性、全面性维护，消除档案误删等问题的发生。第五，数字档案鉴定销毁制度。对数字档案销毁程序、标准、执行人等做出明确规范，避免销毁有价值档案。第六，档案数据网络和信息设备维护使用制度，目标在于降低电子档案库遭受外界入侵的概率。

（二）加大信息化建设的力度

在事业单位的工作实践中，生成的档案资料种类与数量较多，普遍涵盖着文书、财务、设备、招投标合同等多个专业领域。在以往的档案管理工作实践中，使用着“纸质档案+人工管理”的工作模式，容易在此过程中发生档案原件易破损、管理效率低等问题。基于这样的情况，应当积极强化档案管理的信息化建设力度，推动事业单位的档案管理工作不断向着信息化、电子化的方向发展。实践中，档案管理信息化系统主要使用现代化电子存储方式，实现一次输入信息，多途径用于编制卷内目录、案卷目录、检索目录以及案卷封面、背脊等制作程序，通过权限管理可以实现员工在线查阅电子文件、下载打印等功能。

档案管理信息化系统的搭建过程中，要求切实参考事业单位档案管理工作现实需要，在系统内开设文书档案、财务档案、合同类档案、设备档案等多个管理模块，实现档案管理的多元化一岗多模块操作模式，有效缓解档案管理人员人手不足的瓶颈，从数据源头节约案卷目录、卷内目录、档案总账、档案分账、档案封面的制作时间，实现档案记录无纸化、办公自动化、体系化、规范化的管理，避免重复性劳动，有效提高档案归档的及时性和文件档案传递的安全性。

（三）优化调整信息服务功能

事业单位在落实现代化、电子化档案管理工作时，必须多个部门之间展开协调合作，引导单位内所有职能部门、员工均积极配合、参与档案管理的现代化与电子化工作实践中。在此过程中，档案管理人员需要依托交流沟通切实了解各职能部门在档案管理与应用方面的现实需要，结合档案管理信息化系统的搭建与使用，为所有职能部门提供针对性的信息服务，具体而言，就是要在档案管理信息化系统内设置基于不同部门的独立性档案管理模块。与此同时，还应当在其中引入交互式沟通交流模块，方便事业单位内不同部门之间展开档案信息传输。

在丰富档案管理信息服务功能的过程中，还需要积极引入对外接入端口，以此实现对更多信息的同步性获取。例如，针对事业单位内党员干部的个人信息，应当主动与人社局的学籍档案信息结合，以此提升档案信息的全面性与综合性。另外，还要依托新媒体与互联网手段，主动、及时获取所有员工的工作与活动情况，第一时间落实相关信息资料的收集整理，并在此基础上对档案资料展开实时性更新，以此体现出对档案信息全面性与价值性的维护。

（四）着重组建先进人才队伍

想要实现档案管理现代化与电子化建设的高质量落实，事业单位应当定期组织相关管理人员参与专业培训活动，组建起更先进、专业的档案管理人才队伍，以此促使档案管理工作与时俱进，满足现代化与电子化建设的基本要求。

在实际的教育培训活动中，除了要组织学习相关档案规范化管理办法、分析目前各类档案归档过程中存在的问题及其解决方案之外，还需要切实结合事业单位档案管理信息化系统工作要求，针对专职档案管理员以实际操作的方式对档案管理信息化系统进行讲解，从档案管理人员的角色权限到建档信息、文件资料、音像资料、文书的录入以及电子档案的审核、归档、借阅等一系列流程，详细介绍档案管理信息化系统的操作方法，并针对参训人员提出的问题展开解答。通过这样培训，档案管理员对各类档案线上线下归档要求、流程拥有更为清晰、直观的认识，为实体档案的归档和档案信息化与电子化管理工作的顺利衔接和开展奠定良好基础[2]。

（五）强化在档案信息安全维护方面的工作力度

需要注意的是，在推行档案管理现代化、电子化的过程中，对于信息技术、互联网的应用程度大幅加深，虽然能够实现档案管理工作效率与质量的提高，但是，这也使得事业单位面对的档案信息安全威胁增高，如果不进行重点维护，则极容易引发档案资源丢失、泄露、被恶意篡改等问题，阻碍着事业单位档案管理工作得更好展开。为了避免上述问题的出现，必须要重点展开对档案信息安全的维护。

此时，除了设置较为基本的杀毒软件以及防火墙之外，还需要在档案管理信息化系统中引入权限管控功能，实践中，所有人员均要在进入档案管理信息化系统查阅或是获取档案资源之前，在登录界面输入账号、密码、身份角色，并由系统进行身份识别，在三项信息均于后台数据库内保存信息相一致的条件下才能够正常登录系统。在此基础上，档案管理信息化系统还会根据不同身份角色的权限，提供差异性的功能服务，包括档案查询与调取、档案编辑更改、档案上传与删减等等，避免未授权人员对档案做出一系列操作，体现出对档案信息安全的更好维护。

（六）其他

档案管理实践中，事业单位还应当积极引入多样性措施加强档案管理工作，进一步加强档案管理的规范化，具体如下：第一，建立健全各项规章制度，保证档案管理工作有章可循，促进档案工作制度化、规范化。第二，将档案工作纳入年度考核目标，与业务工作同时检查、同考核、同奖励[3]。第三，对配备的专兼职档案管理员定期进行培训，及时掌握档案管理新要求。第四，按照标准化、规范化要求完成线上线下双向归档工作。

总结：综上所述，落实档案管理现代化与电子化是现阶段事业单位档案管理工作改革升级的必然趋势，在促进事业单位更好发展以及信息化建设方面发挥出重要价值。通过重视相关管理制度的更新完善、加大信息化建设的力度、优化调整信息服务功能、着重组建先进人才队伍、强化在档案信息安全维护方面的工作力度等策略的实施，实现了事业单位档案管理工作的现代化、电子化、信息化建设，促进了相应管理工作成效与效率的增高，推动了事业单位档案管理工作的升级。