浅谈电子档案与纸质档案的并存管理

文/陈宗芳（青海省规划设计研究院有限公司）

电子类档案形式主要是通过现代科技在档案管理中的运用，包括运用现代技术在档案管理中的信息采集、整理、分类、存储以及应用等，其管理的有效性能够一定程度上促进档案事业以及社会变化发展。纸质类的档案形式是传统档案管理方式，其主要是基于过去的科技不甚发达，只能运用纸张对资料信息进行采集、保管以及运用等。传统纸质类的档案形式非常多，比如常见的有公文、稿纸、户口本以及相关的证书与各种需要记录的资料信息等。目前仍然有很多保密要求严格的资料信息档案需要通过纸质类的档案形式进行保存，为了使其价值得到充分利用，需要做好其储存与修复等工作。随着社会变化发展以及科技的不断进步，使得档案管理形式越来越多，而为了满足社会需求，需要合理开展档案管理，做好电子类与纸质类档案的并存管理工作，从而使档案在现代社会中的价值得到合理体现。

一、电子类与纸质类档案的主要特征

（一）电子类档案的主要特征

（1）优势特征。第一，有利于查询工作的顺利实施。电子类档案主要是基于现代科技的前提下形成，所以其管理过程的查询工作，可以通过现代技术进行操作，从而确保查询工作的方便快捷以及档案资料信息的共享。第二，提升档案管理工作效率。电子类档案管理通过运用先进科技，使其在资料信息收集、查询以及整理分析等方面的工作效率得到有效提升，这样不仅确保了档案质量，同时也降低了档案从业人员的工作强度。第三，方便档案内容的完善。由于不同因素的影响，使得档案资料存在遗漏现象，而基于现代科技的电子类档案能够及时对其进行完善。第四，能够丰富档案内容。电子类档案管理形式通过现代技术的运用，可以对档案资料的文字、声音以及动图进行储存与管理，使得电子类档案内容非常丰富。并且电子类档案的保密性也非常高，其能够确保有关使用人员不涉及无关档案信息，满足了档案管理的保密需要。（2）劣势特征。第一，电子类档案储存的影响因素多，比如其载体经常会受到湿度以及氧化等现象影响，从而损坏档案资料，使得电子类档案会出现使用寿命短的特征。第二，电子类档案主要是通过现代信息设备的利用，实现档案管理，如果信息设备损坏与老旧，将无法获取档案资料，因此电子类档案管理具有对设备的依赖特征。第三，电子类档案的形式，由于其需要应用现代信息技术，所以其安全会受到病毒与黑客等的影响，导致档案的损坏。

（二）纸质类档案的主要特征

第一、优势。纸质类的档案形式应用比较长久，其优势非常明显，比如方便保存、耐久性、方便阅读、具备法律方面的证据作用（比如签名、手印等）等。第二，劣势。纸质类档案查询繁琐、信息量小、分类整理困难、不利于档案资料共享，传输效率也比较低。

二、电子档案管理模式在现代档案管理中的主要作用

电子档案管理模式是通过计算机完成档案信息的收集、整理与汇总，可以有效提高档案信息的处理效率，并且通过电子存储工具的合理利用，减少由于大量纸质档案信息资源存储而耗费的大量时间和空间资源，有利于提升档案管理效率。其在档案管理中的作用主要表现为：

（1）构建完善的流程体系。基于电子类的档案管理优势，为了充分发挥其价值以及确保档案信息内容的完整，需要有效构建完善的流程体系。通过科学设置程序，使电子类的档案能够实现共享与自动化管理。

（2）即时管理档案。由于电子类的档案主要是通过信息技术来进行管理，所以其在档案管理过程中，利用信息技术能够即时管理电子类的档案，提升了档案管理工作效率。

（3）确保档案资料的准确性。档案资料对于社会发展具有重要作用，所以为了使档案利用价值得到充分体现，需要确保其准确性。而电子类的档案是通过现代信息设备的载体形式开展档案资料的收集、储存等管理工作，因此其具有保证档案资料准确性的作用。

（4）增强档案管理工作效率。电子类的档案形式主要是通过信息设备进行储存，所以其储存形式具有方便、快捷、环保等特点，其储存内容占用空间小，不仅能够降低资源消耗，也有利于增强档案管理工作效率。

（5）共享档案资料的作用。电子类的档案形式通过运用现代信息技术，可以实现档案的自动化与共享管理，使档案资料在收集以后，同步到档案管理系统中，并且能够与相关部门实现共享。

三、电子档案管理模式在现代档案管理中的创新

电子类的档案管理工作可以实现档案的智能管理，其可以自动化采集、分类整理与储存应用等。因此在现代档案管理工作中的创新可以紧随社会发展的需要，适应现代信息社会的快速发展，方便人们利用档案信息资料，使档案价值得到有效体现。

（1）管理理念创新。传统档案管理理念受到技术等相关因素的制约，显得比较滞后。而信息化时代下的电子类档案管理，必须结合时代特征，创新管理理念，加强档案工作与现代技术的结合，从而提升档案管理水平。

（2）管理方法创新。档案能够为相关使用者提供参考借鉴，电子类的档案形式有利于资料的查询检索。所以为了使档案价值得到充分体现，必须创新管理方法，坚持以人为本的理念开展档案管理。具体体现在：①创新档案资料的收集整理。电子类的档案管理工作通过信息技术的运用，可以实现档案资料的自动收集与分类整理。②创新档案的在线服务管理。通过互联网技术，确保使用者能够在线开展档案资料的查询检索以及利用，从而提升档案管理的工作效率。③为了使用者的快捷方便利用档案，必须结合档案使用者实际需要，有效构建档案数据库，确保档案资料的共享以及规范化、数字化管理，使档案能够满足用户需要。

（3）服务创新。目前已经是信息化时代，为了做好档案服务工作，必须加强使用者与信息化时代的有效结合，不断满足使用者要求。此外档案管理从业人员必须充分掌握相关行业的前沿技术，做好关键档案资料的采集与分析工作，在确保档案资料真实准确的同时，加强档案资料的共享。而且需要有效应用信息化技术，拓展档案的服务领域，使档案管理工作适应现代化建设的需要。

四、电子档案与纸质档案的并存管理策略

（1）建立健全档案并存管理制度。制度是确保电子类档案与纸质类档案并存管理工作的前提，但是基于这两种档案形式的管理方法存在明显的不同，所以为了做好电子类档案与纸质类档案的并存管理工作，需要建立健全档案并存管理制度，从而提升档案管理水平以及确保档案管理工作的顺利实施。比如重要的档案资料，必须以电子类与纸质类两种形式开展档案的采集管理工作，并分别实施储存管理。此外，分别对不动的档案资料（这类档案资料主要包括学历证明等，一般应用纸质类的档案形式）与经常变更的档案资料（这类档案资料主要有采购资料等，主要通过运用电子类的档案形式，方便修改）需要分类管理。

（2）建立健全电子类档案与纸质类档案的集成化管理机制。随着信息化技术的普及应用，档案管理从业人员需要转变管理思维，做好档案形式的并存管理工作，加强对其进行集成化管理。比如做好电子类与纸质类档案的收集整理工作，建立健全不同档案形式的管理流程，有效构建集成化管理机制，加强不同档案利用的监管，从而提升档案管理工作水平。

（3）合理开展“双套归档制”。随着信息化技术在档案管理工作中的有效运用，能够把不同的档案资料信息存储在相同的载体上，同时利用相关软件，构建档案管理数据库，通过这样的管理方式，不仅能够体现档案的自动化管理，还能够开展“双套归档制”，从而实现电子类与纸质类档案的共同储存，并且两种档案管理形式在档案的内容、描述说明上都一样。也就是通过两套管理系统，在基于不同档案形式特征的前提下，加强两种档案形式的结合，从而使档案资料得到充分利用。

（4）做好电子类与纸质类档案的互动工作。在基于电子类与纸质类档案的共存条件下，开展两种档案形式的互动工作，主要体现在两种档案形式的互动具有相辅相成、相互依赖；并且不同档案形式的管理系统又分别独立，这样不仅能够实现相同档案形式的管理工作，也可以基于自身档案形式特征，加强不同形式档案的互动配合。具体表现为：第一，在纸质类档案形式的影响下，电子类档案在完善管理工作方式时，可以促进两种不同档案形式的共同进步，构建一个系统的管理体系；第二、纸质档案管理受到电子档案管理的影响能够在一定程度上加速档案管理进程，有效推进档案一体化管理。并且电子类档案管理工作具有快速检索的功能，这个功能能够更加方便快捷地进行信息的搜索，当电子档案和纸质档案合作工作时，纸质档案也能够借助电子档案的管理模式通过信息检索更快、更准确地查找到档案。

五、结束语

综上所述，电子档案与纸质档案在当前以及今后相当长的时期将互为补充，取长补短，长期并存。目前档案的形式主要包括电子类与纸质类，两种档案形式具有不同的优点与缺点，所以需要做好两种档案形式的并存管理工作，同时也使档案管理形式得到不断丰富。因此电子类与纸质类档案，在目前信息化时代下都拥有了彼此无法替代的特征和作用，做好电子类与纸质类档案的并存管理是现代档案管理工作发展的必然趋势，所以对其开展分析具有重要意义。