谈档案信息化建设的几点意见

文/姚建明 王军艳 李晓敏（.石家庄市急救中心；.石家庄市妇幼保健院）

石家庄市急救中心正式成立于1997年，同时开通“120”专线电话。成为省会唯一一家在国内颇具影响，融指挥调度、院前急救、紧急救援、急救培训、特勤服务为一体的急救中心。120急救指挥中心档案记录了急救活动中的文字、图表、声像等一系列有价值的资料，在提升急救中心业务开展效率和质量等方面发挥着不可替代的作用。在急救中心信息化建设管理的过程中，随着信息管理系统、调度系统不断升级完善，会产生大量与之相应的电子档案，如何保证档案在信息化过程中实现全生命周期管理以及提高中心档案利用率，成为档案管理人员亟须解决的重要问题。

一、120急救中心档案信息构成的主要内容

（一）调度业务信息

急救中心调度室接到报警电话后进行录音，对急救调度的详细情况做好记录，及时对产生的事件进行结果复核，在这一过程中对产生的电子文件做好全面归档；相关配合单位，如交警或者保险公司接到急救中心调取详细资料的，也要及时做好相关信息收集、记录、登记以及归档。

（二）急救设备信息

急救设备信息主要包括在业务开展方面所配备的仪器、设备以及软件信息等方面。硬件设施方面，主要包括120急救车、电脑、打印机等设备的购置时间、详细参数以、合同以及各类急救药品、器械等都需要进行详细记录，并做好归档；软件设施方面，包括系统软件、急救系统、回访系统等设备的信息管理。

（三）工作人员信息

涉及急救中心全部人员信息，包括不同岗位、不同职责的调度员、管理员的身份信息、所学专业、现有最高学历等等，都要纳入信息管理归档的范畴。

（四）财务管理信息

财务管理信息是急救中心在开展急救活动中形成的各种财务信息，是档案信息化管理的重要组成部分，主要包括网络运营情况、工资支出发放、维护保养设备系统费用、办公用品采购等等，都要做好备案并归档。

二、急救指挥中心档案信息化平台内容

档案信息化建设是急救中心信息化建设的重要组成部分，通过搭建信息化建设平台，能有效提升中心档案管理质量，有利于实现档案信息资源共享，最大限度地做好档案开发利用。按照急救中心职能进行划分，档案信息化建设平台主要有应用、业务以及支撑三个层面的内容，三个层面相互联系相互促进，共同构成急救中心档案信息化建设平台的主要内容。应用层是由中心文档管理、档案查询、图像扫描、档案编研、档案统计、档案门类、档案分类、全文检索、全宗管理等应用功能组成；业务层主要包括中心档案工作流引擎、系统日志、搜索引擎、事件监控、报表管理及定时任务等应用功能组成；支撑层，又叫保障层，是保证该信息化平台正常运行的重要网络系统，如档案数据库、操作系统、应用服务器和网络等。

三、120急救指挥中心档案信息化平台功能作用

120急救中心档案信息化建设平台主要是按照职能定位，将信息化建设融入日常的档案管理中，包括档案归档、查阅以及管理应用等多种功能。

（一）智能归档

急救中心在开展业务的过程中产生了大量的电子档案，主要集中在业务调度、设备采购以及人员管理等方面，这些电子档案的特点是数量庞大、非结构化、种类繁多、传播速度快，因此，做好电子档案的收集和归档是一项非常烦琐的工作，在这种情况下，采用智能归档方式能化繁为简，提高工作效率。智能归档主要是通过信息化建设平台系统软件的运用，对关键词、主题、数字签名、批量修改、档号自动生成等等按照类别进行自动归档，从而实现智能收集归档。在进行智能归档的过程中，需要注意的是要严格按照档案收集、整理的标准和要求，对档案进行科学整理。

（二）查阅利用

查阅功能是档案信息化的一个重要功能，查阅功能是否高效便捷直接影响着档案质量利用率的高低。查阅利用系统包括查阅档案、日志、借阅等相关功能。

查询功能是档案信息化管理系统最基本最常用的功能，主要通过提供浏览服务查询来支持网络检索。利用关键词、分类、全文、模糊查询等功能，迅速找到所需档案全部资料。通过查询日志，准确查找到档案被借阅的时间和模式，为了提醒借阅档案者在规定时间内及时归还档案，还可以设置借阅提醒模式，保证档案及时归还。

（三）综合管理

综合管理是急救中心档案信息化管理的重要组成部分，这一模块主要包括通知公告以及常用的下载资料等等。通知公告主要发布急救中心的最新动态，保证档案管理的导向性和实效性。在常用下载模块方面，主要提供法律法规、标准规范以及各种常用表格或信息，为广大用户提供便捷高效地使用信息。此外，综合管理还为职工提供个人登录平台、密码修改、查询功能等等，为整个档案信息化管理提供综合服务。

（四）高效统计

随着社会的快速发展，尤其是爆发新冠肺炎突发公共卫生事件以来，对120急救中心的业务质量提升提出了挑战。急救中心在开展业务的过程中，做好档案高效精准统计至关重要，一是有利于全面把握阶段性业务工作特点，二是为领导决策和工作开展提供有价值的参考。因此，统计模块应该包括与统计相关的所有子功能，实现档案之间数据信息相互融通，提高档案信息的利用价值。

四、急救指挥中心档案信息化建设措施

（一）加强信息化保障

搭建完善的信息化建设平台是急救中心档案信息化建设的核心和重要依据。应该充分发挥好信息化平台聚合效益功能，指挥中心在开展业务的过程中对产生的信息资源要及时存储归档，实现各部门之间的信息互通和共享，实现各部门之间信息的有效联系。加强档案信息化保障重点集中在对所需物资、资金的保障。一是结合单位实际需要，加大硬件设施的投入，包括计算机、扫描配置仪、档案室库房的建设等等；二是做好软件设施的保障，提升软件服务水平。结合业务开展过程中档案信息化管理的需求，采购与业务发展相适应的档案管理软件，定期对档案系统进行升级改造，确保软件在信息化建设中保障作用得到充分发挥。

（二）建立完善的信息化管理机制

档案信息化管理是一个长期的过程，因此，将全生命周期理念贯穿其中对于建立健全档案信息化管理机制有着至关重要的意义。从电子档案的收集、整理、保管、统计、编研，到电子档案的利用和鉴定销毁等，严格落实《档案分类标引规则》《电子文件归档与电子档案管理规范》等业务规范细则要求，健全信息化档案管理机制，完善中心档案信息化管理体制，提升档案信息化管理水平。

（三）强化高素质人才的培养

人才是推动单位发展的第一要素，档案工作也不例外。在档案信息化推进过程中，需要有一批思想水平高、专业素质过硬的档案专业人才。一是要做好人才招聘工作，通过人才引进、公开招聘等多种形式，吸引大批高素质人才加入档案工作中。二是定期开展档案业务培训。建立日常和专项培训制度，重点对基础知识、信息化数字技术、档案理论等方面展开培训，从根本上提升从业人员专业技能和水平。三是挖掘内部兼职档案员潜力。档案工作作为各科室参与的重要工作，需要设置兼职收集员，进而提升各科室的档案信息化水平，最终推动整个单位的档案工作高质量发展。

（四）高度重视信息化安全

与传统的档案管理相比，信息安全是信息化档案管理的重中之重。一是要强化信息化系统的建设与管理。要让专业人员搭建路由器防火墙，并对数据进行实时分析，保证第一时间发现病毒并处理，保证档案不被篡改和盗取。二是要做好人员管理。安排专人负责系统管理，明确各级人员的系统权限，保证系统安全有序进行。三是坚决贯彻落实工作责任制。将信息化工作科学分解落实到人，从而降低操作风险，确保档案信息安全。