加强高校国有资产档案管理的重要性及常见问题分析

赵雨恒

摘 要：高校国有资产档案管理是资产管理中的重要一环，也是国家档案的重要组成部分。本文将对高校国有资产档案管理的重要性及目前工作中经常出现的问题进行分析，并探究相应的解决途径。

关键词：高校;国有资产;档案管理

高校国有资产 ，指高校占有、使用的，依法确认为国家所有，能以货币计量的各种经济资源的总称。高校国有资产档案，是指高校国有资产管理部门在办理国有资产登记、管理、使用过程中直接形成的一切具有保存价值的文档资料，是资产管理过程中非常重要的一环，也是国家档案的重要组成部分。因此，切实加强高校国有资产档案管理具有十分重要的意义。

一、高校国有资产档案的重要性

高校国有资产档案是资产管理部门工作的重要依据。高校资产数量大、类别多、使用分散。在通过政府划拨、采购、捐赠等途径形成固定资产和无形资产过程中，完备的资产档案就成了资产管理部门在资产购入、配置、使用、处置等方面的重要依据和真实记录。对于全面掌握高校资金使用、优化资产配置，进行有效的资产管理，防范国有资产流失起着至关重要的作用。

高校国有资产档案是高校办学的重要指导。国家教委于1996年发布实施了《核定普通高等学校招生规模办学条件标准》和《“红”“黄”牌高等学校办学条件标准》（教计[1996]154号），后因我国高等教育的发展和各项改革的推进，于2004年又发布《普通高等学校基本办学条件指标（试行）》，充分说明高校的资产条件一直都是制约高校招生办学的最根本因素。建立完备的国有资产档案，便于高校领导层真实了解学校的“家底”，进行资产效益分析，而后制定出适合本校各个阶段建设发展的计划，确保学校国有资产的保值增值，保障学校的正常办学。

高校国有资产档案为提高资产管理水平提供参考。资产档案是对高校资产管理实践活动的一种客观描述与记录，是具体的资产管理实践在档案学中的映像反应，而系统的资产档案能很好的反应高校资产管理水平，而资产管理水平是保障高校国有资产安全度和完整度的关键。通过对资产档案内容的分析、总结，资产管理部门就能从中获取及时而充足的资产管理经验，查漏补缺，进而提升学校的资产管理水平，将国有资产保值增值落到实处。

二、高校国有资产档案管理中的常见问题

1.资产档案制度不健全

由于档案工作的特殊性，在高校整个运行过程中，相较于校内的教务、财务、学工等主要工作，档案工作一直属于默默无闻的状态，并逐渐边缘化。大部分高校的档案管理部门开展工作的政策依据仅有《档案法》《保密法》《档案法实施办法》等基本的法规政策，以及不完善的校内档案管理制度。高校资产档案管理工作主要涉及档案和资产两个部门，其中肩负学校各类档案归口管理工作的档案部门几乎没有特别针对学校资产档案的整理和归档制定详细的存档标准，没有对资产管理部门的档案管理工作起到切实的指导作用;资产管理部门自身对于档案的管理认识不到位，资产档案资料的收集也是流于形式，没有将档案管理纳入整个资产管理工作中去，没有与资产的采购、使用、处置等环节紧密结合。不健全的校内资产档案管理制度，使得在实际的工作中，规范资产档案管理成了一句空话。同时，资产档案管理的主体工作承担者--资产档案管理员，也因为学校缺乏相应的制度对其工作内容进行明确的规定和严格约束，进而迷失工作目标。他们通常都处于获取资产档案的被动从属地位，收到什么就归档什么，完全缺乏规范性和科学性，资产档案管理混乱。

2.资产档案材料不完备

由于高校国有资产档案制度的不健全，资产档案中所需的存档材料没有既定的标准加以规范，资产档案管理人员的工作水平没有相应的规章制度加以约束，导致档案缺失、不完整的情况频频发生。比如，由于高校扩大规模、加速发展，资产采购量急剧增大，资产档案管理任务重而繁琐，即使目前档案管理工作日趋信息化，档案管理人员工作中仍然非常容易造成原始纸质资产档案遗失，原始电子文件因保存不善而丢失的情况。比如，当出现2019年新冠疫情这样的紧急情况，需要立即实施资产采购，那么资产管理部门往往会采取先采购后补采购审批手续方法，其后，因未能及时完善前期采购申报相关流程遗漏采购申报材料而造成资产采购档案不完整，进而出现资产漏入资产账的情况，造成国有资产流失。同时也使得采购回来的资产因档案材料不齐全，导致资产出现故障需要维修时得不到及时妥善的处理。再如，因校区搬迁或者资产经手人员工作交接而造成的原始资产档案丢失。对于高校而言，最原始的、也是最重要的资产档案就是土地档案。众所周知，2000年左右国内出现了较大范围的高校合并潮，部分学校的土地档案出现了或多或少的遗失，如原始的土地宗地图，虽然可以在后期通过重新测量得到新的地图，但是没有了原始数据的支撑，仍然会给高校的土地资产管理带来很大的麻烦。另外，在高校重组合并过程中，工作繁杂，很多批复文件也出现了保存不当的现象，给后期工作带来了不变。这些都直接或间接造成了学校国有资产的流失。

3.无形资产档案管理薄弱

除土地使用权、信息化软件类无形资产，高校无形资产还包括专利权、商标权、著作权、非专利技术等能为高校带来巨大收益却没有具体实物形态的资产。而高校对于这部分无形资产的管理一直处于低效管理状态，长期存在管理意识淡薄、管理方法混乱、评估核算缺失等严重问题，使得高校无形资产严重流失。

4.资产档案管理人员业务水平参差不齐

随着高校发展建设的日渐加快，高校的资产规模成几何倍数的快速增长，但高校的资产管理部门却普遍存在人员编制过少的问题。工作任务重、办事人员少的情况下，资产档案的整理、归档工作往往就會被忽视，即使能被注意到，最终也只能安排由部门一般工作人员兼任此项工作，甚至可能安排给即将退休的工作人员。而想要做好高校资产档案管理工作，具备专业知识背景的高素质资产档案管理员是先决条件。人手紧缺，档案管理专业知识欠缺，再加上思想上对档案工作的不重视，最终导致资产档案资料整理分类不规范、不准确，存档资料不完备，为高校国有资产管理工作的顺利开展埋下隐患，也无法发挥资产档案在高校办学发展中应起到的作用。

5.资产档案信息化建设落后

2018年教育部印发《教育信息化2.0行动计划》，各高校都在加速信息化建设，但是唯独在档案管理信息化建设方面投入甚少。即使按上级要求使用了专门的档案管理系统，但部分高校的资产档案工作仍然还是采用传统的管理模式，信息收集不及时、录入不及时、更新不及时使得档案管理信息化工作的优势未能充分体现。尤其是在教育仪器设备类档案的信息化管理方面，由于信息化建设程度不高，设备使用者基本没有办法在第一时间了解设备的具体情况，直接影响了设备的操作效果，进而影响到教学和实验效果。同时，资产档案信息化建设的落后，使得高校在盘活大型资产时基础信息获取不及时，盘活过程困难重重，不利于高校国有资产的保值和增值。

三、提高高校国有资产档案管理的具体措施

1.建立健全高校国有资产档案管理制度

想要从根本上提高国有资产管理水平，高校领导层需要将国有资产管理工作纳入学校的整体发展规划，将资产档案管理纳入学校国有资产管理工作中，切实提高对资产档案管理工作重要性的认识，按照国家规定正确划分国有资产档案管理的范围，从自身实际出发建立科学完善的资产档案管理制度，规范其收集、整理、归档等各个环节，为资产档案工作提供管理依据，保证国有资产不流失，进而探索“精准管理、高效利用”的长效资产管理机制。

2.建立高校国有资产档案管理工作考核机制

从事资产档案管理的工作人员是否能按照相关制度、规定将资产档案资料规范、正确进行分类、整理、归档，将资产档案管理工作落到实处，这需要高校建立相应的考核机制，通过合理运用评估考核活动，明确评估考核指标，激发全体资产档案管理人员的管理热情。在此过程中，学校纪检监察部门也要发挥出监督作用，加强对评估考核的过程监控工作。学校各部门安排专职资产管理员负责本部门内部日常资产登记及使用情况记录;资产管理部门设专职人员负责各部门资产档案分类汇总整理工作，档案管理部门配备专人负责学校国有资产档案资料的归档工作，切实落实资产档案管理责任，落实奖惩机制，以评促建。

3.加强与重点国有资产档案相关部门的联动

高校國有资产档案中，流动资产、房屋构筑物、教学仪器设备、以及无形资产等重点资产档案管理的基础归口部门一般为高校计财处、基建处、教务处、信息化处和科研处，国有资产管理部门在进行资产档案管理工作时，一定要加强与相关部门的联动，明确归档范围，确保资料归档及时，归档资料真实有效。

4.加强高校无形资产档案的管理

目前高校国有资产管理中，注重有形资产，对无形资产的管理很不到位，无形资产档案的管理更是一句无法落实的空话。由于相关的档案管理法规中对于“无形资产档案”这一概念，也没有很明确详细的管理条款说明。高校应该探索无形资产档案的管理途径，从无形资产的创造、使用、转让、投资与权益分配，无形资产的申请、审查、鉴定、评估等方面加强无形资产管理，强化无形资产档案信息资源开发，落实无形资产的评估工作，进而建立科学且合理的无形资产核算方法，将无形资产的价值量化，并形成系统的高校无形资产档案的管理体系。确保高校无形资产的安全，保障高校的国有资产不流失。

5.加强归档资料的安全工作

作为资产档案的归档材料，原件是最基本的要求之一。如果大量使用复印件或者打印件进行归档，那么档案作为原始凭证的性质就会大打折扣，对于原件的保存显得尤为重要，但是部分档案原件由于年份过早，且用纸作为载体，时间一长，容易出现破损或者字迹模糊，导致信息丢失，无法确保档案资料的安全性，这就要求档案管理员要重视对纸质档案的保存方法。同时，随着高校档案管理方式的日趋信息化，电子档案量成倍增长，电子档案的使用使得各类信息的共享性和融合性大大提高，但是由于电子档案在生成、传送和存储过程中易混、易损、易被修改的特殊性，资产档案管理员在工作中一定要确保电子档案的安全及真实性。另外，由于电子档案在存储方式上有别于传统档案，资产管理部门应该设定专用的存储电子档案的计算机终端，信息化管理部门也应协助完善对资产电子档案信息化设备的防护措施，切实将确保资产电子档案的真实、安全、可靠工作落到实处。

6.提高高校国有资产档案管理工作人员的专业素质

高校国有资产档案管理的水平一定程度上取决与工作人员的专业素质。所以，高校需要加强对工作人员的岗前培训及日常业务培训，加强以资产档案管理的政策、规范、细则和资产档案管理相关软件的使用为主要内容的培训，不断增强他们的理论水平、提高专业水平，强化自主工作意识，端正工作态度，提升整体工作素质。有这些作为基础，他们对工作的投入度就会显著提高，工作效率和工作质量也就能明显改善，也就更愿意主动结合自身的工作经验，创新工作方法，使国有资产档案管理工作进入良性运作的轨道。

同时，资产档案管理人员也应该保持相对的稳定，不要平凡更换，若的确需要进行工作变动，应该做到接替人员先到岗，提前熟悉资产档案管理工作，并与原档案管理员做好相关资产档案的交接，核对无误后，原档案管理员才可以离岗。

7.提高高校国有资产档案利用率

当前高校的国有资产档案工作处于“你有我就收，你查我才找”的被动局面，资产档案管理存在的问题都是在因具体任务需要调阅档案的过程中发现的，更多的时候，一旦资料被归档，档案资料就基本处于“沉默”的状态。提高高校国有资产档案的利用率，加强档案信息分析，每年年末进行一次资产清查盘点，核实档案的真实性和准确性，凸显资产档案效能管理的作用。通过分析当年及往年的资产档案，查漏补缺，总结资产管理经验、改进工作方法，提高工作水平，最重要的是通过系统的档案信息分析，寻找学校办学决策依据，提高办学决策的科学性，凸显资产档案的价值，使资产档案管理工作从幕后走向前台，从封闭走向开放，进入广大师生的视野，更好为学校的建设发展而服务。

8.进一步推进高校资产档案信息化建设

高校需要进一步推进资产档案信息化建设，借助大数据、云计算等信息技术，搭建资产档案信息管理平台，并在平台上进行相关资产信息的针对性共享。如土地、房屋类资产档案在学校基建处、法规处、计财处等部门间的共享，教学仪器设备类资产档案在各院系间的共享等等。借助信息化平台，发挥并扩大资产档案的作用。

9.加强国有资产档案管理的宣传工作

高校要不断加强国有资产档案管理的宣传，可以将学校建设发展过程中因资产档案管理不到位而导致国有资产流失的实例收集、筛选、装订成册，下发给各部门学习，不仅能够使领导层充分认识到资产档案管理的重要性，使资产档案管理人员加深对自己工作的认同感和责任感，也让广大师生建立对于资产档案管理工作基本的认识，各个环节一起努力，才能使国有资产档案管理工作变得更加科学，保障高校国有资产的安全性和完整性，为高校的建设发展做出贡献。

综上所述，加强高校资产档案管理，切实落实管理责任，按照新时期高校发展的特点和具体要求，提高高校资产的综合管理水平，是高校资产管理工作者需要积极探索的目标。

参考文献：

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（作者单位：陕西省安康学院）