档案管理信息化的科学发展路径与创新研究

文/申丽君

（南宁市秀和物业服务有限责任公司）

在二十一世纪，随着互联网应用体系逐渐成形，也将我国推入到“信息大爆炸”时代之中。在此情况下，与过去相比，社会环境发生了天翻地覆的变化，尤其是在信息领域。同时，日渐繁杂的信息环境，也为档案管理工作提出了更加严格的条件，唯有充分运用信息工具的优越性，才能够在时代浪潮的冲刷下脱颖而出，并为社会发展作出更大的贡献。由此可见，信息化改革是档案管理工作未来发展的正确途径，必须要引起相关人员的广泛关注。

一、档案管理信息化改革的优越性

自信息技术萌生以来，凭借其技术上的优越性，对社会方方面面都造成了巨大的冲击，档案管理工作也不例外。通过推行档案管理信息化改革，可以大幅度提高工作质量，降低工作压力，实现工作成果新突破。在接下来的文章之中，将会通过对比传统档案管理模式与信息化档案管理模式，更加直观地体现出信息化革新的优越性和重要意义。

（一）有助于档案的传递与储存

在传统档案管理模式之中，档案一般都是将“纸张”当作信息载体，会受到诸多物质层面的束缚，一方面档案信息传递受到空间距离的限制，尤其是在我国这么一个幅员广阔的国家之内，虽然交通工具有了较大革新，但要想跨越祖国的大好河山，依旧需要很长的时间，导致档案信息传递缓慢；另一方面，纸张容易损坏，需要打造良好的储存空间，特别是在当下信息大爆炸的时代之中，档案所包含的信息量显著提高，对于储存工作也提出了更大的挑战。而在档案管理信息化改革之后，可以实现档案信息由“线下”到“线上”的转变过程，借助于独特的数据信息形式，既能够实现跨空间信息的即时传递，也能够将档案信息储存到小小的电子元件之中。另外，因为数据信息具备可复制性，且较为简单，可以设置多个备份，即便是某一部分档案信息损坏，也能够将损失降到最低[1]。

（二）有助于节约社会资源

近几十年来，借助于科学的曙光，人类文明迎来了高速发展的黄金时期，人口数量和生活条件都有明显提高，也因此对自然资源的需求量越来越高，逐渐超出自然环境的承载范围之外。在此情况下，环保低能成为时代发展的主旋律。而在传统档案管理工作之中，单个档案信息的记录不需要太多的林木资源，但数以亿计的人口必将衍生出巨大的档案记录需求，所消耗的林木资源不在少数。而在信息化档案管理模式之中，档案信息载体不再是“纸张”，而是互联网中一串串的“数据”，所消耗的自然资源微乎其微。

（三）有助于提高工作效率

从某种意义来说，信息技术能够大幅度提高信息传递速度和信息处理效率，本身就是“高效率”的代名词。将其融入档案管理工作中去，更是可以将众多繁杂的档案信息有条不紊地管理好。首先，相比较于信息工具，纯粹的人工信息输入方式，不仅耗时较长，且容易出现各种误差，在推行信息化革新之后，档案管理工作会向着更加精密化的方向发展；其次，在传统档案管理模式之中，档案文件被储存在同一区域，想要在众多的文件中找到所需的档案，即便是在索引目录的帮助下，也往往需要耗费较多的时间精力，但是在信息时代，只需要通过检索软件轻轻一点，就能够在第一时间获取所需信息[2]。

二、档案管理工作信息化改革过程中的难点和不足之处

（一）受到工作惯性思维影响，对信息化重视程度不足

在任何健康的工作环境之中，员工通常会在积累大量工作经验后，迈入更高的工作岗位，为工作发展作出更大的贡献。在此情况下，上层管理员工的年龄普遍较大，也较为稳重，并有丰富的工作经验，也有助于其作出正确的工作指导。但也正因此，受到刻板工作理念和惯性思维的影响较大，再加上对信息技术了解不足，难以认知到信息技术的优越性，对于档案管理工作革新的支持力度不足。同时，基层员工的信息化成果得不到有效承认，晋升空间有限，长此以往，必将在极大程度上打击员工的工作积极性，进而导致工作成果进一步降低，更加得不到上层领导人员的关注和重视，由此陷入到一种难解的“恶性循环”之中。

（二）信息防护意识薄弱，档案安全得不到有效保障

尽管有部分员工依旧秉承着传统工作思维，未对信息化革新表达出足够的重视程度，但随着社会信息化程度不断加深，改革的洪流不可阻挡，档案管理工作之中也不可避免地采用了或多或少的信息手段。但是工作思维却没有得到根本性改变，依旧是在用传统思维去运用信息工具。在此情况下，在考虑档案安全问题的时候，也首先从火灾、水患等物理层面去考虑，而这对信息化档案管理工作的影响微乎其微，于是，部分员工片面地认为安全防护工作无关紧要。但实际上，在信息化档案管理工作模式之中，安全隐患通常不来自现实层面，而是来自信息层面，各种信息攻击手段往往令人猝不及防[3]。

（三）员工缺乏信息素养，能力与工作需求不匹配

随着社会体系日渐发达，各行各业的技术含量都有所提高，对于高素质人才的依赖性也显著增大。唯有在高素质人才的支撑下，才能够凭借自身的远见卓识，立足于大局角度，综合考虑各方面因素，制定出最为科学合理的发展规划，为档案管理信息化革新指明正确的道路，并且，依托于强大的执行力，进而保障各项工作进程有条不紊地稳定高效推进。但是在档案管理工作之中，因为在传统模式下与信息领域之间的交叉点较少，甚至如同两条互相平行的线段一般，这就导致在招聘档案管理人员时，并不会着重考虑员工信息素养的高低，使得员工信息素养只是约等于大众平均水平，固然能够娴熟地使用一些带有普遍性的信息工具，但是面对专业性信息工具的使用难免会有力不从心之感。

（四）“重软件，轻设备”的信息化建设困局

由于对信息技术的片面认知，部分员工错误地以为信息技术属于信息领域，与现实世界之间的关联度不高，在信息化改革的过程之中，只需要关注于软件平台的搭建与完善就可以了。但实际上，信息世界的运转与现实世界之间存在着千丝万缕的联系，唯有在良好硬件设备的强力支持下，才能够保障信息世界的高速运转；反之，硬件设备上的不足，也将集中体现在信息技术运行缓慢上。同时，相比较于软件，硬件设施需要更多的资金投入，在现代经济社会之中，唯有在强有力的资金支持下，才能够获得更前沿、更先进的硬件设施。

三、档案管理工作信息化改革优化调整的方法措施

（一）多种手段并行，加强档案管理信息化工作的普及与推广

思想是一切行为活动的根本指导，唯有在思想上表达出足够的重视程度，才具备取得重大工作成果的基本前提。要想切实增强内部重视程度，首先，要将对信息化革新的重视融入文化建设中去，任何一个机构要想做大、做强，都必须要做好文化建设工作，凝聚自身的“精气神”，将信息化建设口号添加到文化建设中，能够在潜移默化之中影响员工思维，帮助其树立正确的认知；其次，应当做好宣传工作，让更多的人员意识到档案管理信息化的重要意义，以及所能够产生的积极影响。在此过程中，一方面要优化宣传内容，在其中适当添加一些趣味性因素，以此增强宣传内容的可读性，激发出员工的阅读热情，另一方面要改进宣传方式，意识到在互联网时代，传统媒体虽然权威性依旧，但社会影响力不断衰退，必须要做好新媒体宣传布局工作，才能够取得更好的宣传效果[4]。

（二）增强信息防护意识，构建档案安全防线

档案上记录着人员的大量核心信息，一旦泄露，被不法人员所窃取，必将对人民群众造成极大的经济损害。故而，在档案管理工作开展过程之中，一定要将档案安全防护工作放在首位。但是，在信息化改革之后，需要“从无到有”构建出全新的档案安全防护网络。信息技术本身就属于前沿科技，信息防护工作更是具备极高的技术含量，档案管理人员毕竟不是专业人员，即便经过内部培训，也无法胜任信息防护工作，更构建不出健全、无漏洞的档案防线。在此情况下，必须要寻求专业人员的支持与帮助，邀请高素质信息人才设计专属防护系统。

（三）健全人才机制，提高信息素养

首先，在招聘机制上，可以通过提升招聘条件、提高招聘待遇等方式，吸引更加优秀的人才前来应聘，从而“优中选优”，选拔高素质信息人才，设计出符合企业实际的档案系统；其次，在内部培训计划上，应当根据现实工作需求，添加信息技术培养内容，不断提高内部员工的信息素养，以便于员工熟练使用档案系统，使文件材料从办理开始到最后结束就自动归档，从而提高工作效率，并且，因为员工都有着本职工作，事务比较繁重，无法每天都抽出大量的时间去参加培训，可以借助于信息技术搭建网络学习平台，将教育资源整合到网页上，以供员工利用“碎片化”时间，随时随地参与培训活动；最后，对于高素质人才来说，相比较于一时的薪资待遇，更加看重长久的发展，应当进一步健全晋升机制，构建出“公开透明”的上升通道，将晋升机制与评价机制相挂钩，以评价结果作为员工晋升的重要参考，能够让有能力的员工步入更高的岗位，发挥出更大的价值，营造出个人与机构“共赢”的和谐局面。

（四）加大资金投入，做好硬件支持工作

档案管理信息化后，对防泄密技术升级方面的内容，应有硬件支持，可以快速存储和查找，也可以防止信息资料外泄。

（五）在档案管理信息化建设过程之中

软件与硬件就是其“两条腿”，任何一条腿存在明显短板，都会导致信息化改革道路走不长远。唯有加大资金投入，采购最前沿的硬件设备，才能够为软件提供良好的运行条件,从而做到快速存储和查找，也可以防止信息资料外泄。同时，当下市场中各种硬件设施应有尽有，并且顶尖硬件设备价格比较昂贵，一旦采购不适用的硬件设备，不仅无法有效防范信息泄露问题，也会造成大量不必要的经济损失。针对此，可以组织相关人员前往其他机构参观学习，了解其他机构所采购的硬件设施，站在一个客观的角度，能够更加清晰地观察到硬件的各项性能以及防泄密能力。另外，考虑到不同的机构存在不同的工作环境和工作需求，适合于其他机构的硬件设施，不一定完全适合于本机构，应当开展“试点”工作，并设置相应的对照组，以此明确该硬件设施的实际效果[5]。

四、结语

总的来说，档案管理工作推进信息化改革，既是新时代的大势所趋，也是提高工作质量的内在需求。唯有顺应时代进步的浪潮，紧跟社会发展的浪潮，才能够展现出更加旺盛的活力和生命力。同时，这也是贯彻“实事求是”基本原则的集中体现，立足于信息化的现实环境，因地制宜，采取最有利的工作形式，构建出与时代需求相匹配的工作新模式。但值得注意的是，信息化时代刚刚拉开帷幕的一角，档案管理工作信息化建设途中还将面临许多困难，需要全体员工的共同努力、共同奋斗，才能够寻求到最正确的科学发展路径。