大数据背景下高校档案管理模式的变革与发展

文/王学娟（承德医学院）

在高校运行的过程中，档案管理部门是高校各项历史资料以及数据资源的管理主体，承担着档案管理、服务、信息提供、信息共享以及决策等重要职责。

大数据技术是近些年兴起的新型技术，其自身具备较多优势，能够进一步促进各项工作质量和工作效率的提升。因此，在档案管理工作中引入大数据技术能够进一步促进档案管理模式的升级与优化，充分挖掘出档案信息资源中所蕴含的巨大价值，这将会为高校的发展带来较大的帮助。因此，大数据背景下，高校档案管理模式的变革和发展对于高校的整体发展来说有着至关重要的作用。

一、高校档案管理模式发展现状

高校档案管理模式在发展的过程中体现出了其次生的特点，由于档案管理在高校发展的过程中并没有受到应有的重视，所以档案管理工作通常会存在一定的不足，例如：现阶段高校档案管理工作的展开主要依靠相关职能部门，根据归档范围、期限等基本要求对需要归档的材料进行全面性的收集、分类以及整理，然后将材料资源录入到档案管理体系中，同时上传相应的电子版材料，然后将这些已经形成的资料移交到档案管理部门进行管理。换言之，档案管理部门通常会存在严重的被动接收的情况。与此同时，虽然各个高校在档案管理工作发展的过程中都致力于大力推进档案管理的数字化建设，但实际情况数字化资源的占比依然较小，而且整个档案资源的利用率较低，很多高校都会“重藏轻用”，缺乏对档案信息的整合以及深度挖掘，这将会使档案资源长期处在“休眠”状态，不能发挥出自身的重要价值。

由此可见，虽然得益于各种先进技术的支持而使档案管理工作获得了更好的发展，但是在实际情况中，档案管理工作所面临的问题依然不容乐观。

二、大数据为高校档案管理带来的挑战

大数据技术在高校档案管理工作中的应用为档案管理带来了一定的挑战，其主要体现在以下几方面：

（一）观念方面

高校在以往的档案管理工作展开的过程中已经形成了固定的模式，判断价值→确定年限→整理保存→提供服务，这是传统档案管理的一般工作思路，而且这一工作思路已经在档案管理人员的思维中形成了固化模式。然而在大数据背景下，这些已经固化的管理观念受到了一定的挑战，整个管理观念更加倾向于信息化和数字化模式，强调的是档案本身的利用价值和服务功能。这一观念的转变使得档案管理工作面临着一定的挑战。

（二）使用方面

在以往的档案管理工作中，通常都是以纸质档案为基础为相关使用者提供查询和使用服务的。而在大数据技术的支持下，档案数据信息已经转化为数字化信息资源，相关查询和使用工作仅仅需要到系统中对数据资源进行调取就可以使用，同时也不会影响档案数据信息的传播和二次开发使用等功能，这对于深度挖掘档案数据资源的价值，并且更好地实现档案数据信息的服务功能有着非常重要的意义。

（三）安全方面

在以往的档案信息管理过程中，对于纸质档案的保护通常会从人防、物防、技防等多个角度入手，只要保证能够从上述角度对纸质档案资源进行保护，就能够保证档案数据的安全。而在大数据时代下，档案信息资源的安全也面临一定的挑战。在大数据技术的支持之下，档案数据都实现了信息化和数字化，而基于互联网的管理模式通常会面临一定的安全威胁。例如：设备在运行的过程中会受到外界因素的影响而存在一定安全威胁，导致档案数据容易丢失。而信息终端也较为容易受到网络病毒、黑客的攻击，相关档案数据信息可能会被恶意篡改或失窃。

（四）人才方面

在以往的档案管理工作中，档案人才只要具有相应的管理专业知识以及认真严谨的工作态度就可以胜任相关工作，但是在大数据时代下，由于先进技术与档案管理工作之间的有效结合，使得该项工作对于人才有了更高的要求。档案管理人才不仅要具备档案管理相关知识，同时也要掌握计算机操作技术、网络技术、数据处理技术等相关技能，更加需要复合型人才来为档案管理工作的变革提供更多的支持。

三、大数据为高校档案管理带来的变革

大数据技术在高校档案管理工作中的应用，为其带来了一场变革，在管理模式、开发利用等方面有了更大的变化。

（一）档案资源获取的主动化发展

在大数据技术的支持之下，高校档案管理工作展开的过程中，档案资源信息的获取已经开始从传统的被动式逐渐向着主动获取的方向发展。相关管理人员可以利用计算机、互联网等直接从各个网站、管理系统中获取相应的数据信息，改变了以往被动式接收的局面，让信息资源的获取更加便捷、高效。现阶段，很多高校都将档案管理系统与各个职能管理系统进行无缝对接，并且借助大数据技术实现了自动归档，电子文件、视频以及音频资源等都已经进入到档案资源管理数据库中，自动化水平较高。

（二）档案管理的数字化覆盖

在大数据的支持下，高校档案管理逐渐实现了数字化覆盖，都建立了数字档案管理，并且对管理方式进行了全面的改革。在数字化建设的过程中，不仅扩大了档案信息资源的总量，同时也加强了数字化档案资源库的全面覆盖。大数据技术的支持以及档案管理工作的开展要求，使得高校不断推进“存量数字化”，并且在与各个系统进行对接的过程中持续推进了“增量电子化”，进一步丰富了数据资源的总量，促进了档案管理工作的现代化改革。

（三）档案资源的高效化开发和利用

大数据时代，高校档案资源得到了更加高效化的开发和利用，档案管理的职能开始向着科学管理、优质服务以及快捷传播等方向发展。在新的发展背景下，“藏用并重”新思维的应用，对现有的档案资源信息进行了深度整合与挖掘，加强了不同类型信息之间的关联性，挖掘了数据信息内在的规律，并且为高校发展过程中的科学决策提供了有力的保障。

四、大数据背景下高校档案管理模式的发展路径

根据上述内容可知，在大数据发展背景之下高校档案管理模式也发生了一定的变化。在大数据技术的支持下，为了能够促进高校档案管理模式进一步改革、有效提高档案管理的综合水平，应当从多个角度来促进档案管理模式的发展。

（一）建立现代化档案管理理念

在大数据发展的背景之下，高校档案管理的模式已经发生了较大的变化。为了能够有效适应这种变化、更好地发挥出档案管理工作的服务职能，应当从根本上对管理理念进行转变，建立现代化档案管理理念，将“大服务”理念有效融入档案管理工作中。

第一，个性化服务理念。档案管理部门应当树立个性化服务理念，通过大数据技术充分挖掘师生、各个职能部门的档案利用需求，然后根据不同的需求，来为其提供更加精准的档案利用服务，满足不同群体的个性化需求。

第二，价值增值服务理念。在大数据技术的支持下，档案管理工作应当树立价值增值服务理念，通过对档案资源的自动分析来为学校智库注入更多活力。例如：通过各种报表数据信息建立与学校发展、师资队伍建设以及科研等方面的关联模型，甚至预测各方面工作的发展趋势，为高校的发展提供更多的价值增值服务。

第三，拓展服务方式理念。在大数据技术的支持之下，档案管理工作人员应当树立拓展服务的理念。例如：充分利用移动互联网技术建立相应的公众服务平台，对档案管理相关资源进行适当展示，传播校园文化的同时也能够开展线上服务，通过多种方式和途径为更多人提供档案资源服务。

（二）推进档案管理的标准化建设

大数据背景下，档案管理工作应当逐步实现标准化建设，只有实现标准化的档案管理，才能够为档案管理现代化建设提供更加坚实的基础。

第一，制定标准化制度。在档案管理相关工作展开的过程中，无论是资源的接收还是档案信息的归档，抑或在电子档案信息资源存储、查询、利用和管理等方面，都应当建立标准化制度，为相关档案管理工作的现代化建设提供制度保障。比如：电子档案信息安全保障制度、电子档案信息查询与利用制度等。

第二，制定电子化标准。为了能够让档案信息资源管理更加高效化，应当制定电子化标准。针对档案的来源、部门以及相关人员等做好相应的宣传和培训，制定电子化标准，从源头上保证档案数据信息的标准化发展，减少数据之间存在的矛盾问题。

（三）推进档案管理的信息化发展

在大数据背景下，高校档案管理工作要加快脚步推进信息化建设和发展。

第一，加大投入力度。在档案管理工作信息化建设的过程中，必然会需要一定的软硬件设施来作为支持，因此，高校应当根据档案管理工作发展的实际需求来购置一定数量的软硬件设施，并且对其进行定期更新、维护、升级等，保证设备方面的先进性，满足档案管理信息化建设的基本需求。

第二，加强客户端建设。在档案管理信息化建设的过程中，高校应当加强客户端的建设。可以考虑在现有的软件中选择适合档案管理的软件进行使用，更好地满足档案资源的查询、检索、管理等需求。此外，为了能够让客户端更好地满足档案管理工作的特殊需求，可以考虑与第三方研发机构共同进行管理软件或平台的研究与开发，定制个性化管理系统。

（四）建立并完善档案安全保障系统

在大数据背景下，档案管理的信息化建设必然要面临安全方位的威胁，因此，需要建立并完善档案安全保障系统，以此来为档案信息资源的安全提供有效保障。

第一，物理安全保障。该类型的保障主要是指对档案管理部门的场地、场所等进行安全保障，包括场地的防火、防潮、防盗、防人为损害等，通过多种方式来保证场地的安全性。虽然档案管理正在向着电子化方向发展，但是物理安全保障依然是重点，是整个安全保障的基础。因此，高校需要在物理安全保障方面给予足够的重视，制定相应的安全保障制度，并严格按照制度执行安全管理工作。

第二，网络安全保障。面对病毒入侵、黑客恶意攻击等网络安全问题，应当通过多种方式来加强网络安全保护。例如：提高高校网络防火墙等级、购买网络安全专业软件、定期对系统进行病毒查杀和漏洞修复、定期进行安全软件的升级等。高校需要派遣专门的网络管理人员来对整个网络的安全进行有效维护，保证档案管理网络环境的安全性。

（五）加强档案管理人才队伍建设

大数据时代下的高校档案管理工作对于管理人才的需求是十分迫切的，因此，高校应当以大数据技术之下的档案管理工作的特点为基础，加强档案管理人才队伍的建设。

第一，加强人才的引进。高校应当引进更多高素质的人才，特别是兼具档案管理能力以及计算机操作能力的高素质人才。例如：在档案管理部门人才招聘和引进的过程中，将重点放在档案管理技能以及计算机网络操作技能等方面，制定相应的量化指标对人才综合水平进行考核，使其本身的能力能够满足档案管理发展的实际需求。同时要制定与之相匹配的福利待遇来留住人才，并且为人才提供更多的发展和发挥空间。

第二，加强人才的培训。对于高校现有的档案管理人才来说，应当通过多种方式来加强人才的培训，通过各种培训来提高档案管理人员的综合水平。例如：可以通过讲座、交流会、线上学习等方式来对档案管理人员的现代化管理能力、计算机操作能力、数据挖掘能力等进行全方面的培训，使其综合水平得到进一步的提升，与档案管理的发展需求更加匹配。

五、结束语

综上所述，在大数据发展背景之下，高校档案管理工作也面临着一定的挑战，包括理念、使用、安全以及人才等多个方面的挑战。在这些挑战之下，高校档案管理工作也发生了一定的变革，开始向着主动化、信息化等方向过渡，主动服务职能更加凸显。为了能够更好地适应大数据时代的发展特点，高校档案管理工作应当要从多个方面来进行改革发展，从理念改革、标准化建设、信息化发展、安全保障以及人才等多个方面来为档案管理工作水平的提升提供有效支持，促进档案管理综合水平的进一步提升。