浅析高校院系党政办公室提升工作效率的技术解决路径

钱宏宇

摘要：高校院系党政办公室提升行政工作效率在技术层面存在着传统固有经验不足、工作完成时限缺失、信息共享障碍等问题，针对这些问题，提出了制作工作指南、工作完成时限可视化、实现信息自由共享等三个技术解决路径。

关键词：院系  党政办公室  工作效率  技术

院系党政办公室是高校二级院系的中枢部门，它承担着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等功能，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是学院的信息中心、服务中心、参谋中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能，代表着院系的行政管理水平，其行政工作效率的高低直接制约和影响着全院各项工作开展的好坏。

一、高校院系党政办公室提高行政工作效率面临的技

术层面困境

1.传统固有工作经验的不足带来挑战

高校院系党政办公室的工作虽然繁多，但是却有着较强的规律性，并且对工作的效果要求非常高。一直以来，高校院系党政办公室工作人员在开展工作时，凭借的是存在脑海里的既有工作经验，这种工作经验来自上级的指示、自我工作经验总结，对完成工作起到了很好的促进作用。然而，这种工作经验并非完美无缺，首先，这种工作经验并没有经过第三方的论证，而个人在能力方面是存在缺陷的，所以在一定程度上这种工作经验是不科学的;另外，这种没有经过文字化的工作经验，在每次使用时都是不全面、不一致的，受到当时各种因素的影响，反映在工作效果上面也是不一致的。

2.工作完成时限的缺失带来障碍

工作完成时限的缺失在院系党政办公室很常见。一种情况是没有设定工作完成时限，由于工作内容繁多，很多任务都是领导口头布置给下属完成，并没有交待工作的完成时限;另外一种情况是虽然设定了工作完成时限，但是从领导到普通成员都没有重视，只因为“设定了完成时限”这个事实就感到满足了，原因可能是对工作完成时限的监督需要耗费大量的精力和时间，所以很多领导在布置了工作完成时限后就将其抛之脑后。还有一种情况是即使设置了工作完成时限，也会有人不遵守，有的成员就算工作任务不是很重，往往也很难按时完成，给出的理由是“因为别的工作需要忙”或者“突然有人找他做别的事情”。

3.信息孤岛的存在带来不利影响

信息的不对称以及信息沟通不及时或信息获取所需时

间长是阻碍院系党政办公室行政工作效率提升的一个障碍。高校院系党政办公室主要职责可以分为党建、组织、人事、财务、后勤保障等等，各类工作由专人负责，产生了大量的文字材料，这些文字材料是关于各项工作的宝贵信息，对其的良好运用能够提升工作的质量和效率。而事实上，并非每个成员都愿意把自己掌握的信息共享出来，同时院系党政办公室也缺乏一个共享信息的机制，这样就大大增加了信息获取的时间，加大了信息获取的难度。比如办公室经常会遇到这样的场景，当紧急需要某项材料时，恰好材料的提供人出差在外，或者当某位成员在工作调动时由于材料档案的交接产生信息的丢失。

二、提升高校院系党政办公室行政工作效率的技术解

决路径

1.制作科学的工作指南

制作工作指南对提升高校院系党政办公室行政工作效

率有很多好处，一是优秀的工作经验得以让全体办公室成员共享，个人经验变成集体的财富;二是制作工作指南使工作标准化，无论由什么人来执行，都能达到同样的标准，通过不断改善，能够促进集体的整体进步;三是工作指南同时也是不断传达集体理念的工具，只要不断传达，就能统一团队成员的目标;四是制作指南的过程中，能够让人重新审视平时不太注意的一些工作，比如审视每一项工作的意义，也就得到了深入探讨工作方法和态度的机会。鉴于以上好处，制作工作指南对提升办公室成员的行政工作效率就显得非常有必要。但是制作一个优秀的工作指南，并非简单的工作总结，而是一个科学的过程。首先，工作指南的制作不应是“自上而下”，而应该是“自下而上”，同时指南的制作还不能由某个人员独自负责，必须是办公室全体人员参与其中，这样才算是一个成功的指南;其次，指南制作完毕后，还需要听取师生的意见，同时还应该随时由全体成员进行内容的更新;最后，指南不能太过复杂，而是需要达到“容易理解”的终极状态。

2.设定可视化的工作完成时限

讓工作完成时限可视化是提升高校院系党政办公室行政工作效率的另外一个路径。第一种机制是“时限公告”，张贴在办公室或者会议室内，办公室主任每次向成员分配工作时，都将负责人和工作内容、完成时限记录在时限公告上，对是否在规定的时限内完成工作进行不同的标记。这样一来，就能够一目了然地看出谁正在进行什么工作，并且进行到了什么程度，给负责人带来了一定程度的紧张感。另外一种机制是在办公室内部建立一个DINA系统，所谓DINA系统，是Deadline（时限）、Instruction（指示）、Notice（联络）、Agenda（日程）的首字母缩写，这个系统能让办公室内部共享所有的业务指示和联络事项等内容。比如每次会议结束后，办公室主任制作工作事项内容，上传到DINA系统，供全体人员进行浏览，若办公室成员没有浏览任务内容，画面上会有相应的符号提示，若工作按时完成或者临近工作时限还没有完成，系统就会给工作负责人发送相应的提醒，而这一切都是全员可视化。这些机制能够达到两种效果，第一个效果是可以更好地执行PDCA周期，第二个效果是确保工作内容不被遗忘。到达时限规定的日期后，办公室主任向成员确认工作的完成情况，若没有完成，则检讨问题背后的原因，以便探讨详细的应对措施。

3.实现信息的自由共享机制

为了避免信息独占或是信息孤岛现象，就不能将“个

人”与“工作”联系起来，而是要将“个人”与“组织”相联系，因此要养成信息共享和积极沟通的习惯。文件材料生成后，在内容可以分享的前提下，将其电子版上传到共享的文件夹内，给办公室的每个成员授权可以查看文件材料的权利，这些文件材料的内容可以由办公室成员自由拿来使用，这样就彻底实现了信息的可视化，当办公室成员在工作中需要某些信息时，可以以最快的速度迅速找出来。只要能够让信息实现共享，就能简化同事之间的交流，也能增强信息的流动能力。

参考文献

[1] 张向耀. 新形势下高校院系办公室提升工作效能探析[J]. 办公室业务，2021（15）：15-16

[2]庞宝鑫.管理学视野下高校院系办公室提升行政工作效能初探[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2017，30（01）