基于AI的智慧查档系统架构设计及应用效果——以上海体育学院为例

栾 江 贾颖华

近年来，人工智能技术取得了前所未有的发展成果，在很多领域内都扮演着不可或缺的角色，比如自动驾驶、机器人等。文中上海体育学院将人脸识别技术融入高校档案利用综合业务，对接云端AI开放平台开发的远程智慧查档系统改变了大学档案馆档案利用服务模式，终结了调档人必须亲自来校办理查档业务的历史，是大学“让数据多跑路，让群众不跑路”AI+业务的创新型应用[1]30。这套系统开发完成后正遇到新冠肺炎疫情，系统自带的“无接触”属性，使上海体育学院档案馆即使在疫情期间也没停止过对外的档案利用服务。基于AI技术的远程智慧查档系统不仅得到查档人的高度评价，同时也得到档案馆界同行们的高度关注。

研究主要从基于AI技术的远程智慧查档系统的创新点、架构点、功能点展开，并辅以数据统计分析，总结出系统的应用效果，希望能对其他学校、企事业单位的档案利用服务提供参考。

一、系统创新

查询文献发现学者们提倡构建“资源、管理、服务”三位一体的档案体系架构[2]17，以实现“面向资源”到“面向服务”的转变[3]245，希望通过平台建设实现传统的档案馆快速转型为智能化、个性化、全服务的智慧档案馆[4]76。但文献以平台框架形式呈现为主，缺少智能技术融合应用的创新案例。项目组研究开发的系统正是AI开放平台与我校基础平台融合创新的产物。

1.引入成熟、可信的AI开放平台。通过调研发现，上海体育学院是上海高校第一家使用AI人脸核验身份提供远程查档服务的学校。校档案馆提供查档服务，首先需要档案管理员核验申请人的身份，确认查档人为校友或在校师生后为其调取相关档案，并将盖有档案章的档案扫描件或复印件给予查档人。因此，技术上首先需要解决的就是如何准确辨识出异地查档人的真实身份。我们的解决方案是共享权威机构的公民人脸库，调用成熟的AI人脸识别技术完成异地查档人的身份核验。通过反复测试，系统对接了人脸识别率高、算法世界领先、提供Open API（Application Programming Interface，应用程序编程接口）调用的某知名成熟AI开放平台，调用权威数据源，精确判断用户身份真实性，从而解决了“谁是谁”的问题。另外，查档人身份核验后还需在线提交在校期间的关键数据，如毕业年份、毕业院系、专业、学位证、毕业证等，通过信息匹配进一步确定他的校友身份。

2.基于已有平台的快速开发集成模式。调研还发现上海体育学院也是全国第一家在自建网上办事平台启用AI人脸核验身份技术开展校友服务的大学。该系统在完成校友身份核实后，申请人的查档需求就会在多个档案管理员之间流转，有负责信息登记、转办、统计的，有到库房调取档案的，有扫描或复印的，有负责盖章的，还有负责档案快递服务的。基于学校档案馆和信息办人手少的现状，我们没有采用档案馆独立采购远程查档系统的模式，而是利用学校原有的网上办事平台做二次开发和接口集成。网上办事平台的移动端已集成企业微信、校园统一身份认证、统一消息推送（微信消息、手机短信、邮件）等功能，以上功能全部都直接复用于智慧远程查档系统，做到了系统集成的事半功倍。而采购独立远程查档系统的单位则需要让第三方公司就统一身份认证、移动端入口、消息推送接口、数据交换等多个接口分别做集成实施，耗时耗钱。如不做，新的远程查档系统就会变成单位一座新的“信息孤岛”。这套方案不仅减少了档案管理员学习和使用另一套新系统的时间成本，而且档案管理员还会在学校网上办事平台上办理面向校内师生的其他服务，校档案馆用实际行动提升了业务信息化水平，对学校“一网通办”事业作出了贡献。另外，由于网上办事平台的查询、统计功能可以多流程复用，因此与其他高校采购新的远程查档系统相比，上海体育学院基于网上办事平台的远程查档系统不仅开发集成周期更短、功能更全、成本更低，还减少了技术人员的系统培训、运维成本，档案馆老师也只需关注业务需求本身，不必为系统管理、运维犯愁。此方案新在“共享”，结果就是“共赢”。

二、系统架构

基于AI技术的远程智慧查档系统整体架构（如图1所示），AI开放平台提供人脸识别接口供远程查档系统调用；查档移动端UI（User Interface，用户界面）功能和网上办事平台上校友查档申请流程是用户能感知的功能模块；学校的数据中心平台按统一的信息标准存放系统产生的数据，并在数据量积累到一定程度后通过ETL（Extract-Transform-Load，数据抽取、转换、装载）工具软件生成档案利用主题数据库；学校的基础设施平台提供远程查档系统部署所需的网络、计算资源等；利用BI（Business Intelligence，商务智能）工具软件，基于档案利用主题数据库进行数据可视化分析，为软件迭代和档案利用服务优化提供决策支持；另外，系统必须遵循学校的统一信息标准，并在统一安全监管下运行。

图1 基于AI的远程查档系统架构示意图

该系统架构的特点是低耦合性、高扩展性、低风险性。从架构图中读者可以直观地看到系统各部分之间都是低耦合的，也就是说在各部分接口开放的情况下可以自主替换某部分，而不会影响系统整体功能。比如，市面上出现资费更低的人脸识别AI平台，工程师只需要修改架构图中的接口语句就可直接替换，其他部分无需改动。架构图中都是平台产品，高可用、高性能、跨平台，使得系统架构具备很强的可扩展性。比如，当档案馆老师提出查询、统计、报表新需求时，工程师可以直接在网上办事平台快速开发上述功能。关于档案利用方面的数据交换、分析、挖掘都可以在数据中心平台上应需扩展。不少单位对采购人脸识别系统保持观望态度，是因为担忧指纹、人脸这些重要生物特征数据存放的安全问题。系统架构图中云端的AI开放平台以及人脸库管理责任在提供云平台功能的企业，学校系统里并没有存放查档人生物特征，因此可以消除学校对这类敏感数据安全监管的压力。另外，系统数据统一存放在学校内网的数据库里，数据中心平台会对库里的身份证、毕业证、学位证等敏感数据做脱敏处理。这样“云网合一”，内网安全的架构设计使系统安全得到保障，从而降低了系统的使用风险。

三、功能描述

1.智慧查档系统入口。查档人可在学校“网上办事大厅”、“SUS档案馆校史馆”公众号、“上海体育学院校友会”公众号里找到“远程查档”移动端入口。

2.AI身份核验后提交查档申请。查档人根据文字提示在手机移动端完成人脸身份核验，在线提交查档申请。

3.其他管理功能。查档人提交查档申请后，档案管理员会收到待办手机短信，企业微信App也会收到校友查档流程发给档案管理员的消息提醒。档案管理员可在PC端或手机终端查看、处理校友查档申请，反馈办理进度，查询统计办件等等。

查档人可以通过手机端“查档进度”随时跟踪查档申请受理情况。当档案管理员处理完查档申请后，系统将会给查档人发办结短信，告知其查档结果，所需档案材料也可通过快递送达异地查档人手里。

四、应用效果

上海体育学院师生规模小，往年查档人次在600次左右。系统2020年6月上线，三个月就达到了往年1/3的办件量。截至2020年9月30日，档案管理员已通过系统办结281人次的远程查档，其中选择上门自取档案的94人次，选择物流传递档案的172人次，约占查档总人次的61%。我们以系统里常住地为四川省巴中市的校友为例，此系统可免去他乘坐飞机来回查档的费用，还省去了他来回奔波的时间成本。

本项目投入经费少，社会效益较大。系统上线彻底解决了查档人必须带齐证件、跑腿奔波、排队等候的难题，节省了查档人的时间、精力和财力。该系统满足了广大师生和校友对档案利用的需求，提供了更加便捷的档案利用服务，特别是在疫情期间，真正实现档案查询利用的“无接触”和“零跑腿”。这是凝聚业务和技术部门智慧的创新研究应用，也是档案馆和信息技术部门协同创新的价值体现。

五、未来工作

虽然这套系统已达到预期设计目标，但项目组会将积累的数据进行抽取、清洗和转换，设计档案利用主题数据集模型，用数据分析和数据挖掘得出的结论来为系统升级迭代和档案利用服务优化提供决策支持[5]216。