事业单位档案信息化建设的重要性探讨

李红

摘要：传统的档案管理模式已经不能满足人们的多元化需求，为了使我国的事业单位能够在信息化时代的影响下得到良好发展，必须要尽快落实数字信息化建设，开展创新服务，提升用户的满意度，从而促进事业单位的持续发展。

关键词：事业单位;档案信息化建设;重要性;策略

1 事业单位档案信息化建设重要性

1.1有效弥补管理漏洞，提高档案质量

传统依靠人工进行信息采集、整理、加工、存储的档案管理模式，受人员业务专业度不同、个人对档案信息审查的理解程度不同等因素影响，在实施的过程中存在一定的差别，如归档立卷、分类不准确。事业单位档案具有材料分散、内容全面、管理主体稳定、立卷方式具有强制性、管理事项机密性强等诸多特点。依靠传统的档案管理方式对事业单位档案进行管理，容易出现手动操作失误，造成档案信息不准确，影响其应用。通过开展档案信息化建设，借助计算机程序进行档案管理，能有效避免人为损害或恶意篡改，确保原始档案的完整度和真实性，同时提升管理质量。此外，将计算机作为信息资源整理、传播的载体，能够减少人员使用，从而降低了手动操作错误发生的概率。

1.2转变载体应用手段，提高管理效率

现阶段各级事业单位存储的档案多以纸质为载体，纸质文件的保存对环境、湿度、温度都有较高要求，一旦存储环境发生改变，就会出现发霉、变质、损毁的情况，导致档案信息缺失。借助信息化技术，信息资料将由纸质形式转化为数字化档案，仅需计算机存储器便可长期储存，不再受环境条件制约，更加不用担心纸张损坏问题和空间不足问题。此外，事业单位在进行纸质档案管理时流程烦琐，查找不便，常常耗费大量人力、物力。通过档案的信息化建设，所有内外部的使用者都可以借助平台系统快速完成查找、借阅，不需要再拘泥于工作时间，使查询效率和查询准确度大幅提升，加速档案信息的流通速度，有效提高档案管理效率。

1.3变革档案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推进档案信息化管理，可以将档案管理队伍的工作重点从档案的基础管理转变为档案的应用服务，提高事业单位的公益服务职能，促进群众满意度的提升。另一方面，智能化平台的使用，有助于更好满足群众需要，提高对外服务效率，树立服务于民的政府形象，为机构职能作用发挥奠定更好的基础，激发管理活力。

1.4避免资源浪费，促进可持续发展

在传统的档案储存纸质化模式下，档案管理工作人员常常会为存储空间不足、储存环境不达标，档案用纸年久变质等问题发愁。通过开展档案信息化建设，纸质档案逐渐被数字信息化档案替代，不仅节约了档案存储空间，释放更多的可利用办公场所，还减少了档案存储过程中所需要的纸张、印刷设备以及装订设备的投入，与当前提倡的绿色环保理念不谋而合，切实响应了可持续发展的管理理念。

2事业单位档案信息化建设策略

2.1提高管理意识，科学组织规划

增强意识，科学组织是事业单位档案管理信息化建设的基础，只有提高认识，才能认真思考，科学研究，强化落实。一是自上而下做好档案信息化建设工作的宣传和动员，提高对于檔案管理工作的重视，引导、促进档案信息化工作推进，明确数字档案室建设任务，落实传统载体档案数字化工作、电子文件归档工作、电子档案管理工作，强化档案数据化、单套制和数据挖掘目标。二是结合《机关档案管理规定》，综合考虑，科学组织，统筹推进。做好信息化建设的长期规划和短期计划，结合事业单位信息化建设的基础情况和推进情况，适时调整进展计划，保质保量完成信息化建设。

2.2明确工作机制，统一管理目标

事业单位档案信息化建设是以档案资源的服务利用为目标开展的，在工作实施中，要以这一目标为出发点，分别从机制建设和制度建设两个方面入手，明确机制、制定标准，为档案信息化建设保驾护航。一是成立档案信息化推进工作小组，明确工作机制，落实职责分工，有组织的实施信息化建设工作。二是建立健全档案管理制度，保证档案信息化应用有章可循、有据可依。三是制定管理标准，规范运行程序，发布具有针对性的管理标准体系，有效整合信息资源，确保档案信息规范使用。同时，要从实际需求出发，详细分析电子档案的管理架构、储存格式及所需技术。完善现有工作流程，确保档案保管、移交的同步性。四是强化监督，严格问责。监督管控是确保信息化建设计划落实的重要手段，要严格按照标准实施监控管控工作，对于存在的问题要及时指出，责令整改，对于违反信息化建设标准的情况要严格追责问责，切实提高责任意识。

2.3强化队伍建设，落实管理职责

在强化队伍建设方面，一是要吸收引进一批具有专业技术能力的人才，通过信息化建设过程，培养一批懂档案管理、有技术能力、具备高度管理责任心的专业队伍。二是要强化培训，对现有的档案管理人员进行业务和科技知识的培训，通过网络培训、讲座培训、模拟实践等方式激发员工的学习热情，提升培训效果弥补能力短板，提升业务综合水平，为档案信息化建设提供人员支撑。三是加强交流学习。与一些档案信息化建设比较好的单位联合，进行人员的交流，促进档案管理创新。此外，档案管理工作人员应树立正确的工作认知和终身学习的理念，自主学习计算机软、硬件知识，确保平台顺利运转。

2.4完善基础设施，推动数字化进程

加强档案信息化基础建设，加大对于软件和硬件设施的投入，为档案信息技术应用和档案信息资源开发提供必需条件。在硬件方面，要严格按照技术使用标准配置必需的计算机、扫描仪、刻录机、服务器等设备，严把采购关，加大在资金方面的支持。在软件方面，按照“满足当前应用需要，预留后续发展空间”的原则，建设符合事业单位档案管理特点的应用系统和实现共享的平台，推动数字化建设进程。

2.5建立评估体系，促进持续发展

评估评价是工作改进的重要手段，能够促进档案管理工作不断优化完善，建立档案信息化评估体系正是基于信息化长远发展考虑而实施的。一方面，要考虑事业单位特殊地位，对档案信息基础设施建设进行评估。另一方面，要强化对于档案信息资源来源的评估，确保档案信息的准确和规范，促进档案信息化有序、健康发展。

2.6规范日常安全管理，全面保障系统安全

信息化建设虽优势明显但也存在较大的安全隐患。因此，在建设工作中应高度重视信息安全防护。安全防护具体包括工作监控、问题识别、问题处理、归纳总结等环节。各单位可从培养工作人员的安全意识入手，建立明确的信息安全防护流程，确保工作人员的安全防控能力。各单位还要定期进行资源储存杀毒，通过安装杀毒软件、建立防火墙等方式进行升级维护。

3结束语

综上所述，档案管理工作是一项系统性、综合性的工作，在事业单位的日常管理工作中占重要的位置，为了凸显档案管理工作的作用和优势，需要结合事业单位的实际情况，利用信息化技术，对档案管理工作进行创新，使档案资源的价值得到充分的发挥。

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