行政事务人员日常事务处理技巧浅析

郭芳

摘要：無论是行政机关、事业单位或者企业的任何一个社会组织中，都不可能缺少行政事务工作，只不过具体内容有区别而已，形式上大同小异，无非就是落实决策层的工作计划，指导工作人员的具体执行，以及工作中各个部门的沟通协调及其人员的工作调配和思想动员等等，日常事务内容繁杂，要提高工作效率，必须掌握一定的技巧，化解工作的尴尬局面，突破制约工作的局限条件，提高工作的实效。本文就行政事务人员日常事务处理技巧进行浅显地分析。

关键词：行政事务人员;事务处理;方法技巧

行政事务人员的日常工作包括日常杂事、领导交办事项、信息传递、文案处理、突发应急、沟通协调等，在各项工作处理中，不乏沟通协调、商量、指令、支持、禁止等诸多行为，很多情况下，为了强化事情的处理效果，要根据情况，讲究方法、采取必要的措施，运用一些技巧，达到事情处理需要的高效、顺利结果，形成一呼百应，积极行动的良好氛围。

1日常事务处理技巧遵循的原则

1.1聆听原则

行政人员的日常事务多以上传下达，沟通协调、检查汇报为主，因此，必须遵循倾听的原则，充分了解领导的意图，理解接受工作人员的心情，懂得需要员工干什么，怎么干，交代清楚如何干好，质量标准、工作时限等等;比如，接待来客。如果是领导授权代为接待，见到来客后，先倒水，让座，礼貌性主动打招呼，说明领导不能接见，委托自己接见的客观原因，诚恳倾听来客的来意，有必要做好记录，再认真倾听的基础上，做好事情处理的打算。若是一般访客或者客户，首先问清楚此次前来的原因，注重让来客先说，自己注意倾听，尽量不打断来客的说话，端正态度，自觉消除各种消极情绪，给来客和善礼貌热情的印象。总之，积极配合，争取主动，就是接待来访或者客人的基本技巧，最大限度得到客人的认可与尊重。

1.2尊重他人原则

行政日常事务就是与各种各样的人打交道，必须坚持充分尊重他人的原则，才能得到他人的尊重与支持，方便工作的推动与开展。比如，组织单位全员体检。本来是一件好事，如果不全面争取大家的意见，做好动员，有的人可能因种种原因不能参加集体活动，或者因为参加集体体检而耽误工作或者其他事务，导致心理不愉快，成为矛盾的隐患。如果站在充分尊重他人的立场上，就准备组织大家全员集体体检一事，提前征求大家的意见或建议，把不利于任何人的条件因素，都考虑到，充分商量意见统一后再组织实施，就会得到大家的理解和支持，促进集体活动的顺利。

1.3规范性原则

没有规矩，就没有方圆;行政日常事务纷繁复杂，凡事不讲规矩，做起事来，就会越做越乱，只有凡事讲规矩，才能办事公道公平，时间一长，慢慢培养公信力。比如，办公品的保管、发放、使用;劳保用品的发放、使用等，必须按照规章制度的要求，规范发放、保管、使用程序，对违反标准的行为坚决不让步，积极维护规矩的尊严，创设按规矩办事的环境，切实把坚持规范性原则落到实处。

1.4坚持原则的原则

原则是处理日常事务对与错的分水岭，原则性强，工作中，发生的错误就少;不坚持原则，放任自流，事情就变得一塌糊涂;比如，员工都不遵守考勤制度，单位就成了如意馆，该完成的事项和工作就会一拖再拖。又如，不按kpi对员工的业绩进行考核，制度就是一纸空文，而且会造成分配不均。因此，行政日常事务的处理只有遵循坚持原则的原则，推动工作，才能立竿见影;方法举措才能得到大多数人的赞成和拥护。

1.5民主集中原则

行政事务人员处理一件事务可能要通过管理部门、协调部门、执行部门、监督部门、后勤部门等多部门的分工合作，要想顺利完成事务的处理，工作技巧必须遵循民主集中制的原则，借助交办领导的名义，把多个部门的相关人员召集起来，争取大家对事务处理的看法，顺利就立即处理，有反对意见，传达领导的指示精神，结合会办部门大家的意见，及时化解矛盾和问题，促进事务的完成解决。

1.6创新性原则

日常行政事务是维持单位正常运行的各项举措、责任、制度落实的体现，很多人在处理日常事务中，墨守成规，教条主义，事务处理效率不高;因此，要提高办事效率，掌握处理问题的技巧，必须遵循创新性原则。日常行政事务以相关制度流程的制定与执行推动落实为主，涉及办公、物品、文件、档案、会议、涉外、出差、财产设备、安全卫生、生活福利等各项管理。日常处理过程中，需要对各项事务处理的流程、规章制度了解清楚，创新一套办事规则，制定相应的方针，适应各种问题处理的需要。比如车辆年检。可以通过邀约保险公司委托代办，巧妙规避了找人、用人的不便。又如，档案管理;建档归档智能化，创新利用信息技术工具的优越性，发挥信息资源共享的优势，提高档案管理质量水平。

2行政事务人员日常事务处理的技巧

2.1做好预案，未雨绸缪

在处理日常行政事务问题中，有利的局面和主动地进攻，往往属于有准备的人。因此，做好预案，未雨绸缪是做好日常行政事务，处理行政日常问题的主要技巧。比如，作为公司的办事员，遇到客户或者经销商、合作伙伴，咨询产品的折扣、保修期等业务内容，不能通过请示老板或相关人员后给人家答复，那样可能会失去商机，因此，必须提前做好功课，心里装满公司，想着业务，对公司产品的定价、折扣、付款条件、保修模式、客户服务、环保质量等相关内容充分掌握，随着准备想任何客户推荐公司的产品，做好预案，未雨绸缪，这样在处理客户咨询的日常事务中，就显得比较专业，有经验，会办事，相对成熟。

2.2整体统筹，科学规划

政务人员日常事务都是为中心工作的推进而服务的，处理问题的主要技巧是整体统筹，科学规划。比如，某县政府办公室为全县开展植树造林开展工作，处理日常事务。一系列日常事务处理得要有条不紊，顺利得当，必须树立整体统筹的思想，做好科学规划，掌握时间节点，任务进度，沟通协调，发动推进。一是动员大会的安排。包括会议材料的起草准备，参会人员的通知，会场安排，等等;二是与林业部门合作，确定示范植树现场的选址、具体活动安排等事宜;三是陪同领导调研，发现问题，解决问题;四是工作督察，沟通协调。安排督查室与县委督查室一并开展工作，深入各个植树绿化工作区，进行实地督查，现场了解各类问题的处理情况，像树苗问题、浇水问题、成活率、进度、预计完成情况等;及时编发督查通报。五是编制应急处理预案。任何事都可能产生突发事件，编制应急预案是必需的;六是阶段工作总结。围绕植树工作完成情况进行总结。总之，围绕中心工作的开展，沟通协调的日常事务处理，做好整体统筹，科学规划就会得心应手。

2.3与时俱进，学以致用

活到老，学到老，这话一点不假，行政事务人员事务处理技巧跟学习也有密切关系，在日常工作中，注意学习成功的案例，观察有经验人员的一言一行，与时俱进，学以致用，就会不断地进步，掌握各种事务处理的言行、手法技巧，顺利完成各项工作。

3结语

工作流程的制定和在工作中的执行过程的沟通协调，安排、督查、指导、总结等都是行政事务人员每天要做的日常工作，因此，在工作中要掌握一定的技巧才能顺利推动工作的开展，必须研究相应的技巧方法。

参考文献：

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[3]周金龙.浅谈事业单位行政事务人员在日常工作中的实用方法[J].农业开发与装备，2017（05）：53.

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