浅谈大数据时代档案管理工作存在的问题与对策

乔旭霞

摘要：随着网络信息技术的快速发展，档案管理面临的机遇和挑战并存。大数据技术与信息技术在现代档案管理工作中也日益发挥着重要的作用。档案管理工作量大且工作流程较为繁琐，而面对大量的档案数据信息，大数据技术能够对各类档案信息进行高效分析与处理，储存海量信息数据也越来越便捷。因而对于档案管理人员而言，利用信息技术可为档案管理工作的高效开展提供基础保障，从而进一步提升档案管理效率。

关键词：大数据时代;档案;管理工作;问题;对策

引言

大数据时代的到来，社会各行各业的发展都产生了新的变革，当然，档案管理工作也不例外。尤其是对于企事业单位，档案管理工作的重要性不言而喻。这项工作不但保留单位以往的档案信息，而且这些信息为单位未来的发展提供的是数据参考。对于一些原始数据的整合、收集与管理，原始的档案管理方式不但耗费大量的人工及存储空间，而且对于数据的提取、分析以及查找都非常困难。大数据时代，不但节省了大量的档案存储空间，而且使数据的管理更加便捷。单位需要引起对档案管理工作的足够的重视，及时应用信息技术对档案管理工作进行效率的提升，推进信息技术的应用，提升档案管理工作的质量，做到与时俱进。

1大数据条件下档案管理工作中存在的主要问题

1.1 部分单位对档案工作重视程度不够

一些地方和单位对档案管理的重要性认识不足，档案管理意识淡薄，认为档案管理工作只是收集历史文件材料，工作的主要形式只是停留在对资料的整理层面。目前，部分单位的档案管理人员通常是身兼数职或是分散在各个部门收集资料，使得档案管理工作处于一个被动局面。个别档案管理人员管理意识淡薄，没有正确的管理意识，以为档案管理可有可无，常出现工作闲散的状态，缺乏主动性，只是为了完成上级交给的任务的情况，囿于几份归档文件的收集保管，工作毫无建树，无法体现档案的利用价值，不能充分发挥档案和档案部门的独特作用。

1.2档案管理观念落后，操作不规范

当前，一些单位的档案工作理念落后，档案工作组织领导体制机制不完善，没有建立健全档案管理制度，日常档案管理工作不规范的问题比较明显。一些档案管理人员在收集整理档案过程中存在不完整、不规范问题，归档材料不齐全、不合格。档案管理以传统的手工管理模式为主，管理手段比较落后。有的单位没有设立档案室，也没有专兼职档案管理人员，档案管理责任无法落实。

1.3 档案管理设备不足

当前，在档案管理工作中，档案信息化工作要求越来越高，利用好现代技术成为现阶段档案管理工作的重头戏，进行数字化管理必然需要一定的资金投入，而数字化的设备是不可或缺的部分。目前，许多单位只是初步使用档案管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，并没有把档案信息全部实现数字化，这些档案信息数字化的前提还需要大量硬件的配套，比如计算机、扫描仪、服务器等。因此，需要改善更新配备技术设备，加强硬件建设。

2大数据时代档案管理工作措施分析

2.1 强化资源聚集

在新时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变。档案部门应有意识、有计划地收集各种数据资源。因此，档案部门要与不同的数据所有者开展合作，鼓励各社会组织和个人参与档案资源建设，不断完善档案资源建设。新形势下，档案部门应改变档案资源的收集方式，及时访问网络上的存档资源，并及时存储用户文件，收集更多更高质量的档案资源。档案管理部门及人员应逐步掌握使用计算机技术和先进的档案管理理念，逐步形成智能化、信息化、数字化的电子档案接收和管理工作机制，进一步提高构建和优化档案资源的能力。

2.2创新档案管理信息化

首先，需要有效开展软件建设及保密工作。在当前事业单位开展档案管理信息化建设方面，软件建设属于重要内容及载体，也就需要确保相关档案管理软件的性能及功能，使软件能够更具有先进性及完整性。在该过程中，事业单位可以依据自身实际情况通过第三方购买相关的档案管理软件，也可以自主进行软件平台设计。在软件内设置符合自身实际情况的一些功能，使事业单位档案管理特点充分体现出来，对模块设计及功能设计，需实行进一步拓展，确保这些管理软件具有理想的运行速度及适当的容量。同时，在档案管理软件建设方面，需要以长远角度考虑，实行合理规划，并且需要在单位不断发展的情况下进行各种功能的不断扩展，根据单位内部档案管理的实际需求实现战略性升级，从而使档案管理信息化建设进一步提升其技术性及先进性。此外，在档案管理软件建设方面还需要使信息内容保证安全性，这是因为很多档案信息与单位内部的机密规划之间存在密切关系，因而需要进一步加强档案信息防御，系统升级及漏洞修补等功能都必须要达到最优化。除此之外，档案管理工作中需要注意保密性，而目前很多事业单位对于保密工作的重要性并未真正认识，致使档案信息泄露问题出现。针对这种情况，需要档案管理部门选择适当档案库房，且需要落实防盗工作，加强档案信息安全系统建设。其次，合理进行资源整合。在事業档案管理信息化建设方面，资源整合也是比较重要的一个方面。在资源整合方面可以利用事业单位内的管理软件得以实现。在档案管理信息化创新方面，可以依据事业单位管理平台实行资源整合，主要包括以下两个方面内容，其中一个方面就是实现档案管理与事业单位管理平台的融合，这样不但对管理比较有利，并且可以使档案信息的内在价值充分发挥出来。另外一个方面就是利用事业单位管理平台使档案信息化管理的最大功能得以充分发挥，从而使档案管理可以得到满意的成果，提升其信息化水平。

2.3从专业与安全方面提升档案信息管理水平

提高从业人员专业化水平。档案管理部门应立足于自身，加大对现有从业人员的培训力度，完善员工知识结构，适应档案管理数据化工作发展需要。一方面，对档案数字化管理工作积极性较高的员工，领导层应为其提供参与信息化培训的机会，引导这部分员工在培训和工作中逐步提升自身档案管理信息化水平。另一方面，在档案管理单位内部建立起全员绩效考核体系，打破平均主义，建立起个人薪酬与工作绩效间的关联关系，对确实不适应档案数据化管理工作的员工安排转岗。同时，档案管理部门应通过人才引进、解决事业编制等途径，提升档案信息化管理工作对信息化专业人才的吸引力。建立和完善数据化档案信息安全保护机制。一是档案管理部门领导层应切实提升对档案数据安全的重视程度，完善信息保护内部控制制度，并强化内部监督以保障制度有效执行。二是应建立起档案数据化管理一线员工与领导层的定期沟通机制，确保领导层及时掌握信息安全工作开展中存在的各类问题。三是加大对信息安全保护工作的硬件投入，确保存储档案信息数据化资料的电脑与互联网实现物理隔离，禁止使用互联网传输敏感档案信息资料，降低因管理不善造成信息泄露的风险。

2.4构建大数据档案管理模式

大数据时代下，档案管理人员应当结合时代发展需求，不断更新工作理念和方法，积极采用新的方式去收集与管理档案信息，使得档案管理的方式更加多元化，让档案管理工作层次分明。在具体管理工作中，档案管理人员应当制定相应的工作计划，积极构建大数据档案管理模式，针对档案数据信息的整合与处理制定严格的标准。再者，要对相关数据信息实施精细化管理，不断强化自身的计算机操作能力，从而能够高效处理海量的档案信息。相关部门要逐步完善档案管理体系，尽可能提高档案信息的实际处理效率。为了实现档案管理工作的标准化与高效化，相关部门还应当加大宣传力度，不断增强档案管理人员自身的责任意识，使其逐渐形成良好的职业素养，从而更好地应对档案管理工作。

结束语

随着信息技术的发展，对于档案管理工作，我们可以借助更多的科技手段使之更加完善，功能更加齐备，档案管理工作与时俱进是非常有必要的。这不仅可以提升档案管理工作的水平，还可以使这项工作的作用更加突出。为符合自身发展的需要，也为使这项工作能够真正发挥作用，实施大数据管理技术，用科学的方法与思维进行信息管理，更加符合企事业单位发展的需要。因此，各企事业单位需要将这项工作放在比较重要的位置，给予更多的重视，对相关人员的专业素质提出更多的要求，在实践中不断更新方法，不断实现档案管理工作的变革，其实实现档案管理工作最大效能的发挥。

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