档案管理软件在地产公司实际设计及实施

周峰

摘要：地产档案的管理在重要程度、现代化趋势、工作量上均与传统意义上的档案管理差别甚大，各地产公司也越来越重视档案的管理利用工作。由此可见，如何选择适合地产公司发展的档案管理软件成为制约其档案管理的首要因素。

关键词：档案管理软件;地产公司;设计;实现

档案管理软件指各机关、团体、企事业单位、各级各类档案馆用于对档案信息及档案实体进行辅助管理的基于各种计算机环境的应用软件系统。地产公司档案管理系统应按公司实际需求设计，不能盲目借用其他公司成功经验。在进行这种系统设计时，不仅要将前台维护好，更要注重后台系统的稳定性。为了地产公司的正常运作，系统在设置完后，需进行各项测试，待各项测试全部成功后，再投入公司内部使用。本文分析了档案管理软件在地产公司实际设计及实施。

一、档案管理软件概述

2001年6月5日国家档案局中央档案馆发布了《档案管理软件功能要求暂行规定》，该规定中明确指出：档案管理软件是指各机关、团体、事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息及档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。从更深入的层面剖析，档案管理软件由多种应用程序、中间件和数据库等软件，依据档案管理基本理论、规范，采用计算机技术、通信技术和信息技术等技术，结合我国档案管理工作实际需要，通过合理组合而成的具备强大档案管理功能的软件。其主要由档案信息管理系统、档案信息服务系统和档案办公系统三大类管理系统构成。其中，档案信息管理系统内嵌入有目录管理子系统、档案接收子系统、档案管理子系统和数字化加工子系统等;档案信息服务系统类包括档案利用服务系统、档案网站系统等;档案办公系统类包括承担档案工作管理的档案局馆办公业务系统等。档案管理软件本质上属于管理信息软件（MIS）的一种，具有管理软件的一般特点又具有其自身的其他特点。

二、地产公司典型档案管理软件对比因素

目前已出台了多个有关电子文件管理及档案管理软件、档案管理系统的标准规范等，如《电子文件归档与管理规范》提出要保证电子文件的真实性、完整性和有效性;《全国档案信息化建设实施纲要》提出要不断提高档案管理软件的技术水平，尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件。因此，需对档案管理软件进行系统、客观评价，以分析出档案管理软件各自的优劣势，具体问题具体分析，促进档案管理软件的完善与发展。通过采纳档案工作者、档案学专家、软件设计师意见，选定了目前档案管理软件对比的主要因素，包括全流程管理、检索功能、安全性、稳定性、扩展性、操作易用性、UI界面。

1、全流程管理：考量系统是否能提供与企业运营特性一致的档案管理方案。

2、检索功能：系统检索是否方便、快捷和准确。

3、安全性：系统在使用中是否能保障档案信息的安全。

4、稳定性：指数据容灾、数据库备份是否及时，服务器损坏时是否能及时替代，数据损坏时是否能及时修复。

5、扩展性：信息存储空间不够时能否及时进行横向扩展，数据量庞大时是否能提高检索效率。

6、操作易用性：用户是否能在短时间内快速使用系统，操作方式是否简单快捷。

7、UI界面：界面样式、风格、排版布局是否友好，是否能提供良好、流畅的用户体验，浏览器兼容性是否满足需求，是否关联微信公众号或公司微博。

三、档案管理软件系统设计原则

1、层次划分原则。地产公司的管理是分层次的，那么提供数据服务的数据库也应分层次，以便于适应管理的特点和要求。

2、布局合理和分布存储原则。为减少不必要的中间环节，减少数据传输，以提高系统效率，数据库的布局遵循数据就近存放、就近使用的原则。按这一原则，各基础数据库的分布基本与子系统保持一致，按分系统建立共享数据库。

3、合理冗余原则。允许部分数据重叠，在提高系统处理效率和能保证数据同步更新的前提下，允许部分数据重复存储。

4、完整性、一致性和正确性原则。数据的完整性是指数据库系统能完整地反映整个管理信息系统的全部信息;数据的一致性是指各系统的关联数据在进行处理时（如并发处理）可保证数据间的一致性;正确性是指存储的数据和处理的结果是正确的。

5、结构化、规范化和标准化原则。数据库的建立要求统一分类和编码，以支持内外信息交换和资源共享。数据采用SQLServer 20大型数据库系统来处理管理系统的数据。对于系统的安全应用设计，采用数据系统默认的规则处理。对表的定义中，主要突出表的名称与含义、字段名称、所表示的中文意思（中文含义）、字段类型、字段长度、数值型字段中小數点以后的位数（小数）、是否允许为空值（允许空值）、缺省值、是否作为表的主关键字段（主键）和是否作为外部关键字段（外键）等字段信息作为描述，相关联表与必要注释等内容说明，在表格中无值的单元格表明当前项目不具备该属性。

6、数据安全保密性原则。数据库能提供安全保密措施和自动排除故障的恢复功能，以保证数据库数据的正确性、有效性和可靠性。

7、独立性和可扩展性原则。数据相对于程序具有一定的独立性，同时数据的结构能适应应用需求的变化。按照数据管理的整合性，根据数据管理规划，整个应用系统构建一个数据库，满足应用系统对数据库的要求，即设计的数据是为应用系统服务的，当然，数据库也将反作用于应用系统。对于可派生的数据库的其他应用不作描述。

四、地产公司档案管理系统设计

1、管理系统的技术设计

1）总体设计。在设计地产公司档案管理系统时，需采用面向对象的语言-JAVA开发，采用开源框架-struts+spring+hibernate设计，整个开源技术框架的系统从职责上表示为四层：表示层、业务逻辑层、数据持久层、域模块层。综合运用JAVA程序语言和SSH开源框架，帮助系统程序开发人员构建易维护、结构清晰、复用性良好的应用程序，其中，struts作为基础框架，并对MVC分离进行负责，利用spring做系统管理，利用hibernate做持久层支持。

2）数据设计。数据设计时，需构架好数据结构，数据结构应包含以下部分：用户信息表、系统管理者、系统用户、系统用户权限表、档案信息表等。由此可见，数据结构在设置上主要分为面向用户、面向管理员两类。面向用户的可供用户信息查询，面向管理员的能实现管理员对整个系统内部信息的维护、更新、删除、添加。

2、管理系统的功能设计。地产公司档案管理系统在功能设置方面，应包括：①系统设置，在系统设置中应包含用户管理、土地管理等;②整理装订，包括查看已装订信息、查看未装订信息、打印装订记录;③档案管理，包括查询档案、编辑档案、生成网页版档案信息查询表、查看档案信息、历史信息、打印信息;④数据修改，包括历史纪录、数据更新、数据添加、数据删除;⑤数据统计，用以分析地产信息。

3、管理系统的详细设计

1）详细设计。系统详细设计包括运用系统流程图和信息流的流动方向对地产公司管理系统进行说明。对JAVA程序语言用UML图解释说明。

2）数据库设计。地产公司档案管理系统的后台数据库可采用SQL-SERVER2008实现，将前面设置的功能模块整理成不同信息表，主要信息表有：权限信息表、用户信息表等，然后对各个表中不同的键设置约束性、数据类型、字符长度、字段、名称、是否为主键等。

五、地产公司档案管理系统的实现

1、系统各功能模块的实现。系统实现的过程是测试代码是否成功的过程。首先，测试系统设置模块，若代码未出现任何错误，输入后台代码在前台应显示出主页面，主要有系统管理员登录和添加两部分，登录可进入查询和维护界面，添加则可实现后台数据库增加一条信息记录。其次，地产公司信息的维护界面，若代码可成功实现，则前台对信息的添加、删除，在后台数据库均可体现。最后，系统装订界面，该界面显示了地产公司所有信息，包括变更信息等，可全部打印出来。

在档案管理模块的测试中，若能实现输入用户账号便可提取用户信息记录、删除记录在前台此记录不显示、添加纪录前台数据增加一条，前台系统可与打印机连接在一起，就说明档案管理系统测试成功。

2、系统测试

1）选择系统设置模块的测试：

①设置用户组权限管理。进入系统设置模块，选择设置用户权限，可将不同用户组设置为不同用户权限;②历史记录查询。系统用户点击历史纪录，系统向用户返回在一定时间内用户的所有操作记录。

2）查封信息模块测试：①档案信息查询。系统用户进入查封信息页面选择档案查询按钮，系统反馈出系统数据库中的相应档案信息;②登记查封信息。用户点击登记，在新弹出的页面中，管理员输入信息后点击完成，系统显示登记成功;③注销查封信息。用户点击注销查封信息按钮，在新弹出的页面里，选择完成，系统显示注销完成。

六、档案管理软件应用过程中需注意的问题

当前，企业非常注重应用信息化的管理方式，档案管理软件的确为地产公司带来了很大的帮助，但也有部分企业因不注意使用上的问题，导致企业的工作陷入混乱状态。档案管理软件从本质上来讲，是一类办公软件，其隶属于档案管理部门，却又与其他的部门密切联系。档案管理软件应用过程中，必须注意部门之间的联系和差异，减少档案混乱;软件应用要按照规范来执行，企业引进新的档案管理软件时，老旧的管理软件要平稳的向前过渡，不可冒进，按照部门的重要程度来转变，或按档案重要性来转变等，均是不错的选择。不建议地产公司在同一时间进行大规模的档案重新整理，不仅工作量大，还容易出现错误，造成数序丢失的概率也较高。

七、未来档案管理软件发展趋势

1、多类型的功能支持：支持档案管理工作中所需各项功能，可根据不同企业具体需求进行功能定制，这已成为通用需求。

2、稳定的运营环境：系统运行顺畅，有数据容灾备份，数据丢失损失巨大，保持系统稳定可靠对档案系统尤其重要。

3、可靠的安全保障：系统有强大的安全技术支持，鉴于档案的保密属性，安全等级更高。

4、及时的技术服务：在运行中发生技术问题时及时提供帮助。

随着技术的不断进步革新，档案管理软件也伴随新时代档案工作的不断进步而逐渐优化，地产行业对档案管理软件的要求更为精细化。

参考文献：

[1]马琳.房地产管理信息系統的设计与实现[D].山东科技大学，2016（12）.

[2]张良.房地产企业档案管理软件研究[J].兰台内外，2019（12）.