做好办公室文秘综合管理工作的思考

訾瑞

摘要：办公室文秘管理工作是企业运营管理的重要环节，涉及到政策方针、工作安排的落实等重要内容，关系到企业能否在快速发展的经济态势中高效运营与快速发展。本文就办公室文秘综合管理工作的重要性及如何提高工作效率和质量做出了一些思考。

关键字：文秘 综合管理 企业运营

一.前言

办公室是一个企业进行行政管理工作的主要场所，是协调企业各部门之间与上下级之间工作的枢纽，既是企业的重要主体，也承担着大量的琐碎却重要的工作。因此，办公室文秘综合管理工作在企业运营与规划中发挥着不可或缺的重要作用，高效有序的办公室文秘综合管理工作能够有效促进企业的发展和进步，推动企业各项工作有条不紊地进行。企业应准确认识到办公室文秘综合管理工作的重要性，合理安排文秘工作，提高办公室文秘工作者的工作能力，才能够为企业的运营发展提供保障。

二.办公室文秘综合管理工作存在的问题

1.工作内容琐碎重复

办公室文秘综合管理工作涉及的内容较广，处理的事情较为琐碎，在工作内容上具有较高的重复性，工作任务重且急，一方面容易使文秘工作人员产生厌烦和倦怠心理，影响工作的效率和质量;另一方面也会使得信息得不到及时的传达，影响各部门之间工作的协调和对上级工作的辅助。

2.办公室文秘工作人员数量少

企业的文秘工作人员不足是影响办公室文秘综合管理工作效率的重要原因，由于工作人员较少，工作任务无法及时完成，需要熬夜加班，休息不足也影响了工作人员的效率。

3.办公室文秘工作人员能力不足

企业办公室的文秘工作者如果不是专业的秘书工作从事者，没有进行过秘书工作的专业知识学习和系统培训，就难以高质高效地完成文秘工作。同时随着时代的发展，企业需要与时俱进，文秘工作人员也要提高创新意识和能力。如果文秘工作者不能保持较高的工作积极性并自主学习使自己的工作能力适应企业的发展要求，就无法胜任企业办公室文秘综合管理的工作，影响甚至阻碍企业的发展进步。

4.文秘人员对信息调研不重视

许多文秘工作者不重视企业的信息调研工作，在信息获取上花费的时间较少，没有及时收集新的信息与资源，就无法在上级领导做决策时提供准备的信息作为参考依据，更做不到提出自己具有建设性的建议以达到沟通协调的目的，无法发挥文秘工作者的辅助作用。

三.优化办公室文秘综合管理工作的策略

1.建立科学的规章制度，规范文秘管理工作

行之有效的规章制度和管理办法是提高工作人员工作效率和质量的重要动力。规范文秘管理工作前，要先结合企业实际情况和运营需求，广泛充分征集各部门员工的意见和建议，建立健全适合企业发展的规章制度，这样才能保证规章制度的科学性和可行性。另外，规章制度的内容还需要符合文秘工作者的工作需求，既要起到对文秘工作人员的约束和激励作用，又要为繁杂的文秘综合管理工作提供便利，这样才能使规章制度的效用最大化，提高文秘工作者的工作效率，使文秘综合管理工作能够充分地发挥作用。

2.完善奖惩制度，激励文秘管理工作

科学的奖惩机制能够对激发员工的工作热情、改正员工工作懈怠等缺点大有裨益。完善办公室综合管理工作的奖惩制度能够更好地提高文秘工作者的工作积极性，促使其为自己指定目标，提高工作能力，从而提高了文秘综合管理工作这个企业运营重要环节的工作效率。企业应充分结合文秘工作者的工作完成度和日常工作活动进行评估，对有效地沟通协调与信息传达等都进行适当的奖励，才能日益提高企业整体的工作效率。

3.定期对文秘工作者进行培训

文秘工作人员能否与时俱进，工作能力能否适应公司的发展需求，都影响着企业的运营和发展。企业应充分结合文秘工作人员的个人工作情况，制定具体全面的培训计划，做好文秘工作人员的培训工作。在日常的工作中，企业也应重视先进理念、法律法规的引入和贯彻，引导员工主动学习文秘专业的知识，提高职业素养，深入了解企业的运营情况和发展要求，提高自主学习能力和工作能力，同时也要对行业的发展情况有充分的认识和了解，才能不断提高文秘综合管理工作的效率，使企业的发展与时俱进。

4.规范文秘工作者的细节管理

文秘综合管理工作涵盖面广，工作繁杂琐碎，细节管理更显得尤为重要。文秘工作者常常需要做信息传达的工作，不管是上级的指示和还是部门之间意见的交流，准确无误的文字表述十分重要。如果不重视细节管理，一点点语法或者用词的偏差都可能使语意发生改变，从而造成信息传达的错误，进而造成具体工作的错误，产生不必要的矛盾，甚至会给企业带来经济损失。在对合作伙伴的接待、洽談中，细节管理也能体现一个企业的素质与能力，给合作伙伴留下良好的印象，争取更多的合作能力。另外，文秘工作人员在进行档案、合同等的整理时，也需要十分的注重细节，避免出现遗失或错乱，造成严重的后果。因此，企业应加强对文秘工作者细节管理的重视，避免应文秘工作管理细节上的纰漏影响整个企业的运营。文秘工作者在工作中应对细节严格要求，确保每一项工作地准确无误完成和每一个信息的精准传达。

5.文秘工作者要做好督查督办工作

文秘工作人员需要将上级领导的指示要求传达给下级，但作为领导的得力助手，仅仅传达指示是远远不够的。文秘工作人员还应做好督查督办工作，才能确保各级部门按要求及时落实，才是信息的有效传达。会议纪要、会议精神、新政策、新方针以及新的工作指示等等，都不能只停留在口头文件，都需要各级部门的及时配合落实，才能真正发挥效用。文秘工作人员在将这些信息全面精准地传达给各个部门后，还应帮助领导查看这些内容是否真正落实，待办事项是否及时完成，政策方针是否正确实施，各部门对此有无想法与建议，应该如何汇报和上传。这些都是一个好的文秘工作者应该全盘考虑实施的事情。

6.文秘工作者要提高沟通协调能力

有效的沟通是文秘综合管理工作和整个企业各部门工作高效顺利完成的重要前提。文秘工作者要具备较强的逻辑处理能力，能够在短时间内理清各部门需要处理的繁杂工作的性质与轻重缓急，以及各个工作之间的紧密关系，才能快速完成各部门之间的分工安排，促使各部门之间能够进行良好的合作和协调有序的运转。同时，较强的沟通能力是化解矛盾，解释工作安排，使各部门能够更好更快地服从工作安排以及各个部门间互相提供帮助。同时，良好的工作能力在文秘综合管理工作中还能起到协调上下级关系，促进企业内部和谐高效的作用。如果各部门对上级的指示或政策没有充分的理解，及时贯彻落实也不一定能达到高效，只有通过文秘工作人员的沟通协调，才能让下级部门充分理解并落实上级的决定。同时，下级部门的意见，也需要文秘工作者的沟通表达能力以合适的方式传达给上级，才能提高意见被采纳的可能性。企业内部能否和谐高效地运转，与文秘工作人员的协调沟通能力是密不可分的。

四.结语

总而言之，办公室文秘综合管理工作繁琐却具有重要意义，在企业的运营发展、协调进步中发挥者不可或缺的作用。只有重视办公室文秘综合管理工作，重视办公室文秘工作人员在沟通协调、写作、创新、细节管理等各方面能力的提高，不断完善优化，提高文秘综合管理工作的效率和质量，才能在不断发展的新时代中促进企业的发展与进步。

参考文献

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