浅谈档案电子化现状分析与应用管理

摘要：电子档案是个相对概念，它是相对于传统的纸质档案而言的。在档案电子化管理实践中，电子档案与纸质档案整合管理是关键。本文主要分析了电子档案存在的意义、档案电子化的管理现状和优缺点，并结合其特点提出如何提高档案电子化的应用管理和完善策略。

关键词：档案电子化;现状分析;应用管理

档案电子化也可以称之为档案以电子形式存在，产生的资料也就是我们俗称的电子档案。电子档案是个相对概念，它是相对于传统的纸质档案而言的，即通过手机、照相机、扫描仪等电子设备进行采集，以电子图文、影像形式存储在计算机中，它与纸质档案是相对应的。当前，在档案电子化管理实践中，电子档案与纸质档案整合管理是关键。在整合过程中，电子档案与纸质档案如何匹配保管，如何减少档案电子化潜在的风险和提升档案电子化的应用作用，是目前档案管理亟待解决的课题。

一、电子档案存在的意义

电子时代已经到来，人们记录社会活动、工作实况往往通过照相、摄像等手段来完成，为此，照片、声像、影像资料大量增加。所以人们利用这种科技手段，将有价值的资料进行电子存储，制成电子文档，这样可以有效的减少存储空间，快速的将文件资料进行分类存储，不易受外界环境的影响，极大地方便了查找，也更加环保。档案电子化具有提高档案利用率、提高工作效率、增强安全管理水平、增强档案信息时效性的现实意义。

二、档案电子化的现状分析

在机关事业单位中，档案电子化这种新型手段，主要在文书档案及人事档案管理方面应用比较广泛。一直以来，虽然大家在不断完善档案电子化这项工作，但生成高质量的电子档案，还需要一个专业化的过程。当前，档案电子化的现状是有一少部分单位把工作资料有序存入计算机中，形成了所谓的档案电子化，能把电子档案类别、类型分清，但还有一大部分单位的工作人员分不清什么是电子档案。大家总是误以为只有通过公文传输系统传输的文件、上级部门邮寄的文件、红头文件才是档案，或者认为人事任免手续、工资晋升表、年度考核材料等资料才是档案，将它们分门别类存入电脑就能实现档案电子化，殊不知，工作人员在工作过程中产生的影像资料也是档案，它属于电子档案的重要组成部分。正是因为这些人认识上有误区，造成了档案管理的不规范。因此，保护档案的完整性，能够达到合理利用档案资源，是当前档案管理的一项紧迫任务，更是实现档案电子化高标准发展的重要内容和前提条件。

三、档案电子化的优缺点

档案电子化的优缺点是相对于档案纸质化的优缺点而言的，即电子档案与纸质档案进行对比来区分的。

建立电子档案的优点。一是时效性强、周期短。建立电子档案不同于建立纸质档案，纸质档案在档案管理中需要耗费大量的人力物力，收集比较分散，周期较长。电子档案的建立，满足了人们对档案时效性的追求。电子档案采用科学技术手段，轻松拍摄，快速上传，即减轻了劳动者的体力，又减少了收集的环节和时间。二是节约空间、成本低。电子档案存档过程都是通过计算机来完成的，存储空间都在小小的计算机硬盘里，不占用自然空间，不浪费纸墨，使得存储成本降低。三是便于登记、更智能。电子档案登记快速，便于定稿排序，随时修改订正，登记方法科学，查询便捷，体现了电子档案的智能化。

档案电子化的缺点。一是存储硬件不稳定。目前计算机硬件系统更新换代较快，一旦与软件不匹配，电子档案就会丢失。二是外部条件需要不断革新。档案电子化的自然因素、内部因素和使用环境对其使用寿命都有影响，需要不断进行革新，尤其是档案管理软件系统需要强大的科学技术支持来维持资料的稳定保存。三是档案内容易被改动。电子档案具有可改动性，真实可靠性不如纸质档案。

四、档案电子化的应用管理和完善策略

电子档案的收集和管理在档案实现电子化工作中占有重要地位，也是非常关键的基础性环节。电子档案与纸质档案在自身特性、管理方法、保存环境等方面有较大不同，电子档案若要长期应用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性和电子载体的物理特性为依据进行维护。档案电子化的优点不容忽视，缺点亟待改进，如何做好档案电子化管理工作？

一是加强宣传引导，增强思想认知度。加大宣传、有效引导、增强工作人员的思想认知度是提升档案电子化管理水平的首要任务。我们要打破固有的思想和摒弃对数字档案存在的诸多疑虑，充分认识档案电子化存在的现实意义，深入了解档案管理数字化和信息化建设对未来工作的影响，建立档案电子化管理工作的信心。

二是定期技术培训，增强档案管理水平。档案电子化工作的优点很多，它将纸质档案电子化，使其接收便捷、归档及时，便于统一管理，能有效提高工作效率，但存储介质容易被破坏、信息容易被更改、数据容易丢失。因此，对电脑软硬件存在环境要求较强，对工作人员的技能水平要求较高，需要定期对工作人员进行技术培训，包括业务培训、素養培训、安全防范培训和软硬件操作培训。首先，管理人员要进行专业化培训，学习档案管理规章制度、法律法规，使用高效的电子档案信息软件管理系统，熟练软件系统操作规程和方法，掌握硬件系统问题排查基本常识，以保证电子档案的安全规范管理;其次，聘请专业的软件和硬件系统维护专家，定期对系统软件和硬件进行检测维护，通过技能人才的技术手段对电子档案的原始性进行鉴别，对档案的稳定性进行防护，以防止电子文档被随意改动和丢失。

三是完善归档制度，明确档案收集范围。为提升档案电子化的准确性、完整性和真实性，使电子档案管理工作做到有章可循，步入制度化、规范化管理的轨道，需要建立合理的电子档案归档制度。首先，要明确规定归档范围、归档时间、归档电子材料质量和数量;其次，要明确规定收集途径、收集程序、收集方式和方法;最后，要明确规定如何进行分散管理和集中管理，以确保收集的价值。

四是注重档案保管，做好电子文档的安全防护。电子档案的技术保管主要有两方面组成，一个是对电子载体的保护，也就是保护电子档案的存储载体，即保护计算机的硬盘、可移动的硬盘、光盘、U盘等介质。另一个是对保存环境的保护，也就是保护电子档案的存储环境，即对各种电子档案存储载体的运行环境和保管环境进行保护。我们要定期对各种载体进行检测、维护，并做好登记。同时，注意档案保管室的防火、防盗、防潮。规范电子档案的收集、归档、整理和利用过程，对其真实性和安全性进行全方位保障。

在电子信息化高速发展的今天，重视电子档案管理的同时，也不能忽视纸质档案的存在，若要实现档案电子化的安全防护和管理工作，必须结合本地工作实际特点，利用科学的技术手段来为电子档案和纸质档案服务，只有合理地开发各类档案资源，达到电子档案与纸质材料的融会贯通，才能为档案电子化管理工作顺利开展奠定良好基础，充分实现档案管理工作的电子化、科学化、规范化，进而为社会提供更优质的服务。

作者简介：姜雪，吉林省梅河口市就业服务局