基于资源共享的高校档案资源建设研究

李萍 郑玲莉

摘要：随着人们文化生活的不但丰富，档案资源学习利用越来越成为当代大学生的一种需求。但目前高校档案管理仍存在一定问题，导致高校档案资源没有得到有效的利用。促进档案资源共享、全面提高档案资源的利用率是高校面临的迫在眉睫的问题。本文对高校档案资源共享进行了深入研究，对高校在档案管理和资源共享方面提出了一些建议。

关键词：高校;档案管理;资源共享

1引言

档案反映人类的发展历程，对档案资源的学习是当代大学生提高知识文化素养、培养健全人格的有效途径。高校作为当代大学生学习的主要场所，承担着为高校学生提供档案资源学习的重要任务。但目前，高校档案管理存在一定问题，档案不全面、不规范、资源开放程度不高等，甚至存在部分档案资源浪费的问题突出[1]。档案资源的收集整理十分不易，各高校在档案资源管理和资源共享方面往往是单打独斗，难以最大限度挖掘档案资源价值。如何才能最大限度利用好高校档案资源、最大程度满足好学生档案学习需求？加强校际合作、实现高校档案资源共建共享显然是最佳途径。本文以高校档案资源管理为中心，提出高校档案资源共享存在的问题，并提出可行的优化路径，以期为高校档案资源的管理、共享及利用提供一定的借鉴和参考。

2高校档案资源共享存在的问题

2.1高校档案资源管理缺乏合作意识

高校档案管理应最大限度挖掘档案资源价值，这个价值不仅针对校内师生、档案管理者，也包括校外人士，應全面实现高校档案资源的社会价值，提高高校档案资源共建共享能力是刻不容缓的[2]。同时，促进高校档案资源共建共享对于高校自身档案资源建设也具有重要的意义。但当前高校档案资源共建共享能力不足，首先体现在高校档案资源共建共享意识不足。部分档案管理人员安于现状，不愿意共享本校档案资源，也不愿意引进其他高校的档案资源，高校档案资源管理缺乏合作意识，为高校档案资源共享的实现带来了很大困难。从校内看，档案资源分散在档案馆、图书馆以及各院、系、部门，各部门的档案资源无法及时共享，也没有一个全面、完整的校内档案资源管理体系;从校外看，高校间合作意识不强，存在信息壁垒，缺少校际档案资源共建共享意识，各高校的档案资源无法实现交流共享，缺少跨校查阅相关档案资源的途径，一定程度上造成了资源孤岛。

2.2高校档案资源隐私存在泄露风险

在高校档案资源共享过程中，隐私泄露是急需关注的问题。目前高校档案共建共享主要是通过互联网实现，互联网虽然为档案资源共享带来了巨大的便利和有利的环境，但互联网中存在极大的不确定性，使大量重要的档案资源面临严重的隐私泄露问题。如高校面临着学生档案、教学档案、科研档案中存在大量的个人信息及高校教学科研工作的关键主要信息等，档案管理存在很大的安全隐患。

2.3高校档案资源共享实际应用不普遍

虽然部分高校已经开始重视档案资源共享，但当前参与档案资源共享的高校并不多，高校档案资源共享的普及率不高，多数高校在档案信息资源共享方面还处在探索期，共享广度和深度都不够，档案信息的利用主要集中在高校管理、教学评估等，大量的教学和科研档案都没有对社会公开。鉴于此，高校档案资源共建共享不能只是纸上谈兵，应落到实处，使档案资源更好的发挥其自身价值。

3高校档案资源共享优化建议

3.1建立高校档案资源共建共享体系

优化高校档案资源共享，要建立高校档案资源共建共享体系，可从以下几个方面展开：（1）提高档案管理人员思想及文化素质，促进档案管理人员管理理念、管理模式创新，强化各部门的协调配合，提高档案资源共享意识。同时培养并引进信息化专业人才，为打造高校档案资源共建共享平台提供人才支撑[3]。（2）促进校内及高校间档案资源的有机整合。整合档案资源不仅是将档案资源简单合并，而是分门别类进行归纳整理，形成档案专题数据库[4]。

3.2健全高校档案资源管理机制

为了实现高校档案资源共享朝着规范化、科学化的方向发展，建立健全的高校档案管理机制刻不容缓。在高校档案资源管理机制中，要制定明确的共享流程、共享规则，使高校内部、高校之间的档案资源共享有章可循[5]。同时，还要完善网络安全管理，采用科学的网络防范技术，对机密档案、隐私档案进行脱敏加密处理，在开放交流的同时也要防止隐私泄露[6]。在实际实施中，还可采取智能身份认证、信息溯源防伪等方式，强化用户隐私保护[7]。从规则和技术两方面完善高校档案资源管理机制，既做到有序的高校档案资源共享，又做到安全的高校档案资源共享。从而实现高校档案信息资源的公开化、透明化，使大量档案信息资源能够为师生和社会公众提供更有效的服务。

3.3推进档案资源共享信息化服务建设

在当前网络信息飞速发展的时代，传统的档案管理已经无法适应时代发展，更无法满足高校群体对档案资源学习的需求，提高档案资源共享服务信息化水平与数字化建设、推进档案管理信息化服务更能适应时代需求，促进档案资源共享的可持续发展[8]。同时，从档案信息服务机制包含的内容（整理、保管和服务）看，通过不断完善档案工作整体程序，确保档案信息内容的完整性、时效性、开放性，从而更好地满足不同层次、不同人群的个性化需求。高校还应该加强联合协作，创建内容更为丰富化、专业化的档案信息管理资源库，为资源共享提供有力的物资支撑。在实际实施中，高校档案管理可依托大数据、云计算等方式，为档案资源共享提供技术支持，促进档案资源共享朝自动化、智能化的方向发展，全面提高档案资源共享的信息化水平[9]。

参考文献

[1]张占武.高校档案资源共享研究领域展望[J].档案管理，2021（05）：100-101.

[2]战英.高校档案治理体系与治理能力建设困境和提升途径研究[J].山东档案，2020（04）：10-12+60.

[3]周杨慧.高校档案信息化管理创新发展[J].兰台内外，2020（25）：10-12.

[4]李琼洁.基于共建共享的重大突发事件档案资源整合策略[J].城建档案，2021（10）：98-101.

[5]杨玲花.大数据时代背景下高校档案管理模式的优化[J].大众标准化，2021（16）：236-238.

[6]张美英.网络环境下高校档案信息资源共享探析[J].信息记录材料，2021，22（10）：210-211.

[7]王学娟.数字化时代高校档案管理信息化建设分析[J].信息记录材料，2021，22（01）：44-45.

[8]杜军.综合性档案馆馆藏资源建设与开发利用思考[J].兰台内外，2021（26）：46-48.

[9]梁炜，许碧涵，马云.基于信息资源共享的科技档案治理研究[J].兰台世界，2021（09）：116-119.

通讯作者简介：郑玲莉（1971年9月-）、女 、河南信阳人、汉族、副研究员、硕士研究生毕业、研究方向：档案管理与利用。