新形势下做好机要文件管理的认识

庞慧

摘要：公文管理中特殊的一部分是机要文件的管理，机要文件是含有国家、企业重要秘密的载体，泄露会使国家、企业的安全和利益遭受严重的损害。作为企业重要信息的传递载体，它更关系到企业的安全。全面提升机要文件的管理水平，是公文管理乃至综合办公室工作中十分重要的一个方面。本文结合工作实际，对如何加强机要文件管理提出个人的分析和建议，以期更好地促进企业安全发展。

关键词：公文管理  机要文件  制度  体系

一、健全制度，规范办理程序

一是全面加强制度建设。机要文件具有高度的机密性和重要性，是每个单位资料管理的关键。要使机要文件管理工作有条不紊地高效运转，必须有强有力的制度作为支持依据，各环节严格遵守工作规范，明晰管理职责、优化办理流程。机要文件要严格遵循党和国家制定的标准来管理，不能大而化之，随意而为。

二是强化过程管控。过程管控是做好机要文件管理工作的关键。作为机要文件管理人员，要按照“规范、精细、严密”的总体要求，严密细致地做好每一项工作，精益求精完成好每一个程序。严格规范执行机要文件的四个一：进出一个口，拆分一只手，登记一本帐，传阅一个点。收文登记要“细”，签收文件规定到人，及时接收每一份文件，收到机要文件后，规范按照类别、内容详细登记，制作办理单，使每一份机要文件有帐可查;文件流转要“快”，文件处理的时效性直接影响和决定整个企业的工作效率，要按照文件内容时效要求，正确区分轻重缓急，做到随到随办，不积压、不拖拉、不遗漏，遇到紧急文件要加紧督办，确保文件要求落到实处;文件保管要“密”，“上网不涉密，涉密不上网”，在信息技术高速发展的今天，多数文件已经借助于各种公文系统快速、便捷的处理，很大程度上提高了工作效率。但机要文件作为保密资料，不但禁止网上传送、且禁止复印传阅，在尽量提高处理速度的同时，要确保文件的安全保密工作;文件清退要做到“严”，机要文件有发还有退，这也是机要文件管理过程中重要的一部分，要严格按照文件的密级程度，定期对相关的机要文件进行清查、清点，认真核对，及时清退。

三是确保安全上万无一失。随着高新技术的迅猛发展，泄密的方式、渠道越来越多，窃密的手段越来越高，保密的形势也就越来越严峻。这就需要从事机要文件管理的工作人员，严格执行保密制度，在处理机要文件时，细化签收、登记、传阅、回收、清退、销毁等各环节的要求，对每一份机要文件实行全流程跟踪，全程痕迹管理，确保不遗失、不损坏、不泄密。保证机要文件安全规范，严格落实“日清”、“周盘点”、“月总结”制度，阅办完毕及时分类整理保存，根据“谁主管、谁负责”的原则，业务工作开展到哪里，保密工作就延伸到哪里，明确保密工作职责，充分加强保密要害部门部位的技术防范工作。

二、严格机要文件管理人员的选配和管理，抓好队伍培训

一是严格选配人员关。机要文件管理工作是一项兼顾政治性、技术性、综合性的工作，要选拔政治素质高、业务能力强、责任意识好的同志作为机要文件的管理人员。对于机要文件管理而言，谨慎、保密、高度的警惕性是对机要文件管理人员的基本要求，要具备足够的管理意识。机要文件大多是阅知类文件，需要相关范围领导阅读并领会文件精神，绝不能认为与本单位工作无关而不传阅或不及时传阅。机要文件管理人员要在思想认识上高度重视机要文件管理工作，不断加强对相关知识和规章制度的学习和理解，认真履行岗位职责，严格照章办事的同时，要注重文件办理实效，始终保持一种责任感、使命感，保持细心、耐心，切实提高机要文件管理工作队伍的综合素质。

二是严格培训人员关。要实现机要文件的高质量管理，必须提高机要文件管理人员的综合素质，坚持培养和打造政治可靠、业务精湛、作风优良的机要文件管理员队伍是一项重要的工作。知识因学而深，才干因学而成。对新上岗的机要文件管理员，更应及时进行保密业务和专业知识的培训，增强保密意识，提升机要文件管理员的个人素养和专业素养，通过集中培训、网上培训、互学交流等形式，充分学习政策文件、法律法规、专业知识、业务技能，从根本上认识到加强安全保密工作的重要性，运用科学规范的方法高效管理机要文件，内化于心，外化于行，将保密工作做实做细，将文件管理工作做快做好，打造一支合格的机要文件管理队伍。

三是严格管理人员关。求真务实是机要文件管理工作的一贯要求，机要文件的收发登记、传阅流转、保管存放、清退销毁等工作要由机要人员亲自负责，不得随意委托其他人员代为办理。工作需交接时，严格履行业务交接内容和手续，保证工作的连续性。机要文件管理人员要规范自己的行为和言语，把握工作的关键点，要认识到机要文件无小事，在工作中要有一种如履薄冰的责任意识，对于工作中的一点一滴，都要力求做到最好，考虑周全，对于机要文件管理这种日复一日，年复一年的重复单调工作，要有强烈的责任心才能确保工作落到实处。机要文件管理工作责任大，精神压力大，任务繁琐，与其他工作相比，它是一个“重要的工作，冷门的岗位”，作为机要文件管理人员，在公与私、苦与乐、得与失等落差面前，要能稳下心踏实做好工作。

三、完善文件管理的監督体系，加强督查催办

上级部门要对所管辖的下级部门机要文件管理工作做好三点工作：一是检查，检查有没有落实制度，有没有专业人员管理机要文件，有没有配备规定的设备，有没有按照要求处理文件;二是抽查，不定期不定向的抽查，可以反映出真实的工作现状，避免走过场流于形式，不能真正发现问题解决问题;三是监督，要对所管辖的各级单位机要文件管理工作进行监督，并对其进行约束和规范，一旦发现问题及时解决，充分调动工作人员的积极性，有效的提高机要文件管理质量。

结束语：

通过完善机要文件管理的监督体系，对各部门各环节产生制约性，实现权责明细化，促使机要文件管理人员的工作能力大幅提升，有助于机要文件管理工作的开展。

参考文献：

[1]张秋君.高职院校机要文件保密工作的特点和提升路径[J].办公室业务，2019，0（22）：116-116.

[2]张晏如.对高校机要文件管理工作的若干思考[J].城建档案，2011（1）：60-61.