现阶段人事档案管理中的问题与优化策略

刘缤

摘要：随着近年来我国营运车辆数量不断增加，营运车辆驾驶员人数呈现不断上升趋势，对营运车辆驾驶员的档案管理工作的难度也在不断加大，并且随着种种新型信息管理技术不断涌现，有关部门对档案管理工作提出了更高的要求。基于此，本文简要分析了现阶段道路运输营运车辆驾驶员的档案管理工作中现存的问题，并且结合实际提出几点优化策略，以期为相关人力资源管理人员形成参考。

关键词：档案管理;问题优化

引言

营运车辆驾驶员档案记录着驾驶员的各方面信息，除基本身份信息外还包括其驾驶证类型、驾龄、违法记录等等，导致其档案管理工作具有一定的复杂性，档案管理工作人员在对其进行管理的过程中存在一定难度。但驾驶员档案同时是驾驶人员个人求职、招聘的凭据，可以体现出驾驶人员重要的人生经历，具有较为重要的意义。营运车辆驾驶员档案管理工作发挥着重要作用，需要各部门工作人员加大重视程度，不断改进档案管理中存在的问题，逐渐优化档案管理工作。

一、营运车辆驾驶员档案管理过程中存在的问题

（一）工作人员未认识到档案管理重要性

就营运车辆驾驶员档案管理工作的实际开展情况而言，目前许多工作人员尚未意识到人事档案管理的重要性，对档案管理工作缺乏相应的认知，可以具体表现为以下方面：第一，部分工作人员在对纸质档案进行书写时较为随意，未严格遵守档案书写规定使用钢笔或碳素墨水，而是使用圆珠笔、鉛笔等进行书写，若纸张保存不当则很容易导致墨迹变淡，甚至出现字迹模糊不清的现象，导致档案管理失去其管理意义。还有部分工作人员在书写纸质档案时随意进行涂抹修改，导致档案中部分重要信息记录模糊，如驾驶经历、驾驶年限等信息不清晰，影响档案的可用性。第二，部分工作人员对于纸质档案的保存工作不到位，导致档案缺失的情况发生。由于驾驶员人事档案中记录了其工作经历等重要信息，还包括其他证件材料，但由于工作人员对档案管理工作的重视程度不足，导致这些材料的遗失或错漏，为人员身份认定工作带来困难。并且由于管理环境较差，许多人事档案长期处于不适宜的保存环境下，已经出现纸张发黄变脆、字迹晕染模糊的情况。

（二）档案管理手段较为落后

目前我国营运车辆驾驶员人事档案管理仍然存在管理方式较为落后的情况，信息化建设不足，人事档案通常为纸质文件，载体较为单一，且档案内容与其载体之间联系不够密切，并且储存密度较高，导致档案中的重要信息可能发生丢失、损坏、泄露等情况。由于有关部门对驾驶员人事档案管理工作缺乏重视，对该工作的资金投入有限，导致无法建立科学的人事信息档案管理平台，仍然采用人工管理模式，工作效率整体较低，在查找档案时需要经过繁琐的手续审批，档案管理服务较为滞后。此外，还有部分管理人员仅仅重视对档案进行管理，而忽视了人事档案的重要价值，导致档案管理工作较为封闭化，无法与交警系统形成联动。虽然近年来已有许多地区管理部门引入了计算机技术和信息化技术开展档案管理工作，但也仅仅应用到一些简单的工具，营运车辆驾驶员人事档案管理的信息化程度仍然有待提高。

二、营运车辆驾驶员人事档案管理优化策略

（一）提升档案管理人员综合素养

近年来计算机技术与信息技术发展逐渐趋于成熟，档案管理工作人员需要对这些技术进行充分掌握，有关部门也应当着力培养档案管理员工的综合素养，具体可以运用如下手段：第一，档案管理部门可以在人员上岗前加强岗位培训工作，现阶段档案管理部门中的许多管理人员在专业能力上还有很大不足，或由于年龄原因导致其专业能力提高较为缓慢，为解决这一问题，有关部门应加强上岗前培训，确保员工在实际开展人事档案管理工作前具备相应的管理技能。例如采取新员工与老员工结成对子互相帮助的办法，老员工向新员工传授人事档案管理经验，新员工教给老员工现代化技术的使用方法，从而形成互帮互助，共同进步。

（二）创新档案管理手段

促进档案管理工作发展必须顺应时代科技发展，做好档案管理信息化工作，利用各种先进的信息化技术以及计算机技术，对档案管理工作形成辅助，从而使档案管理工作的效率和管理水平提高。由于传统人工档案管理的方式工作量较大，需要工作付出较多精力和时间，导致工作人员的劳动强度较高，完成效果不佳。但采用信息化档案管理方式可以有效解决该问题，建立完善的营运车辆驾驶人员人事档案信息数据库，将驾驶人员的各类信息录入后在计算机或在线平台中妥善保存，不仅可以避免信息出现损坏、丢失等情况，还能有效提高档案查询工作的效率，在检索栏直接输入关键词即可快速提取所需人事档案，并随时在线更改信息，可以为营运车辆驾驶人员提供更加高效、优质的服务。

（三）创新人事档案管理模式

虽然近年来管理部门已经拟定并实施了一系列规章制度，以促进档案管理工作规范化，但在具体实施过程中仍然存在一定不足，亟需得到完善，具体可以通过以下方式实现：第一，管理人员应完善人事档案管理责任制，以档案管理工作为连接，加强各部门之间的联系，使档案内容更加具备准确性以及真实性，及时发现档案管理工作中的问题所在，并且制定相应的解决策略。第二，应加强营运车辆驾驶员人事档案的网络审批制度，逐渐摒弃传统的纸质审批流程，通过驾驶人员自行填写相关档案信息后上传，管理人员在线进行审批的方式，将档案审批流程简化，提高档案管理工作的效率。第三，加大人事档案信息管理的经费投入，确保营运车辆驾驶员人事档案管理工作有充足的经费用以人员培训、设备购买、信息化建设等等，从而加强现代化管理手段，使档案管理工作更加科学。

结束语

营运车辆驾驶人员的人事档案管理对于我国道路运输营运车辆的管理有着重要意义，因此有关部门必须提高对其重视程度，深入分析现阶段人事档案管理工作中的问题，加大人力、物力以及财力的投入，促进营运车辆驾驶人员人事档案的管理工作得到切实有效的优化，提高档案管理效率和质量。

参考文献：

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