企业档案管理信息技术应用现状分析

张磊

摘要：文章立足于实际，对企业档案管理信息技术建设进行研究。首先阐述了信息技术内涵，而后对企業档案管理过程中信息技术应用方式以及信息化建设策略探讨。

关键词：企业档案;管理;信息技术;应用现状;分析

引言

在企业发展过程中档案管理工作水平高低直接影响到企业发展能力，就目前现状而言在企业档案管理工作开展中，受制于各种客观因素制约档案管理效率未能够体现出来，通过信息技术应用可以改善传统档案管理方式的不足，对提升档案管理工作有着积极作用。

一、现代化信息技术

在企业档案管理信息技术应用过程中主要是通过科学技术以及计算机技术优势，在进行软件开发应用基础上，对信息技术综合能力进行全面提高实现企业档案管理目标。对于现代信息技术而言，最基础内容就是语言编程，无论处于哪个编辑环节，在信息技术应用过程中软件技术应用都是一个技术性支持，能够提高信息功能作用。在新时期背景下随着各种科学技术不断发展，信息技术应用领域越来越广泛，将其应用到企业档案管理过程不仅能够提高档案管理工作效率，又能够提升档案管理科学性，对该类工作开展有着积极作用。

二、新时代企业档案管理的需求

在新时期背景下，随着科学技术的不断发展，企业档案管理的工作模式也在不断的优化调整，在实践阶段中信息技术的出现能够给企业档案管理工作开展提供良好的支持，能够让企业档案管理工作更加具备决策性以及针对性。对于新时期背景下的企业档案管理工作而言，其管理需求有以下几个方面内容。

（一）革新性。在企业档案管理工作开展阶段，由于信息技术的应用能够将传统档案管理的模式优化，可以改善传统档案、纸质文件整理的工作局限。因为信息技术的出现在信息技术联合数字技术应用到档案资源管理阶段，能够通过相关档案资料的输入之后，系统就能够以计算机功能实现档案的收集管理、储存利用。

（二）高效性。对于企业而言，随着企业的不断发展档案的数量也越来越多，档案的管理工作相对复杂，如何做好传统载体档案以及电子档案的相互关系结合是非常至关重要的一项内容。通过将信息技术应用到实践当中，能够高效地采取相关的信息功能，在联合传统载体档案以及电子档案内容的基础上提高了档案工作的效率并且使得档案具备精确性。

（三）价值性。对于企业档案而言它主要是记录企业各项活动的主要载体，它包含着诸多重大潜在利用价值的信息资源。在实践阶段中通过信息技术的应用之后，企业档案管理人员可以利用信息技术将档案进行分类归纳出具备价值的档案资料，以便于企业在发展的阶段中合理的利用，这对提高企业的经济效益还有社会效益都有着重要的帮助。

三、信息技术在企业档案管理中的运用

（一）信息技术云储存和备份

在档案管理工作开展中，通过信息技术应用主要目的在于将传统人工收入转换为电子版文件收档形式，通过计算机系统录入相关管理文件，能够达到高效储存状态，该方式可以解决传统管理手法存在的不足问题。在科学背景下随着各种技术不断增加，在进行档案云储存以及备份过程可以利用大数据将这些数据内容转化为电子文档，在云端进行储存，提高档案利用率以及查询率。

（二）借助计算机程序进行管理

档案管理工作中可以通过计算机相关程序，在管理时对程序进行全面优化，利用计算机程序来纠正档案存在的差错，同时还能够快速提取档案资料，这些做法减少了人工接触档案概率提高了档案使用效率，同时在进行管理阶段中还能够保证查询资料便捷性、时效性以及真实性。

（三）构建档案信息网

在企业档案信息管理过程中进行信息技术应用需要依托档案信息网络，在该项工作开展阶段中，需要根据档案管理内容将信息技术作用发挥出来，在具体阶段要充分利用互联网，将内部单位信息网络完善，实际能形成一个有效联通网络保证信息档案传递查询以及管理便捷化。

（四）共享管理云技术

就目前而言，在企业档案信息技术应用过程中共享管理云技术已经是一种非常成熟的技术，在管理工作中云端作用是非常重要的，需要给予高度重视。云共享是将档案管理中资料进行实时上传下达到各个单位部门之间，实时共享属于一种云管理模式，在云端储存背景下不同企业之间可以根据需求信息获取需要的资料，这样做能够使企业之间沟通交流更加科学。值得注意的是，根据共享云管理技术应用还需要按照相关规范要求做好信息维护工作，减少信息丢失问题出现。

四、改善企业档案管理信息化建设策略

为了能够将企业档案信息化建设水平提高，在实践的阶段中需要综合企业的实际需要，加大资金投入，并且对数字档案管理工作涉及到的内容给予高度重视，确保档案管理建设水平得到提升。

（一）加大资金投入

在企业档案信息管理技术应用阶段为了能够全面提升档案利用效率，企业需要针对不同实际情况增加资金投入从而提高信息技术应用水平，例如及时更换一些计算机设备，或者是做好相关软件更新才能够减少安全问题出现。

（二）加强档案管理数字化建设

通过信息技术应用档案管理工作，已经从传统纸质方式转化为电子形式，档案管理得到了很大便捷性。在信息化建设过程中需要针对性的对部分漏洞问题进行解决，减少资料损失等情况。数字化建设包含内容很多，例如一些永久性保护文件需要将其整合为数字化数据，然后将其上传到云端空间以达到高效储存状态。

（三）加大企业档案管理工作人员培训

在企业档案管理工作开展阶段中，工作人员水平高低直接关系到档案管理的真实性以及有效性。因此需要对工作人员进行全面培训，使其能够掌握一定信息技术同时在工作人员培训阶段中，还需要根据档案管理信息建设要求，优化档案管理人员知识技能，使其能够在了解档案需求基础上合理运用信息技术达到工作目标。

（四）重视档案信息管理安全系统建设

在企业档案管理工作开展的阶段，如果档案信息化管理以及利用没有得到良好的控制，任由信息随便调度利用就会出现重要信息流失的情况，严重的还会影响到企业的经济效益。所以重视档案信息管理，安全控制不仅是实现档案有效利用的关键，同时也是保证企业正常发展的主要内容。因此为了能够全面的提高企业档案信息化建设的能力以及水平，就需要综合实际做好信息管理工作的管理强化，并且在借助计算机技术以及互联网技术，将档案进行规划整合达到数字化档案管理工作的要求。在档案信息管理安全系统构建的阶段中还需要根据档案的管理需要，将针对性的防火墙系统构建出来，减少黑客入侵档案系统以保证信息的安全性和完整性。另外除开软件安全防护之外，还需要做好相关物理防护控制，例如针对档案计算机系统的存放要将其放置于通风以及安全的房间，避免受到环境因素影响，而出现机械故障问题导致信息丢失。

五、结语

总而言之，在企业档案管理过程中通过信息技术应用能够改善传统手工操作存在的弊端。在新时期背景下，信息技术应用越来越广泛，因此在该项工作开展阶段需要根据企业档案管理工作要求合理地应用信息技术，以提高档案管理工作时效性，推进企业不断发展。

参考文献

[1]张建华.地质测绘档案管理工作中存在问题及对策[J].办公室业务.2018，（7）.79，86.

[2]胡玥.档案管理过程中主要问题及策略[J].新商务周刊.2018，（9）.32.

[3]郑莉.浅析建筑工程档案资料管理中问题及处理措施[J].装饰装修天地.2018，（22）.86.

[4]毕莉.对现代企业档案管理几点思考[J].卷宗.2018，（18）.3-4.

[5]何慧.信息技术在制药企业档案管理中应用[J].企业文化（下旬刊）.2019，（3）.227.