浅谈新形势下高校档案工作创新

摘要：随着我国科技水平的不断提升与教育体制改革的不断深入，给当前的高校档案管理工作带来了很大挑战。随着新时期的到来，我国高校档案管理工作需要怎样认清发展形势，从容面对当前的挑战把握机遇，是高校档案管理工作人员所需要解决的难题。基于此，本文对新时期如何做好高校档案管理工作进行分析，希望能够为相关工作人员提供帮助。

关键词：新时期;高校;档案管理

引言

在高校发展的过程中，高校档案管理工作属于一项比较复杂的工作，通过进行高校档案管理，能够更好地收集并且记载学校历史面貌以及发展变化，高校档案管理工作在高等院校科研以及教学工作中扮演着极其重要的角色，正因如此才需要重视高校档案管理工作。

1新时期加强档案管理工作的重要意义

作为现阶段管理当中的重要组成部分，档案管理在高校管理工作当中有着不可或缺的作用。通过档案管理能够对高校发展过程中的各方面活动进行详细记录，因此，档案就是呈现高校发展情况的资料。通过档案记录能够对高校发展过程中的各方面问题与优势进行明确，为将来的进一步发展打下基础，同时还可以为未来的改革提供数据支持。借助对档案的分析，能够不断进行改革，以此来进一步提高管理水平。因此在高校的发展过程中一定要在档案当中不断发现问题，同时结合档案当中的一些重要信息来进行总结，进而提高管理工作的效率与质量，同时推动高校的进一步发展。

2高校档案管理现状

2.1忽视档案管理工作

高校档案管理工作涉及内容较多，其管理是一项系统且繁杂的工程，档案管理工作包括汇总、取调、修改、查阅、纠正等部分。目前，很多高校并未形成系统的档案管理工作体系，忽视档案管理工作，认为档案管理的作用就是收集并记录信息。由于高校对档案管理工作的不重视，所以工作流程较为宽泛，且在高校各项工作占比较低，导致档案管理工作有效性较低。

2.2档案管理人员素质较低

很多高校轻视档案管理工作，所以档案管理人员素养参差不齐，少数高校为了填补管理岗位的空缺，甚至随便聘用对管理工作毫无概念的人员。大多高校档案管理人员为年龄较大的人员，他们很容易出现职业倦怠的情况，其思想较为陈旧，无法充分利用先进的管理手段，在很大程度上降低了管理效率。在管理人员素养低下的影响下，很多学生不重视档案管理，对档案管理没有明确的概念，导致报考相关专业的学生较少。新鲜血液注入不足，导致管理者素养持续走低，如此形成恶性循环，严重影响了档案管理工作的顺利开展。在人员素养的影响下，很多高校档案管理出现断层的现象。信息技术背景下，档案管理模式随之变更，管理人员既要对档案进行归类汇总，还要对相关档案进行后期处理，这对管理者素养提出了更高的要求。档案管理人员素养的参差不齐对档案管理工作的顺利开展产生了多种阻碍，相关高校必须引起充分的重视。

2.3高校档案管理方法较为落后

档案管理工作是一项极为系统的工程，但大多高校进行档案管理时，仅将其工作作为装订、汇总和收藏，并没有对档案进行细致的归类和整理。此类工作方式不利于后期档案的抽调，在很大程度上降低了学校档案管理效率及档案利用率。据资料显示，很多高校并未设立专门的档案管理部门，如此会对档案查询产生极大影响。

2.4缺乏健全的管理制度

目前，很多高校档案管理工作还处在发展初期，少数高校已经认识到档案管理工作的重要性，但尚未完全摆脱人工作业模式。部分高校档案管理工作中虽然应用了计算技术，但其检索系统不完善，检索效率及有效性较低。此外，由于管理人员尚未适应计算机作业模式，管理者责权过于模糊，很容易造成管理漏洞，加权管理制度对高校档案管理发挥着举足轻重的作用。

3当前高校档案管理工作的创新思路

3.1开发利用信息技术，建立数据库

传统的档案管理在信息整理上缺少系统性、规范性，而现在仍然以纸质档案为主的管理方式使档案管理人员在信息检索上也遇到许多困难。同时高校部门繁多，各个部门有各自的数据储存方式，部门之间信息不流通。为了解决这些问题，开发利用信息技术，建立统一的数据库十分必要。统一数据库的建立将有助于建立完整的电子档案管理系统，利用网络平台电子档案的内容提高档案调取的便捷性和高效性。同时实现各部门之间档案共享，减少操作时间，节省人力物力。在完成校内数据库建立后，可考虑与其他高校联动，建立共享数据库，加强各个高校之间的联系。

3.2提高档案管理人员的综合素质

由于高校的招生规模不断扩大，师资力量的不断增强，高校的各类档案数量也相应激增，导致档案管理人员的工作量与日俱增。这就要求档案管理人员具有更强的工作能力，需要更专业的知识背景支持。经过专业化训练的人才，才能更好地适应信息化体系背景下的档案管理工作。如此，提高档案管理人员的综合素质成为迫在眉睫的事情，高校在积极开展相关从业人员培训的同时，需要加强档案学专业人才的引进，从源头上确保档案管理人员的基本能力和业务素养。

3.3建立健全档案管理制度

结合高校自身情况，建立一套完善的档案管理制度。实现校内档案管理的规范化，并依据一定标准对档案进行分类，做到及时补充、删除、修复、校对基础档案，及时发现并纠正档案管理工作中存在的问题，对档案保存采取防火、防潮、防虫等保护措施，保证档案的精确性、可靠性、时效性。规范化的制度可以保证档案管理工作有条不紊，可以使档案管理者意识到自身的

3.44创新高校档案管理方法

随着我国科技水平的不断提升，信息化时代已经到来，信息化技术在各个领域得到了广泛的应用。所以，高校档案管理工作也需要进行信息化建设，以此来提高档案管理水平与管理效率，并且还可以使管理成本得到进一步降低。信息化技术在当前的高效管理当中一般应用在高校档案管理信息系统当中，借助该系统能够让高校管理工作更加科学化、合理化，使高校对学生与教师的信息有一个充分的了解与掌握，并且能够使高校教职员工对高校的发展与时代发展有一个更加清晰的认识，做到胸怀大局，眼光长远，为科学决策奠定坚实的基础。

结语

信息技术加速发展，使高校档案管理工作既面临改革的机遇，又面临创新的挑战。高校档案管理人员必须从档案工作的各个方面考虑创新思路，让高校档案工作与时代接軌，做到档案储存无纸化、档案管理制度化、档案查找网络化，让档案资源发挥自身的价值，成为高校工作的基石，为高校管理提供资源性支持。

参考文献：

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[2]庞晓敏.大数据时代高校档案管理工作问题探析[J].成都师范学院学报，2019（06）：120-124.

[3]徐微微.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策分析[J].吉林化工学院学报，2020（10）：61-62.

作者简介：

余婷（1983- ）女，武汉城市职业学院教师，馆员，主要研究方向——档案管理

基金项目：武汉城市职业学院校级课题：物业公司档案管理工作标准设计（课题编号：2018whcvc31）