对基建档案进行科学管理的思考

陈松梅

摘要：基建档案对于项目的建设而言至关重要，展现了项目存在的意义，不仅于项目中有监督和指导作用，对于后期项目的复盘也更加便捷。目前我国对于基建档案的管理制度已经逐步的完善，但依旧有很多的管理问题需要解决，工作水平有待提高。由于建设项目的复杂性，导致基建档案在创建过程中也有一个周期长和内容复杂的特性。在这样的前提下，对于基建档案的创建管理就需要很好的管理水平，本文就基建档案的管理中已经浮现的问题以及如何对基建档案进行科学的管理进行探讨。

关键词：基建档案;管理;思考

基建档案包含了一个项目在立项之初直到竣工结束的所有过程，真实并集中反应工程实施的全过程，包括立项，审批，征地，勘察，设计，招投标等工程准阶段形成的文件，以及后期的施工资料，竣工图等等，反映了这个项目整体的人员技术方面的劳动结晶。作为项目的科技档案，它与整体的建设紧密相连，对于后人的查询检阅和后期项目的跟进具有重要的作用。

一、现基建档案管理中出现的问题

1.由于工程项目复杂，档案建立不全面，难以管理;

项目的整体在立项之初以及到后期的竣工图的结束整体的过程是非常琐碎的，一个大的工程经常分为若干个小工程去实施建设，在这个环节过程中，就造成了基建档案建立的复杂性以及难度的加大。在项目初始阶段包括立项的文件，审批文件或设计文件，招投标文件等一般不会出现遗漏，但当把整体的项目分为各个小项目下发给承包商的时候如果监管工作不到位，那很有可能出现合同的丢失以及施工过程中档案无法监管的问题，那这就不仅仅是关于档案的管理不到位，还有可能出现的是公司的监管制度不到位，两方互相影响就出现了整体的管理问题。这个时候就需要公司具有完备的管理制度，我国的建设管理制度还有待完善，管理制度没有章程，导致在资料的建立和取阅方面没有规章制度，也造成了档案内容的缺失。

2.涉及的文件技术含量高，管理人员的水平跟不上;

在项目实施过程中，档案的建立人员需要具备很多方面的知识技能，而这些都需要自己的专业知识储备量作为支撑。在此过程中，涉及的文件技术含量过高，管理人员的水平有些跟不上，就造成了无法科学性的去记录以及管理这些档案，可能就会出现错把有效文件当废料去处理掉，或者在建立档案之初，就出现了很多不合理的档案编制，对后期的建档管理，就会造成很大的难度。

3.档案管理意识不强，建档不科学;

要想提高基建档案的管理水平，首先就要提高管理档案的人员的管理意识，以及提高建档的科学性。公司对于档案质量的重视度不够，造成了下面的管理人员对于基建档案的管理不作为。基建档案存在的意义，就是它可以真实的反映这个项目的实施过程，然而在归档过程中，许多资料的缺失以及一些复印件导致资料印证性不高。另外，基建档案要随时跟踪，它不是后期对于整体项目的复盘，而是在项目实施过程中对于每一个流程的记录，从而保证真实性和准确性。但如果档案人员管理意识不强，可能就会导致基建档案存在的意义变成了迎合领导的形式主义，在日常管理工作中給管理造成了一定的难度。

4.人为干扰因素多;

一个项目的基建档案的建立，不是由一个人完成的，当整体项目拆分为各个小项目去实施的时候有相应的记录档案的人员，由于项目工程的复杂性，导致整个项目的所有档案经手的人员多，在这个情况下，整体档案的建立，受到人为干扰的因素就多，也不利于基建档案的管理。

二、对基建档案科学管理的要点

1.提高管理人员的管理意识和管理水平;

对基建档案进行科学的管理，首先就要提高管理人员的管理意识和管理水平。要屏除重建设速度轻档案质量的思想，重视对资料档案的管理，提高建档效率。建档不是项目建设的附属工作，要提高对于建档人员的意识和积极性，及时做好现场资料的记录，保存原件，规范建档。另外要提高建档人员的专业知识素养，了解勘察、设计、合同规范等文件有效性，增强知识储备，培养优秀的管理技术员工，提高工作效率。

2.建立完备的管理制度，跟踪管理责任人制;

管理水平的提高，离不开完备的管理制度。提倡管理责任制，追踪到每一个人身上的监督管理，在建档的同时，要规范前端后端协调统一，每一份建档文件要追踪到个人，主办方，责任人，且统一管理制度，无论是公司员工还是下承包方员工统一领导，统一管理标准，防止由于管理水平参差不齐影响整体的管理效果。另外，在整体的项目实施过程中，无论是项目的设计或者施工所签订合同，都应该设立专门的规章制度。明确有关方面所提交文件与实际施工不符所造成的后果的责任制，对此也要专门的建档管理。最集中的体现就是保证基建档案的真实性以及准确性和系统性。

且要做好对于基建档案的管理，一定能够要重视基建档案的建立意识，不拖欠，不补交，及时跟综也必不可少，要清楚人都具有惰性，管理人员存在的意义之一就是督促项目进程。

3.创新管理方法，无纸化规范立档;

科学的管理基建档案要与时俱进，时代在变更，要创新对于基建档案的管理方式，提倡无纸化规范立档。电子立档规避了纸质立档所出现的一些问题，如建档统一性，规范性，不再出现不符合国家建档标准的档案，提高了整体的系统性，便于管理。另外，电子档案规避了纸质档案容易丢失的缺点，打码后可以同时供多方取阅，且更加具有真实性，比复印件更加有效，原件也不容易丢失。另外，电子建档更便于立档工作的实施，科学分类系统立档更加方便快捷，无论是在管理档案的时候还是查阅档案的时候都更好调取和组卷，且目录一目了然，更加具有系统性。

结束语

目前在基建档案的管理过程中，设计的内容复杂以及管理周期长等因素增加了工作的难度，与此同时建设单位对档案质量不够重视，也是造成管理不便的重要原因，作为基建档案的管理人员自身素质也有待提高，逐步完备基建档案的管理水平和科学管理制度至关重要。

参考文献：

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