人力资源档案管理存在的问题及解决措施

王晶宏

摘要：要保证和促进企业的可持续发展，便要做好其内部人力资源档案管理工作，发挥内部员工的潜力和价值。企业在实际的经营管理中，要意识到人力资源档案管理對于企业发展的意义，并且能够从不同角度对档案管理进行创新，为档案管理工作的开展提供重要保障。本文主要对人力资源档案管理的作用进行了阐述，同时分析了其存在的问题，重点对人力资源档案管理的优化措施展开深入研究。

关键词：人力资源;档案管理;问题;解决措施

引言

做好人事档案管理是机关企业提升内部管理效率的重要途径，通过人事档案可以清晰地做好人员分析，为人员的调配、任用提供科学依据。同时，档案资料作为重要个人数据资料，为职工的升职、调岗、退休提供了数据参考。在全面深化改革背景下，机关企业在人事档案管理方面的复杂程度进一步加剧，只有不断加强人事档案的管理，才能促进人事档案合理且科学的发展。

1企业人力资源档案管理的作用

①促进企业的健康持续发展。企业内部管理工作分为多个不同的类别，档案管理便是其中一种，而在档案管理中，人力资源档案管理是作为关键部分存在的，直接关乎企业的发展水平和速度。人力资源是企业可持续发展的内在动力。通过企业人力资源档案管理工作，能够让单位领导者和管理者知晓内部每一位员工的个人情况，在掌握充分信息，对员工产生必要的了解以后，才能让单位内部工作的开展更具有人性化的特征，让单位中的工作人员都能有着明确的发展方向，使其在工作中获得成长，为企业的发展创造更多贡献和内在动力。②激发单位内部员工潜力。企业中人力资源档案的内容，主要是对员工实际情况的记录，具有全面性和具体性的特征，单位内的管理人员，可以就员工档案，对其有一个整体性的了解。另外，员工的监督和管理工作，也需要通过人力资源档案管理工作来实现。因此，促进企业人力资源档案管理工作的有效性，能够让员工内在潜力得以挖掘和发挥，也能在较大程度上约束员工的行为，保证其工作态度的认真，使其工作更加规范。

2人力资源档案管理存在的问题

2.1档案管理的规范化程度低，工作质量有待提高

人事档案管理是一项高度规范化的工作，在每一个管理流程都有具体的操作规范，也只有这样才能确保人事档案信息的准确性。在实践工作中，机关企业人事档案管理的规范化程度还不高，在业务层面凸显出了信息收集制度不健全、分类体系不科学、审核程序执行不力、鉴定环节尚未开展、转递程序存在漏洞等问题，严重影响了人事档案信息的质量。在部分机关企业的干部档案专审中，甚至还存在了信息内容造假的情况，工作质量亟待提升。究其原因，一方面是档案管理人员对于档案工作的重视程度不足，在实施档案管理工作的过程中，不认真、不负责，主观上麻痹大意，对于存在的问题也没有主动进行改正。另一方面受限于人事档案管理人员专业，标准化工作思路不清晰，标准不明确，导致工作很难开展。

2.2管理人员能力和素质欠缺

档案管理人员的能力和素质与管理工作最终的有效性有着直接的关系，因此，要想促进人力资源档案管理的有效性，促进其管理的规范化和标准化，需要更高水平专业能力和职业素养的专业人员。但是当前企业没有将发展的重点放在人力资源档案管理方面，相关的管理观念比较传统落后，所以单位内部负责人力资源档案管理的工作人员具有很强的不专业性，致使一些比较专业档案管理工作的推进并不顺利，加上对工作态度不端正，造成人力资源档案管理的研究不能深入。另外，新时期下社会的发展，让企业的人力资源档案管理有了更高的要求，但是单位却没有组织内部人员参加有效的培训活动，所以使得档案管理水平始终得不到提升。

3人力资源档案管理中问题的解决措施

3.1规范档案管理方法，提高档案管理质量

一是建立健全信息收集制度。从收集对象、产生活动、收集要求三个方面研究开展制度建设，具体包括收集归档制度、催要制度、联系沟通制度、检查核对制度等细分内容，确保信息收集有明确的制度依据。二是进行专业知识和技能的培训。通过开展人事档案专项培训，提高操作人员的专业技能，确保在操作层面落实规范化要求。三是严格履行审核程序。确保档案内容真实可靠、信息准确无误、材料完整齐全。

3.2提高相关人员能力和素质

第一，负责人力资源档案管理的相关人员，其对待工作的态度应该放端正，正确认识人力资源档案管理工作的作用以及对单位发展的影响，对待管理工作要从根本上进行认同，在展开相关管理工作的时候，要将自身的主观能动性充分发挥出来。另外，单位内部要定期组织档案管理人员参加职业专业能力的培训活动，从深层次培养人才，提升其专业性，促进其将来工作开展能够更加顺利;第二，思想意识对档案管理人员的影响比较大，因此，单位在组织管理人员接受专业培训的同时，还应当对其思想水平和政治素养进行相关的培养，使其能够秉持着正确的思想和政治观念，在日常的工作中，坚持正确积极的作风和职业素养，让人力资源档案管理工作的落实更加有效。

3.3人力资源档案管理方式的更新

为了不断提升人力资源档案管理工作科学化、规范化、信息化水平，需要企业对人力资源档案进行集中化管理。在此过程中，应当搭建起人力资源档案管理中心，保证满足未来三十年人力资源档案存放、管理工作。需要在档案室配备智能密集架以及防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等十防设施。严格按照国家标准配备档案查借阅系统，实行进出库痕迹管理和一人一码管理，实行档案查借阅预约等制度，建立人力资源档案信息管理微信群，提高档案管理水平和能力。要切实落实档案分类管理模式，定岗定责，提高档案日常管理效率。

结语

对于正处在转型改革发展中的企业，人才是发展的第一动力，管理和利用好人事档案对企业在选人用人上奠定了管理基础。健全规范档案管理各项制度，注重档案管理队伍的专业化，建立健全企业的硬件档案管理设施，顺应时代要求，做好人事档案的信息化管理是现代人力资源管理的必要手段，也是企业健康高效发展的重要举措。

参考文献

[1]张雪岩.数字环境下的企业人力资源档案管理[J].科学技术创新，2017（05）.

[2]王珊珊.新形势下医院人力资源档案管理工作的创新服务[J].档案天地，2018（02）.