浅谈档案的信息化管理

李冰惠

摘 要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能。本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。

关键词：浅谈;档案管理;信息化;建设

随着知识经济时代的到来，人们越来越感受到信息作为资源、生产力要素和社会财富所带来的利益，“全球信息高速公路”Internet以不可阻挡之势涌来，人们都能通过网络随意查询发布于世界各地的数据、图表、文献等各种信息。目前我国使用计算机、网线上网用户就已全面铺开，随着电脑的普及、网费的下调、有线电视网和一种嵌入微软Windows CE操作系统的机顶盒的普遍推广，人们通过VCD、电视也能够轻松上网。有这么大的读者群，我们档案部门一定要抓住机遇，在信息市场中占有一份天地。

我们的日常工作急需一批懂档案管理、有实际工作经验又熟悉网络资源加工检索的工作人员。如果有完备的检索体系，再成立网上服务公司帮助读者面对分散、无序的成百上千倍增长的信息，快捷、经济地查询到所需的信息，给读者以引导，那将给档案部门与时代更快接轨提供大大的助力。

1 档案网络化管理的特点

1.1 管理对象数字化

网络化管理不会改变档案的性质和内容。档案在网络化管理中的变化主要会发生在其形式载体上和人们对其实体和信息内容的管理与使用方式上。档案的载体从目前看首先会进一步多样化，然后会进一步趋向非直观化，也就是说以“机读档案”为典型代表的适宜于计算机等现代化信息技术处理、管理的载体形式将日趋取得地位。传统的档案管理对象是以纸质载体形式的档案为主，这使得档案的载体与内容信息密不可分;而现在工程档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”——存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息。这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术媒介发挥其对公司业务活动的日常作用，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身。分离后的档案内容信息将日趋实用化，而档案实体将被作为最原始的也是最终的凭证精心保存。当然这会引起到底什么是档案、数字化的档案信息具不具有理论上和法律上的效力的争论。而如果数字化的档案信息彻底解决了其可靠性、可信性问题，传统的、直观性的纸质档案恐怕真的会被彻底淘汰。

1.2 信息服务网络化

网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将工程档案信息管理与文书、资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。这种融为一体不仅仅指它们都分别采用了自动化管理，在技术手段上没有什么区别，更是指档案、文书、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成一个包括各种信息资源在内的“公司信息资源系统”，实现所谓“信息资源共享”。以往档案的利用者必须来到档案室才能利用，而现在通过网络他们可以在自己的办公室甚至设计现场的终端前对档案数据库进行实时浏览、访问。我们以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件。不必再到档案室阅览或提晒底图。节省了利用者的时间，提高了利用效率。

1.3 档案收集网络化

收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强，但它有着决定收藏室水平，决定档案室身份的重要意义。过去这项工作主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库;而现在，随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。

1.4 档案发布、查询网络化

我们档案馆保存着大量的档案信息资源，如果我们将这些信息公布于网上，凭着其是历史记录的原始性、真实性、权威性的特点，会吸引大量的读者，这是档案管理部门扩大影响，开发利用档案信息的有效途径。

2 实行网络化管理应注意的问题

2.1 实行网络化管理应重点抓好数据库建设

数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以在进行档案前处理时，所提示的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。否则难以满足利用者的各种检索要求。应该在设置字段类型时，注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则。

2.2 实行网络化管理应注意数据库结构的设计

数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。

2.3 实行网络化管理应注重电子文件的收集

在電子文件收集方面的研究我们只是刚刚起步，目前只对工程图进行网上收集。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以应及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。

2.4 实行网络化管理应及时进行设备的更新换代

实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。因此，适时地更新设备是保证“网络化”高效率的重要前提。

3 信息化管理的相关策略建议

3.1 加快档案标准化制定和宣贯

推进档案信息化建设，标准要先行。尽快开展档案信息化的制定和宣贯工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范档案信息化工作。

3.2 安全性方面的建议

数字化的档案在安全性方面也要得到加强、加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防治失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

3.3 重视档案信息化人才队伍的建设

档案信息化是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度。加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能。其次，要根据档案室人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长。

3.4 探索实行文档一体化和归档双轨制

文档一体化是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。预计在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

3.5 重视档案信息建设实用原则

档案信息化建设不仅在量，更在于质。在档案信息化建设中应坚持实用的原则，根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，使信息具备“唯一性”，为利用者提供优质、高效的服务。

（作者单位：吉林省职业病防治院）