大数据时代对档案管理发展的思考

张全刚

摘要：信息技术的每一次进步，都促进了档案管理模式的极大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等IT新技术广泛应用为标志的“大数据”时代的来临，推动档案管理朝着小空间、低成本、高效率、可循环、智能化的方向快速发展，管理档案变得更加简单。但由此带来的一系列问题也逐渐显现，如档案信息易被篡改、伪造和窃取等，信息丢失、泄密及病毒侵害等问题也给档案信息带来了不容忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，成为大数据背景下一个值得探讨的问题。本文拟从“大数据”背景下的档案管理信息安全所存在的问题入手，浅析切实可行的解决对策。

关键词：大数据;档案管理;模式创新

引言：随着社会的不断进步和发展，我国现代科学技术的发展取得了很多的成就。其中，大数据环境下计算机技术的运用在档案管理机制中的发展是近些年来一项新兴的科技成果。在科技发展的新时代，如何利用大数据带来的便利创新档案管理模式是本文探索和研究的主题，本文将结合大数据时代档案管理的新特点和我国档案管理目前的发展现状，对档案管理模式的改革和创新问题提出一些合理化建议和策略。

1“大數据”背景下档案信息管理的优势

基于云计算的巨大数据处理能力，“大数据”完全颠覆了传统的档案管理模式，使得档案数据的高质量应用成为现实。

1.1大数据的应用，实现了档案管理信息的智能化及人性化

档案管理工作中，利用大数据技术，通过信息采集、数据压缩、远程传递、自动翻译等手段收集档案信息资源，通过云技术进行巨量的信息储存，能建立起结构有序的档案信息资源库。工作人员简单操作档案数据库系统，便可达到智能计算检索、分析、查询、处理、存储数据的目的，使档案资源的开发利用数字化和智能化。在大数据技术的支持下，用户可根据自身需求，充分挖掘和利用档案信息资源，实现档案管理的“私人订制”，凸显人性化特点。

1.2大数据的应用，实现了档案管理信息的高效化

原始的档案管理，管理人员要面对的是整个库房、数排档案柜架以及数不清的纸质档案资料。手工翻阅查找，又存在着工作量大、效率低下、准确率低的问题，对档案资源的利用造成极大束缚。大数据技术介入后，查阅者只要具有一定的查阅权限，遵守档案保密要求，就能使用查询终端，对目标档案信息资源库进行智能查找、检索，以及必要的浏览、分析和使用，查询速度远非传统档案管理技术可比，档案检索和使用的速度也大大提高。

1.3大数据的应用，实现了档案管理和利用水平的整体提升

全球经济社会的快速发展，经济活动交往的日益频繁，新技术、新手段的应用不断推陈出新，促使数据信息量和档案数量都出现了爆发式增长，给档案管理带来了前所未有的挑战。大数据技术自应用以来，云计算、云存储和IT技术的应用普及，不仅使档案信息的查询变得便捷迅速，也改变了传统的档案管理模式，档案信息的运行效率大幅提升。基于信息技术平台建设，更多的档案管理信息系统被开发出来，档案信息识别系统的应用、档案信息数据的改良，使数据信息的处理能力进一步加强，档案数据库的结构进一步优化，促进了档案信息管理和利用水平的极大提升。

2档案数据管理工作面临的困境

2.1管理思维固化

数据管理处于萌芽阶段，面对档案数据管理的转型，档案机构在思维上存在传统固化现象。对于档案管理对象，仍局限于传统的纸质档案管理;对于档案存储保管，存在管理思维上重数量、轻质量的倾向;对于档案开放，存在因害怕承担信息泄露、篡改等安全隐患的风险，而持有“不愿共享、不敢共享、不能共享”的心理。这些固化的传统档案管理思维形成档案数据的存储保管、以及价值发挥工作的阻碍。

2.2管理权限模糊

由于对档案数据来源的不确定，其中认为包含政府数据、多媒体等大数据的划分方式，导致在档案数据管理职能划分上产生争议。由于档案部门自身管理权限的不明晰，使得具体职能未得到明确，导致档案部门与数

据管理部门在管理对象上存在交叉，尤其在政务信息资源归档和开放等方面的职责划分不明]。面对数据管理大环境，档案部门还未加入已有43个国家部门和单位参与的促进大数据发展部际联系会议，表明档案部门已经在一定程度上失去对数据管理的话语权，无疑会影响到日后档案部门数据管理职能的发挥。

2.3管理能力局限

档案机构在开展档案数据管理工作时主要存在两方面的能力局限。一是技术方面。由于实践部门对档案数据深度分析能力尚浅，档案数据生态

系统不健全，面对档案数据存量多、增长快、类型繁多、结构复杂的情况，传统的数据库不足以处理TB级别的数据，无法提供有力的解决措施。对于防范档案信息的丢失、泄露等档案数据安全管理问题，更是存在技术上的缺陷。二是数据孤岛、数据难共享问题。在档案部门，没有标准统一的规范来管理不同全宗的不同系统中形成的不同格式的档案数据，导致档案数据资源的格式与内容存在差异。目前档案数据开放共享仅限于部分档案目录层级的开放共享，全内容数据的共享仍难以实现。除此以外，在企业档案数据管理中信息孤岛现象也大量存在，数据标准不统一、数据质量差都是阻碍档案数据共享的重要因素。

3大数据时代档案管理模式创新的发展策略

3.1优化档案管理机制

大数据环境下，要实现档案管理效能的提升，首先要从各个管理的细节入手，认真落实机制的各项职责，加强档案管理工作中的核校力度，找出管理中的漏洞与不足，确保档案数据信息的准确性，从根本上避免档案信息传递的不科学。另外，档案管理机构应当改变传统的管理模式，借大数据时代之优势，与时俱进，设立监督机制，制定奖惩制度，科学地开展档案收集和管理工作，为档案管理工作者提供良好的环境，从而做好档案管理的优质化服务。

3.2培养专业的创新型、技术型人才

传统的档案管理模式和观念已经不再适应现代化的档案管理需求，我们要在新时代的发展趋势指引下，引导档案管理机构转变思想观念，对档案管理人员进行综合素质的培养，提高他们的各项管理技能。另外，在专业人才的培养过程中，既要坚持“引进来”策略，又要坚持“走出去”策略，鼓励优秀人才走出国界，学习更多的档案管理技能，引进先进档案管理理念和技术，鼓励管理人员不断进取，开拓创新，齐心协力提升我国档案管理的服务水平。

3.3创建良好的安全管理机制

网络技术的使用，能够更好地帮助我们进行档案管理，提升档案管理工作的效率，与此同时，不能忽略档案的安全问题。首先，培养工作人员的安全意识，时刻将档案信息的安全放在首位;其次，优化档案信息系统，配置信息安全装置，安装信息保护系统，为档案信息资源设密加锁;再次，制定档案管理条例，明确资料发送方和档案管理方的权利和义务，加强各部门、各环节的相互监督，为保护档案信息的安全提供有利的环境;最后，国家要完善《档案法》及相关的法律法规，完善奖惩机制，多管齐下，实现档案管理工作的安全性、高效性。

结语：大数据时代，随着档案管理的不断改革和创新，档案管理模式的不断变化，我国的档案事业正以一种稳健的势态向前发展，但在档案管理工作的探索阶段，我们依然应该明确目标，正视档案管理的优势与不足，不断探索和改进，勇于实践和创新，为提高档案管理的工作效率和服务水平而不懈奋斗。

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