现代信息语境下的事业单位档案管理研究

白山市医疗保险经办中心 丛媛媛

档案管理是将档案实体、档案信息一并进行管理的利用性服务工作。档案管理的收集、整理、保管、鉴定和统计等环节工作量大，因此想要提高医保档案管理工作效率和质量，利用现代信息技术是必需之策。传统档案管理模式虽存在的时日较长，在服务上亦是发挥了巨大的作用，但随着时代的发展变化，档案管理工作需要提高自身效率，事业单位才能实现可持续发展。因此，传统档案管理工作不能适应于当今社会发展的现状，此问题亟待解决。运用现代信息技术对医保单位档案管理进行革新，有利于医保事业的长远发展，在面对各种难题时能轻松应对，能为人们提供更好的医疗服务水平。

一、事业单位档案管理工作中的问题研究

首先，档案资源作为巨量信息储存的载体，医保工作运转时时需要档案信息的流通，对于促进体制改革、激励劳动者积极工作等方面有着巨大作用。而从实际状况来看，许多事业单位工作人员并未对档案资源的重要性引起足够重视。在医保工作中，也仅仅停留在最基础层面的收集档案信息、整理及保存工作上，极少注意到档案资源是需要综合利用才能发挥出其效能。此种问题影响到了医保作为提高全民健康水平的保障作用。档案管理理念需要转变，工作人员的档案管理意识需要更新，增强现代化管理观念。只有管理者具备了先进的管理理念，并以此作为档案管理工作的指导，才能确保思想领域的方向不出现偏差，才能依次展开剩下来的工作。其次，信息技术的大发展对各行各业所需人才提出了更高的要求，医保工作人员只有具备操作信息化设备的能力，才能保障工作的顺利进行。信息技术已经渗透于社会的各方面，目前从事档案管理工作的人员业务能力较低，综合素质不高，不利于工作效率的提高。档案作为信息储存的载体，其在安全性上要求较高，因为管理者的疏忽容易出现一定的安全隐患，这对于相关人员的隐私保护具有极大的危险性。因此档案工作人员面对信息技术衍生的感染病毒以及黑客攻击等不安全问题时，要谨防档案信息数据丢失和破坏，提高自身的管理水平。最后，档案管理工作的信息化设备过于落后也是一大问题。时代不断向前发展，必然会淘汰落后的设备，因此档案管理工作的信息化设备应时时检查与更新，选择先进的信息化设备进行管理。就目前情况来看，事业单位档案管理的计算机设备落后、使用性能低下，在使用过程中容易出现卡顿、显示缓慢等问题。此种情况极不利于档案资源的存储和输送，大大降低了档案工作的效率。

二、现代信息技术助力档案管理工作的革新研究

医保单位的档案资源是社会发展所必需的资源，档案信息资源的集中保管和统一开发是适应于事业单位提高工作效率的内在要求。随着市场经济改革不断深化，事业单位作为经济发展重要的组成部分，其发展对于完善社会主义市场经济体制具有重要的意义。而档案管理的改革工作则是事业单位能否向前发展的关键点。医保工作有利于提高劳动生产率，提高社会生产率，档案资源是医保工作的基础。首先，医保单位档案管理工作内容庞杂、工作环节繁多、工作过程耗时长、操作精细程度要求高、规程细致，管理者稍有疏忽则会导致信息难以查询等问题。传统的管理方式是借助人力操作，管理者往往面对大量且具有明显差异的档案文件左支右绌。档案管理工作的各环节均需人工操作，费力且耗时，容易出现差错，效率不高。然而，引入现代信息技术帮助整理档案，从输入文件，到分门别类，再到设置检索等工作，均采用智能化操作，不仅节约了人力与时间，而且极大地提高了管理效率。其次，由于传统模式下衍生的传统观念，即认为档案管理工作不需要太高的技术要求、管理难度低，从而导致从事档案管理工作人员的专业素质与综合能力较为低下，整体队伍的专业能力亟待提高。现代信息技术的发展为档案管理工作革新提供了牢靠的支撑，在新时代发展要求下，需要大批会操作现代信息技术设备的人才，相应的需要人才具备先进的管理理念。不仅有利于达到高质量、高水平、高效率的工作目标，对档案管理人员的专业素质能力也有很大的提升作用。最后，由于现代化信息技术设备特有的优势，能在很大程度上减少工作中的差错，从而提高医保工作的准确率。

三、事业单位档案管理工作的改革实施路径研究

事业单位必须紧跟时代的发展才不至于被淘汰，而其可持续发展必须借助于现代信息技术。大胆进行创新与改革，让医保档案管理理念、管理模式、管理体系以及人才队伍的培养发生质的转变。

（一）实施管理理念的改革

档案管理工作的创新必须建立于管理理念创新的基础之上，认知服务于实践发展，因此档案管理与社会发展密切相关。首先，信息技术不断成熟，并日渐应用于社会发展的各个领域，促使着各行各业的发展理念发生转变，现代管理理念也为人们运用到工作中。其次，档案资源作为医保事业单位信息的存储载体，为事业单位的运作提供帮助，现代信息技术蕴涵的工作理念也转变为服务型管理。最后，改革深化至社会各个领域，医保改革被社会和人民寄予很高的期望，在一定程度上提出了更高的要求。因此，管理者只有提高现代化管理与服务理念，才能适应新形势。

（二）实施管理模式的改革

先进的管理模式是档案工作有秩序、高质量运行的基础，而在管理模式的制定上涉及众多的管理方法。首先，在档案管理中完善管理方法，结合各单位档案管理的实际，比如有关文件、制度、医保结算程序等，可以实现管理模式的程序化，让日常管理工作做到有序可循。其次，充分利用好现代信息技术相关设备，应用于档案管理工作的各个环节中，例如收集、整编、鉴定、存档以及后续统计的工作。用互联网技术搭建查阅平台，用数据化的形式将资源展示，以便为更多的用户提供高质量的服务。在数据化的同时，也不能疏忽其安全性与参保人的隐私性，在查阅过程中设置管理权限，不仅能保证医疗档案信息的安全，也可以提高档案管理的现代性和高效性，优化工作程序。最后，在档案管理工作中，将看守式管理转变为服务式管理，让服务作为管理工作的主体。对医保资源主动收集。在工作中要积极主动为档案的利用做好充分的准备，创设良好的环境，在最大程度上发挥档案管理工作促进医保发展的作用。

（三）实施管理体系的改革

要达到提高档案工作效率的目的，相关的管理体系需要进行改革，才能完善与明确工作。

首先，把工作科学地分配给员工，各个医保分管部门相应履行好自身的职责，健全档案管理机构，以此保证事业单位的档案管理工作处于良好的状态，并且有条不紊地进行下去。此种路径可以借助现代信息技术提供的平台进行运作，让平台作为窗口，最大程度上发挥现代信息技术的作用。

其次，建立与完善事业单位的档案信息管理机制是十分必要的，管理员需要对相关管理条款进行明确的规定。切忌出现含糊不清、明显与实际不符、不具有操作性的条例，导致工作无法进行，甚至停滞。可以借助现代信息技术对员工的需求展开调查，也可以借鉴类似管理工作的改革。

最后，建立奖惩制度，以此来调动员工的工作积极性，达到更加投入工作的目的，避免出现消极怠工的现象。借助现代信息技术设备对管理者进行监督，让奖惩制度充分发挥自身的作用。相关制度的跟进也能够促进医保事业的发展，没有与现代信息技术相匹配的管理制度与运行机制，管理体系改革可以说作用微小，甚至不足一提。

（四）培养高素质人才

档案管理者是档案管理工作的核心，管理者专业素质和综合能力的高低直接关系到管理工作的优劣。首先，加大对人才培养的力度。结合自身单位的实际，从根本出发，对档案工作管理者进行定期的培训。可以充分利用现代信息技术设备，寻找互联网上的资源，借助便捷、丰富的资源对员工进行培训。在培养的过程中，要有针对性地提出培训计划，从而使培训工作井井有条地进行。其次，在初期的招聘员工时，要引进优秀的人才，人才需要熟练运用现代信息技术设备、具有一定的分析医保档案文件的能力、能独立的对档案进行正确归类、具备信息保密意识。

四、结束语

综上所述，档案管理作为事业单位工作的重要组成部分，其对工作的完成度有着严格的要求。因此，无论对于事业单位的长远发展来说，还是对于社会深化改革与经济高质量发展的目标来说，都需要借助现代信息技术对其进行彻底的改革。存在的众多问题并不可怕，可怕的是一些事业单位仅仅满足于现状，不紧跟时代发展的步伐，医保就难以发挥其促进社会发展的作用。档案管理工作庞杂，管理理念、管理模式、管理体系以及人才的培养都需要进行与时俱进的改革，才能实现高效率、高质量的发展目标，为社会和人民提供更完善的服务。