“互联网+政务服务”背景下档案管理模式研究

博兴县行政审批服务局 梁江山

“互联网+政务服务”作为2016年提出的概念，自提出后被落实到实操阶段，现代社会和科技不断发展，“互联网+政务服务”理念不断完善，为提升政务服务水平提供了支持。而档案管理工作作为政务服务工作的重要构成部分，传统档案管理模式已经无法满足互联网时代下档案事业的真实发展需求。因此，在政务档案管理工作实践中，应以“互联网+政务服务”理念为指导，不断地优化和完善政务档案管理工作。鉴于此，基于档案管理效果优化角度考虑，本文深入分析“互联网+政务服务”背景下档案管理模式具有一定的借鉴价值和研究意义。

一、“互联网+政务服务”背景下档案管理工作的基本内容

“互联网+政务服务”背景下的档案管理工作指的是在生命周期内对档案资源进行跨机构整合和管理，以此实现档案资源跨部门、跨单位、跨地区操作，从而有效提高档案资源管理效率和质量。详细而言，基于宏观层面落实好档案工作的顶层设计和统一规划管理，并通过政策方式为档案工作的有序实施提供指导和保障。基于中观层面来说，各档案管理部门精诚合作，并与其他信息部门、社会组织等建立有效的合作和沟通机制，以此形成完善的档案工作运行机制，为高质高效地开展档案管理工作提供支持[1]。另外，基于微观层面来说，档案管理者要求正确认识档案管理工作，自觉地与时俱进更新专业知识和技能，确保个人专业能力和职业素质满足于“互联网+政务服务”背景下的档案管理工作，以确保政务档案管理工作高质高效地落实到位[2]。

二、“互联网+政务服务”背景下档案管理工作注意事项分析

在“互联网+政务服务”背景下，档案管理工作要取得良好的效果，应在实践中对一些事项予以重视，总结包括两方面的内容，具体如下：

（一）完善服务机制，契合政务服务工作目标要求

政府相关职能部门在统一领导和分级管理档案部门的同时，要求各档案管理部门立足于工作实际，建立契合政务服务工作目标要求、满足群众多样化需求的服务机制。同时，在档案管理工作实践中，要始终坚持群众至上的服务理念，以群众个性化和多样化需求为工作开展的落脚点，坚持便捷性、高效性等原则，做好政务档案资源的开发利用工作，最大限度满足群众对档案的个性化需求[3]。

另外，在档案服务体系完善过程中，应注重数字资源的整合，这要求与时俱进地完善数字档案资源收集归档制度、档案数字化管理流程等，以此提高档案数字化管理水平，从而为群众提供优质的政务档案服务，为政务档案价值的最大化开发与利用夯实基础[4]。

（二）注重资源的整合，提高档案信息资源的利用率

在政务档案管理工作实践中，应注重档案资源的整合与开发利用。在档案资源整合环节，既要做好实体档案资源的收集与整理，又要做好档案资源的数字化处理，并要对档案资源的开发与利用引起重视，以便高质高效地展开档案管理工作。与此同时，为了确保档案管理工作的有效性，应做好档案资源的鉴定工作，确保档案的真实性和完整性的同时，及时清除干净重复且没有保存价值的档案资源，为更加高效地做好档案管理工作夯实基础[5]。除此之外，在政务档案管理工作实践中，为提高档案资源的利用率，切实提高档案资源的利用价值，应在收集范围、收集类型、收集方式等方面，严格按照现行规定进行明确，以便政务档案资源符合现行标准规定要求，从而为政务档案开发利用创造便捷的条件，继而有利于档案资源利用率的提高[6]。

三、“互联网+政务服务”背景下档案管理工作的优化措施分析

（一）加强顶层统筹规划和统一领导

在政务档案管理工作中，常用管理工作方式是统一领导、分级管理的模式。然而在“互联网+政务服务”背景下，既要做好统一领导工作，又要做好顶层统筹规划工作，规范档案管理工作的各项标准。具体来说，政务档案管理工作开展的各个环节既要领导的统一规划管理和监督，又要辅以标准规范进行操作，才能确保政务档案管理工作有序顺利地开展，进而有利于档案管理工作整体效果的优化和提升。政务服务强调全国统筹原则，即在做好顶层设计工作的基础上，对档案管理工作标准进行规范，同时要整合不同政务服务资源，才能满足群众对政务档案资源的多样化和个性化需求[7]。而基于当前档案管理及档案信息资源整合工作现状角度来说，各个地区在档案整合工作进程上存在差异，部分档案部门在具体的工作中未能建立合作机制，不利于政务档案资源利用价值的最大化。在“互联网+政务服务”背景下，政府相关职能部门应主动承担起档案管理工作的主体责任，做好政务档案管理工作的引导工作，并履行好档案管理工作全过程的监督管理职责，以便及时发现政务档案管理工作中的具体问题，有利于针对性调整工作方向和措施，有利于档案管理工作成效的提高。另外，政府相关职能部门在履行好相关职责的同时，要主动协助各档案管理部门根据实际及相关规定，制定完善且可行的档案管理制度，为更好地展开档案管理工作提供制度依据。如档案收集制度，确保分散且有保存价值的档案资源，可以及时地收集起来，实现档案资源共享的同时，有效提高档案信息资源的利用价值。

（二）加强档案安全管理

“互联网+政务服务”背景下的档案管理工作，要充分发挥互联网的优势，不断地提高档案管理工作效果，应注重档案信息安全。因此，在政务档案管理工作中，应以档案信息安全为基础，有针对性地展开相关工作。在档案信息收集与保存管理过程中，往往会受到多种因素的负面影响，如信息系统运行因素、信息共享因素等。在互联网技术不断发展过程中，政务档案管理工作既要保证档案信息资源的完整性，避免出现档案信息资源丢失的问题，又要确保档案信息的真实可靠性，避免出现档案数字信息被恶意改动的问题。因此，在政务档案管理工作实践中，相关人员应对政务档案安全管理引起重视，并要结合档案信息资源安全管理要求，及时地做好相关安全保护工作，如档案信息安全访问措施、档案信息存储安全措施等，通过加密存储技术、电子文件长期保存技术等的合理使用，实现档案信息的有效保护。另外，针对影响档案信息安全的非技术因素，政务档案管理人员应在实践中全天候、全方位做好监督管理工作，落实不定期和定期相结合的巡查制度，及时发现计算机系统中潜在安全隐患，并根据现行要求探寻可行措施解决具体问题，以此建立全覆盖的安全监督体系，确保政务档案信息的安全，为政务档案管理水平的提升奠定良好的基础。

（三）加强信息资源体系建设

就政务档案管理工作来说，目的在于提高政务档案信息资源的利用率，充分挖掘政务档案的利用价值，以此提高政务服务水平和质量。而在政务档案管理工作效果提升措施中，建立完善的信息资源体系是重要举措之一。基于传统政务服务工作角度来说，政务档案管理工作中存在诸多问题，如存在信息孤岛现象、信息化服务平台功能不完善、服务体验感缺乏等，使得政务档案服务效果难以提升，不利于政务档案价值的最大化。随着时代的发展，群众对政府职能的转变持有较高的关注和重视度，并希望政府职能部门在政务服务平台建设中，可以充分发挥自身优势和价值，以此有效提高政务档案信息资源的利用率，满足群众对政务档案的实际需求。因此，政务档案管理部门应根据实际来构建完善的档案信息资源体系，依托互联网平台建立功能完善的信息资源共享平台，实现政务档案信息共享，为政务档案信息的检索获取和利用提供支持。

四、结语

综上所述，在“互联网+政务服务”背景下，政务档案管理工作发生了一定的变化，要求档案管理工作者与时俱进地融合信息化手段开展档案管理工作，这要求档案管理者要结合政务档案管理工作实际，有针对性地完善政务档案管理工作，并要做好政务档案信息安全管理工作。同时政府相关职能部门应在实践中肩负起相应的职责，做好相关的指导工作，不断地整合政务档案资源，有效提高政务档案管理水平，为提高政务服务工作质量和效率提供支持。