区块链技术在企业档案管理中的应用研究

中新天津生态城图书档案馆 张悦

一、区块链技术与企业档案管理概述

从本质上讲，区块链是某一区域内的数据库，而区块链技术就是对数据库中的数据进行计算的技术，按照时间顺序，采用先进的数据结合技术，将某一区域内的数据固定存放在特定空间内，并采用现代程序代码的运算技术，按照不同的区域和模块对数据进行单独运算，并通过数据链技术对运算后的数据进行整合处理。

将区块链技术应用到企业档案管理中，是近几年产生的新型数据处理方式，区块链技术独有的特点可以提升企业档案管理效率。区块链技术的去中心化避免了档案管理过程中的过度集权化，使档案资料具有更强的客观意识。不同类型的档案信息分别储存在不同模块内，从而防止数据混乱的现象出现，每个模块是通过数据链技术实现串联的，特有的加密技术使每个模块内的档案信息不会被轻易盗取。区块链技术与档案管理的有效结合，可以使企业档案管理效率大大提升。

二、区块链技术在企业档案管理中的应用优势

（一）提高了档案保密性

区块链分为私有链和公有链，划分类型的不同模块内部的密码运算方式也不同，相比来说，私有链在企业档案管理中的应用范围更加广泛，这是由于私有链自身独有的密码技术所决定的。私有链在每个模块内部都设有单独的密码结构，并针对不同的模块设置了不同的访问权限，有效防止了模块内部的信息被私自改动。区块链中的每一个模块都具有单独的数据节点，只有拥有50%以上的数据节点访问权限时，才能对档案信息进行修改和删除，但对于企业的普通职工来说，权限比例仅限于部门内部，因此不具有修改和删除档案信息的可能性，从而提高了各个模块内档案信息的保密性。

（二）加快了信息处理效率

区块链技术通过数据直接传输加快了档案信息的处理效率，对于跨部门、跨地区、跨集团的各种档案信息，可以通过数字链技术进行点对点的直接传输，传输过程也相对简便，调取档案信息的操作流程相对简化，从而缩短了档案信息的传递时间。在模块内处理各项信息数据时，共识算法会将全部信息进行有效整合，而智能合约的出现使模块内的信息数据自动进行程序化运算。在区块链系统内，共识层和合约层作为数据运算的主要模块，对加快信息处理效率具有重要作用。

（三）保证了档案架构的合理性

档案架构的合理性主要体现为信息的公开透明。在形成档案架构时，区块链主要应用的是时间戳的链式区块结构。时间戳技术是根据数据形成的时间对其进行排列的一项技术，在档案形成、整理、计算和使用时，都会有具体的时间进行标志，而档案信息在不断地运算过程中就是以时间标志进行整理的，某一时间内的档案信息应当是固定的，是可以被具有相应权限的职工所使用的，信息的公开透明决定了企业职工可以根据需求查看档案资料，但这是以档案权限为基础所确定的公开透明程度。

（四）强化了不同模块之间的关联性

在不同的模块中，划分标准的不同使各个模块储存的数据也是不同的，而区块链独有的链式技术可以将各个模块更好地串联在一起，并通过哈希值实现节点数据的有效关联。哈希函数是哈希值的运算结果，运算依据是不同模块内的关键数值，而这种关键数值是通过模块内部的精确比较得出的，在比较过程中与串联模块内的数据形成高度一致性，从而强化不同模块之间的关联性。在出现数据冲突时，链接法可以更为精确地选择关联性较强的模块数据，因此不需要考虑没有共同特点的数据是否可以有效串联。

三、区块链技术在企业档案管理中的优化策略

（一）提升企业对区块链技术的控制能力

区块链技术的应用并非是没有缺点的，这种缺点主要体现为企业无法掌控区块链技术。区块链技术并非由企业自行开发而产生的技术，而是比特币的应用理念所开发的一项技术，也就是说，区块链技术是由科研人员事先开发的，且并不是针对企业档案管理的特点所建立的，只是在区块链技术问世后，企业档案管理可以借助区块链技术的优势，但同样要避免区块链技术的应用劣势，即企业对区块链系统所蕴含的某些数字处理技术、模块串联技术等无法进行全面控制，导致企业无法根据需求调整应用技术。

对于上述区块链技术的应用缺点，企业应当提升对区块链技术的控制能力，这种控制并不是对相关技术进行改动，而是通过企业人为的力量，改动档案资料的数据，从而实现控制。企业档案管理的原则之一是不允许随意修改档案信息，但在区块链技术的运算过程中，如果档案资料的原始信息存在错误，在通过某些技术的运算后，得出的档案信息同样是错误的，因此企业要确保档案资料的准确性，及时对错误的档案信息进行修改，而区块链技术保证了档案架构的合理性，因此可以根据实际需求改动错误的档案信息。

（二）加强档案业务背景之间的关联程度

企业各个部门的档案资料是具有独立性的，且部门不同，形成的档案资料也不同，但不同的档案资料却有可能来源于同一项业务活动，而部门的独立性使同一业务活动产生的档案资料不具有较强的关联性，因此在企业档案管理过程中，应当加强档案业务背景之间的关联程度。

企业在签订销售合同时，主要涉及发票流、资金流和货物流三项内容，当销售合同生效后，意味着销售业务将会出现三项资料，且分别属于销售部门和财务部门，发票和付款回单属于财务部门的档案资料，货物发出单属于销售部门的档案资料，这两项档案资料隶属于不同部门，当企业领导者查阅某一笔业务档案时，需要对该项业务的所有档案进行详细查阅，但由于部门独立性的存在，导致档案业务背景之间的关联程度较低。为此，企业应当针对同一项业务建立单独的模块，使业务模块可以储存与该项业务有关的所有档案信息，利用区块链的串联技术加强业务档案之间的关联性。

（三）提高被写入记忆模块之前的档案质量

区块链的记忆模块具有较强的记忆功能，档案信息一旦计入区块链系统内，是不允许随意修改和删除的，为此企业应当提高被写入记忆模块之前的档案质量。

首先，企业应当建立档案原则，规定各项数据信息在形成档案后是不允许随意修改和删除的，经济合同、原始单据、购销发票等资料都应当具有原始性，即一旦形成不允许随意修改，从而提高档案质量。同时，各项业务的档案资料应当确保完整、真实和准确。

其次，被写入之前的档案应当全面反映各项经济业务的交易过程，从合同签订、收到货款和发票再到货物发出，档案资料的形成应当全面反映该项业务活动的重点内容，由此证明业务活动的真实发生。除档案资料真实全面外，档案资料的可靠性也是提高档案质量的重要内容，要求各部门在签订经济合同时按照企业制度流程进行办理，合同内容要填写全面，合同签订日期、合同金额、双方盖章等都应当全面完成。

（四）建立参与式档案管理模式

参与式档案管理模式的建立目标是让企业全体职工加入到档案管理中，避免档案形成和档案管理过程中的制度集权化和过高的主观意识，防止出现档案资料的管理权集中在领导层，从而出现舞弊现象。

首先，私有链和公有链是根据加密方式的不同进行划分，而不是根据模块权限的私有或共有进行划分。对于私有链来说，去中心化程度要小于公有链，但因为独有的加密方式成为众多企业的首选，而企业应当通过一定的措施提高私有链的去中心化程度，防止集权过于集中。在职工与职工之间、职工与部门之间、部门与部门之间形成有效的约束条件，并使得每一位职工都积极参与到档案资料的形成与管理过程中，强化参与式档案管理模式的形成。

其次，参与式档案管理模式应当以信任机制为基础，即职工在读取档案信息时，应当认为档案资料的数据是完全准确的，不存在运算错误，虽然初期人为录入错误无法避免，但可以通过人工方式进行校对，区块链技术的存在也保证了档案信息的运算过程是没有任何披露的，这是因为区块链技术的运算基础是强大的计算机系统程序。

四、结语

区块链技术应用于企业档案管理中具有较多优势，提高了档案保密性，加快了信息处理效率，保证了档案架构的合理性，强化了不同模块之间的关联性。区块链技术在企业档案管理中的应用可进一步优化，如提升企业对区块链技术的控制能力，加强档案业务背景之间的关联程度，提高被写入记忆模块之前的档案质量，建立参与式档案管理模式等。

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区块链是一个信息技术领域的术语。从本质上讲，它是一个共享数据库，存储于其中的数据或信息，具有“不可伪造”“全程留痕”“可以追溯”“公开透明”“集体维护”等特征。基于这些特征，区块链技术奠定了坚实的“信任”基础，创造了可靠的“合作”机制，具有广阔的运用前景。

2019年1月10日，国家互联网信息办公室发布《区块链信息服务管理规定》 [1]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集体学习时，习近平总书记强调，“把区块链作为核心技术自主创新的重要突破口”“加快推动区块链技术和产业创新发展”。“区块链”已走进大众视野，成为社会的关注焦点。