突发公共卫生事件背景下如何提高非公办医院办公室工作效率

王雅婷

摘要：2020年春节前后，全球范围内经历了新冠状病毒性肺炎传染疫情这一突发公共卫生事件，根据我国疫情防控要求，医疗机构要做好疫情常态化防控工作，保障就诊患者及医务工作人员的安全，公办医院要限制床位容积率，这为非公办医院腾出了很大的市场。医院办公室作为医院管理的枢纽部门起着内外沟通协调、上传下达的重要作用[1]。办公室工作人员在突发公共卫生事件时除完成常规工作外工作量大幅增多，必须创新工作方式，结合非公办医院的特点，制定行之有效的提升工作效率的措施。笔者以疫情期间在江苏省某非公办医院办公室工作经历为基础，结合非公办医院特点，分析办公室工作现状及存在问题，思考在突发公共卫生事件背景下的非公办医院办公室工作中如何提高工作效率，提出疫情常态化防控下提高工作效率的建议。

关键词：非公办医院;办公室;工作效率;建議

1、非公办医院特点

1.1医疗机构服务社会的性质

医疗机构是为广大人民群众提供医疗服务的重要公共场所[2]。非公办医院是国家医疗卫生体系的组成部分，为人民群众提供质量合格的医疗卫生服务是其最根本的社会任务，在公共卫生应急体系建设中也应担负相应的责任。非公办医院必须做到服从政府部门监管，担负起为社会服务的责任，否则不仅不能为人民群众提供质量合格的医疗服务，医院本身也将难以生存。

1.2非公办医院追求经济效益的属性

公办医院是由政府举办的纳入财政预算管理的医院[3]，处于中国医疗服务体系的主体地位，其运行目标是解决群众基本医疗需求，具有公益性品质，与公办医院性质不同，非公办医院由社会资本举办，其运行目标不同于公办医院，非公办医院是通过为社会提供医疗服务而产生一定经济效益，属于营利性医院。在社会服务和经济效益的平衡中，既要服务社会，也要追求经济效益，争取在社会效益和经济效益两方面实现良性循环。

2、制约非公办医院管理效率的因素

2.1行政管理结构不完备，制度不健全

非公办医院因其社会资本办医追求经济效益的本质属性，在人力资源配置中，常存在重临床，轻管理的状况，对于行政部门设置不够重视，非关键部门得不到设置，职能由其他部门兼任。在出现突发公共卫生事件时，容易出现职岗不清的情况，这种情形下需要有一个部门协调各部门工作，作为医院办公室对于此项工作责无旁贷。

2.2管理人员配置不足，专业水平参差不齐

管理人员配置比例不足致使工作人员难以专注于某一项行政事务，必然导致行政效率降低。管理人员没有管理专业背景，容易出现专业水平很高，而管理水平不足，在部门管理及其他部门工作协调方面有所欠缺。

3、突发公共卫生事件背景下提升办公室管理效率的措施

突发公共卫生事件背景下，办公室工作负荷加大，如何提高工作效率是我们要迫切思考的，而办公室工作效率的高低与办公室管理的方式方法有关，有效的管理方式方法对提高办公室工作效率大有裨益，具体从以下几方面着手：

3.1规范办公室管理流程，建立工作机制，健全管理制度

3.1.1规范管理工作和各项具体工作流程

规范办公室管理工作流程

书同文车同轨，制定统一标准（SOP）。参照大型医院行政部门划分，列出非公办医院涉及的工作职能，对每项工作制定管理流程，使得常规事项有标准流程可遵循，降低决策成本同时，降低管理风险。

（2）规范收发文流程

基于突发公共卫生事件背景下政府关于疫情下发文件量大幅增加的实际情况，将政府下发文件分为普通发文和疫情相关发文两大类，便于上级精神传达，对于不同类型的发文，明确处理时限及处理途径，及时跟进处理结果。

（3）规范行政审批流程

在突发公共卫生事件背景下，可将用章申请、合同审批、财务报销等行政审批工作充分借助OA协同办公软件，按照既定流程，完成不见面审批，减少物品性接触，不仅提高了工作效率，也阻断了病毒传播的途径。

3.1.2健全工作机制

（1）健全督导追踪反馈机制：对日常工作健全督导追踪反馈机制，如每月将领导分配给各部门的指令性任务及时下达，并做好追踪工作，在办公会上及时反馈，对部门月度重点工作及指令性任务完成情况计入绩效考核，在月度工资中体现出来。这样有助于提高常规工作的工作效率[4]。

（2）健全考核机制：完善原有考核办法，健全考核机制，将绩效考核落实到实处，增强办公室工作人员对制度的贯彻执行力。

3.1.3健全管理制度

（1）建立健全工作制度：办公室管理者对常规工作及重点工作制定具体要求，进行流程梳理。可由医院办公室牵头对全院各部门工作制度进行完善和修订，修订过程中要注重制度的合理性和可操作性。尤其是针对突发公共卫生事件制定相应的管理制度，编写应急预案，提高应对突发公共卫生事件的应急能力，组织行政及临床科室协作开展多次实战演练，在实操中发现问题并解决问题，有助于完善相关制度，使其更合理、便操作。

（2）完善管理方法，确保工作落到实处

在突发公共卫生事件背景下，要求办公室进一步提高自动化办公水平，可通过企业微信、OA等，进行沟通、健康或出行打卡、召开音视频会议等，特别突发公共卫生事件期间，组织电视电话会议，减少人员聚集，逐步开展无纸化办公，减少物理接触，不仅减少资源浪费而且提高了工作效率。

3.2定岗定职，明确岗位职责

在规模较小，人员有限的现实情况下，设置“文秘岗位”“档案管理岗位”“工会干事岗位”、“党办干事岗位”等，制定岗位说明书，在实践中逐步修订完善。设置岗位说明书有助于明确职责，避免发生推诿等，便于工作交接及岗位调整，不易发生工作遗漏及前后标准不一等问题。

3.3加强人员培训及考核

医院办公室组织全院各部门对重点内控制度如财务报销相关规章制度、医保物价制度等进行学习，只有充分了解了制度的要求，才能切实按照规章制度履行工作职责。

注意工作人员素质的培训，有助于工作人员适应繁杂的工作。除定期组织工作人员进行医院管理、档案管理、文秘工作等方面的知识培训外，还鼓励工作人员利用业余进行充电学习，要求办公室工作人员对政府下发的各种政策通知进行研读，提高工作人员对政府指令的反应能力，能在接到政府发文后第一时间正确解读，并协助领导将指令及时分解至相应科室、部门执行。

4、突发公共卫生事件背景下非公办医院办公室管理案例及经验浅谈

在新冠疫情爆发初期，诸多医疗机构和防疫部门管理忙乱的新闻在网络上不断出现，尤其是非公办医院，受资源限制及应急体系缺失导致疫情防控不力、医院工作受影响严重，医院面临前所未有的生存压力[5]。而此次疫情中，笔者工作的非公办医院连续月运营收入同比增长，也是镇江唯一一所保持正增长的医院。医院管理工作有诸多可取之处，现以办公室工作为例，在疫情防控所做的工作简介如下：

4.1建立制度，完善应急预案

疫情爆发以后，医院办公室根据《突发重大卫生事件应急制度》要求，迅速组织召开中层领导会议，成立疫情防控指挥领导小组，组织讨论将原突发公共卫生事件应急方案结合此次新冠状病毒传播特点进行调整，重新梳理应急体系，完善应对机制，组织各行政部门、临床科室进行应急演练。定期组织召开疫情防控会议，在原传染病应急管理机制的基础上，根据新冠状病毒传染性特点，结合国家卫健委发布的防控和诊疗方案进行及时的调整。医院不仅修订了疫情相关的应急制度，还以此为契机，重新修订了各类突发重大事件的应急预案，如：《洪涝灾害应急预案》、《重大医疗事故应急预案》等。

4.2专人负责，明确岗位职责

确认医院办公室在新冠疫情防控工作中的职责，任命办公室主任为疫情防控工作小组秘书，具体工作职责有：①负责将政府通知文件及时传达，并追踪落实情况;②负责组织召开疫情防控工作会议、会议记录撰写及会议精神传达;③关注国内外疫情发展动态，每日向疫情防控指挥部进行汇报;

疫情期间，办公室干事除常规工作外，承担门诊支援工作，指导患者预约挂号、维持就诊秩序等。据统计，办公室干事2020年累计支援667小时。

本次突发卫生事件期间，笔者所在医院接诊的数例疑似患者都得到妥善处理，未发生一例新冠状病毒院内感染，取得了抗疫的阶段性胜利。

5、结束语

在突发卫生事件背景下，疫情常态化防控的今天，人们对于非公办医院医疗服务需求更多、要求更高，非公办医院办公室作为医院行政管理的中枢部门，只有在实践中保持思考、不断改进工作方式方法、提高工作效率，才能不断促进非公办医院满足社会需求，保证非公办医院健康可持续发展，进而不断提升非公办医院的市场竞争力。

参考文献：

[1]红梅.浅谈新形势下如何做好办公室工作[J].经营管理者，2011（18）：208-208.

[2]中华人民共和国卫生部、中华人民共和国公安部关于维护医疗机构秩序的通告[J].中华人民共和国卫生部公报，2012，（04）：10.

[3]卜庆睿.非营利性医院与营利性医院关系研究[D]. 南京大学.2016.

[4]周敏，涂光涛.公立医院人力资源管理的思考[J].人力资源，2019，（08）：114.

[5]王艳.新冠肺炎疫情对民营经济高质量发展的影响及对策研究[J].管理評论，2020，（10）：11-21.