大数据背景下关于档案管理的探讨

路瑶

摘 要：当今时代是一个信息量爆炸的时代，大数据技术的横空出世使信息科学往前迈进了一大步作为新兴的信息科学技术，大数据技术已经成为世界各国相互竞争的一项前沿技术。能否在数量十分庞大的信息大海里快速、准确地找到对自己有价值的信息是当今计算机科学界十分关键的问题。为了顺应社会发展，档案管理工作应该进行改革，改变传统的管理方法，还要重视对管理理念的改变，在日常的工作中使用先进的信息技术进行档案的管理，提高管理工作效率以及质量，同时，也有利于降低管理人员的工作压力，促进档案管理工作向信息化方向发展。

关键词：大数据;档案管理;探讨

引言

计算机互联网快速发展为人们带来了极大的便捷，面对大量增长的数据信息，如何对其进行整合处理，从而使其成为对人们而言更具有价值的信息，是当前所面临的重点问题。档案管理作为一项社会性公共服务工作，是现代化建设与发展过程中极为重要的组成部分，不仅与人们的生活和工作密切相关，也关乎着社会的和谐稳定发展。档案管理主要包括档案数据的存储与获取利用，采集、搜索和储存等各个环节都是非常关键的， 随着社会不断地进步与发展，每天都会新增大量的数据资料，也增加了工作人员的工作量。因此，在大数据背景下，针对当前存在的档案管理问题，要充分利用现代化信息技术手段，从而保障档案管理工作高效有序进行，最大限度发挥档案资源的作用和价值。

1大数据时代对档案管理工作的影响

1.1信息技术的发展改变了档案形成的方式

自计算机技术广泛应用以来，人类社会经历了几千年的文件材料记录方式发生了根本性改变，从可直读的文字、图形、符号等到肉眼不可识读的计算机代码，从传统载体的纸质、照片、实物等“实体档案”到信息化载体的“电子文件”，文件的记录方式和记录载体发生了颠覆性变化。网络技术的飞速发展，也促使电子文件从电脑单机走进网络，文件的形成、审核、签发、传输、办理可以全部在网络环境下完成。特别是近几年，大数据、云计算、移动网络、区块链等技术的创新发展，使政府部门积极推进网上政务服务，大量的政务活动记录保存在云端的各类政务信息系统当中，更加方便利用和数据共享。这些活动记录的形式多样，早已不是传统的文件特征，仅以数据的形式存在。可以说，信息技术的飞速发展，已经完全颠覆了传统档案的记录和形成的方式[1]。

1.2档案管理理念发生变化

计算机技术的普及使得各行各业也发生了巨大变化，越来越重视信息化建设，档案文件的记录方式及载体有了巨大的变化，大量的档案文件资料都逐渐被电子形式所替代，各种格式也越来越多样化，档案管理也从以往传统的纸质载体形式逐渐转变为电子档案形式。长期以来的档案管理理念和方式已经不再适用于当前社会的发展需求。因此，必须要积极转变传统档案管理理念，传统载体形式，使得信息与载体是不可分离的，两者也是统一的，因此，大部分情况下，都是对档案载体的管理。但是电子档案文件的特质发生了巨大的变化，档案信息与载体能够分离，并且信息载体也可以进行转换，因此，也更加注重档案信息内容的管理。信息技术和社会生产生活已经融为一体，彼此之间相互作用、相互影响，越来越多的领域及生产活动逐渐应用到网络计算机技术，从线下逐渐走向线上，现在的人们进行网络社交，参与各项活动，通过网络可以完成几乎所有的日常活动，满足所有的需求。在大数据背景下，必须要针对当前存在的问题，不断地调整与优化档案管理方式，更新管理理念，积极采用先进的信息技术手段，不断提升档案管理水平及效率，同时，也能够更加安全的保存档案文件数据，最大程度上满足大众日益增长的档案信息利用需求。

2档案管理工作中存在的问题

2.1档案管理水平不高

当前档案管理工作开展过程中，虽然相关部门有逐步完善档案管理机制，但是大部分依然是传统档案或者是相对比较简单的档案文件管理，档案文件的收集、整理及开发等一系列工作也都以传统形式进行，缺乏大数据背景下的信息化档案管理体系。尤其是经济水平相对落后的区域，档案管理信息化建设程度不高，对于大数据、云计算和区块链等新兴技术而产生的政务活动，缺乏统一的档案管理机制与方法。信息技术的高速发展为人们带来了极大的便捷，人们可以通过多样化的渠道获取数据信息，传统档案管理形式也变得落后，档案信息开发利用效率也不高。其次，各级单位、机关档案数字化、信息化建设工作有待进一步加强，对于载体形式的转换及利用方式，仍有待逐步完善，需要更新相关措施及方法，大量工作有待推进[2]。

2.2档案管理方法有待创新

档案管理的方法有待更新，面对新的发展，我们必须要采取有效的方式来针对性地进行解决，融入新的发展观念，解决其中的问题，适应现在的工作需求，满足人们不断提升的愿望，在实际的发展中发挥更好的作用，根据现在市场发展的情况来进行相关的调整。

3大数据背景下档案管理的应对策略

3.1充分利用大数据信息技术，提升档案管理水平

档案管理工作也必须要不断地更新与优化，积极顺应时代发展潮流， 做到与时俱进，才能够保障相关工作的高效有序开展。首先，应当逐步优化传统管理方式，不断地开拓与创新，才能够进一步推进档案信息化建设与发展，提升档案管理水平与整体工作质量。全面落实档案电子化、数字化建设战略方向，可通过集中优势力量攻坚推进档案馆数字化建设。尤其是要对民生档案资料进行收集整理，同时对其加以开放利用，对于民生档案数据应当优先接收与建档，并优先提供使用，惠及广大群众。档案管理工作应当符合群众的需求，是群众了解国家政策方针的重要窗口，也是群众与政府之间联系的枢纽，要维护广大群众的合法权益。全面推进档案信息化与现代化建设，在保障档案文件信息安全的基础上，满足各级单位对于档案资源的利用需求，最终实现档案资源实时共享，更好地服务于广大人民。

3.2建立健全档案规范体系

要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，健全的档案规范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，档案管理工作的作用没有得到充分发挥，现如今，档案管理工作缺少统一标准，信息化技术的覆盖不彻底，所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高档案管理工作的质量[3]。

3.3开展档案技术培训工作

为了提高文书档案管理工作的有效性，解决文书档案管理工作的现实问题，要积极组织开展由档案管理人员为主体的档案技术培训升级工作， 在机构内部选拔乐于从事档案管理工作的技术人才。例如，完善文书档案人才引进交流机制，强调引进具有信息技术背景的档案管理人员。积极开展文秘人员的档案技术培训工作，要求掌握档案数字化操作方法，强调提高非专业档案管理人员的档案技术工作能力。

结语：现代化档案管理工作必须要加强信息化与数字化建设，这也是当前档案管理工作的核心重点。相关从业人员必须要逐渐打破传统思维的枷锁，做到与时俱进，不断地创新开拓，从而不断提升档案管理整体水平，更好地适应现代化社会的发展，在最大程度上发挥档案信息资源的作用和价值，从而更好地服务于社会经济发展，服务于广大群众。

参考文献：

[1]李媛. 信息时代综合档案室数字化管理问题及对策[J]. 辦公室业务， 2021，（06）：111-112.

[2]鲍倩.城建档案管理数字化建设的途径探讨[J].办公室业务，2021，（06）：135- 136.

[3]兰楠楠. 文书档案数字化管理现状及策略分析[J]. 技术与市场，2021， 28（03）：165-166.