医院人事档案管理信息化的必要性及其应对措施

●郭淑娟

医院是由各种不同的单位组成，其拥有复杂的体系，是一个以信息为中心的系统[1]。现有的卫生保健体系为一个较分散的系统，不同层次的卫生保健之间没有足够的沟通[2]，可用的卫生人力资源分配不合理，导致卫生保健质量不够。

医院人才流动性较强[3]，随着医院规模扩大，人事档案数量呈现增加的趋势[4]。人事档案通过掌握个人信息，了解医院的人员构成、人力资源需求信息，指导医院合理地引进所需人才[5]，将人力资源信息转化为医院的经济效益，提高档案的价值和意义[6]。

一、医院人事档案管理现状

1.传统的管理方式导致档案信息程度低下。人事档案管理方式落后问题比较突出[7]，人们对于档案管理的方式仍沿用传统的手工模式，医院人事档案大多采用传统的封闭式管理，对电子档案缺乏信任，制约了人事档案信息化成果的利用率[8]。各科室、部门之间对于各自所辖范围内的职工个人信息仍需重复录入，档案信息程度低下[9]，增加管理人员不必要的工作量[10]，影响人事档案管理时效性。

2.医院人事档案信息化管理重视度不高。医院管理人员对人事档案信息化系统的误解和缺乏管理远见，受重视程度低[12]，给予的支持不足[13]。政治机构在该领域也没有连贯协调的政策[14]，由于未能实现短期和长期利益，使得人事档案管理信息化处于一个被动状态。在日常工作中，医院人事档案的整理、归档和保存没有明确的标准和约束体系，无法明确档案归档的范围和统一管理[15]，管理不善、机构发展计划不足导致资源利用效率低下。

3.医院人事档案信息化管理平台更新缓慢。关于人力资源信息系统的大量研究都集中于发达国家。人事档案信息化建设缺乏有效的研究和论证，没有制定合理的规划方案，信息化水平较低，信息化管理平台更新缓慢，医院的上网硬件以及局域网软件设施配套不齐全。

4.人事档案管理人员专业性不强。现有的医院体系中参与管理的专业人才不多[16]，缺乏专职人事档案管理人员[17]，管理人员多为其他部门借调过来的，专业素质不强，缺乏相应的专业知识和技术，专业性不强，难以提高人事档案管理水平。

二、医院人事档案信息化的必要性

1.提高医院档案管理效率。人事档案复杂多变，推进档案管理体系建设是创新档案工作的现实需要。现代信息技术可以提高医院人事档案管理的质量和效率，以促进基于证据的人力资源信息决策[18]。人事档案信息化可以为人事部门的人员管理提供快速准确的信息，增强人事档案信息管理的有效性，提高医院档案管理效率。

2.细化档案内容，提高档案利用率。研究表明健康信息技术与医院绩效之间存在正相关关系，集收集、存储、分析和报告数据一体的系统，可增加医护人员岗位聘用、绩效考核等相关指标，将有关成就纳入人事档案，细化档案内容，提高档案利用率，以此为基础有效提升医院的管理水平，实现新型的绩效管理体系，对工作实践有重大影响。

3.提升对医院人才的合理利用与分配。信息化档案可以直接生成有关卫生人力的有意义的信息，并通过检查档案内容是否真实，档案是否完整，档案记载内容的相关性是否合理，是否存在影响干部使用的情况，为人员管理和调动提供一定的参考，准确的卫生人力资源统计信息，可以确保合适的人员以合适的技能出现在合适的地方，预测未来人力资源需求，提高人力资源在行业和组织中的合理配置效率，为人才发展战略的制定提供数据。

4.促进医院更好的发展。医疗信息化被认为是临床质量实践和质量改进策略的推动者，信息化管理是提高行业综合实力的一个重要内容[7]。医院人事档案管理信息系统可以帮助管理员和决策者快速响应医疗保健服务，为医院的人才可持续发展提供重要基础保障，提高人事档案的效力。利用档案引导人们转化学习成果，促进档案事业的高质量发展，使医院在可持续发展的道路上走得更远、更好。

三、医院人事档案管理信息化的应对措施

1.建立专门的人事档案信息管理系统。中共中央办公厅、国务院办公厅发布了国家档案事业发展“十四五”规划，提出“全面推进档案管理体系、档案资源体系、档案利用体系和档案保障体系建设”。建立和完善人事档案信息管理体系，确保档案信息管理体系的全面性，新系统与现有系统相结合，建立个人信息动态录入电子档案，尽可能量化医务人员工作量[19]，提高医院工作灵活性和协作性[20]。梳理国家档案标准化技术委员会制定的国家标准和行业标准，加强医疗健康档案、数字档案(病房)等重点领域档案标准的提供，提高档案标准在国内外的影响力。

2.提高对人事档案管理信息化的重视。《国家档案局办公室关于印发2022年全国档案宣传要点的通知》强调，要强化档案法治理念，围绕以《档案法》为核心的档案法制，通过多渠道、多平台开展宣传教育活动。广泛宣传人事档案对医院和个人的重要性，各单位发出必要的信号，使领导和临床医务人员更加重视人事档案，配合人事档案信息化管理，以提高各部门对人事档案管理信息化的重视，提高管理效率，更好地服务于医院。

3.保证人事档案的安全性。2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，其中指出干部人事档案是维护干部人才合法权益的重要依据，是党的重要执政资源。医院人事档案同样具有政治性质，确保档案信息安全尤为重要，树立正确的信息化管理理念，保证人事档案的安全性。围绕网络安全和信息安全问题，确保个人信息的隐私安全性，最大限度地实现资源共享。

4.加强管理人员综合素质的提升。重视医院人事档案管理人员的选拔，选拔档案管理基础强、责任心强、敬业精神强、信息化素质和政治素质强的人员。深刻感悟习近平新时代中国特色社会主义思想的真理力量、实践力量、人格力量，坚持和完善理论学习中心组等学习制度，提高管理人员思想理论素养，使管理人员能够充分认识到人事档案信息的重要性，建立良好的信息素养。

综上所述，医院人力资源的有效管理，实现医院的可持续发展[21]。医院综合信息管理涉及的部门较多[22]，人事档案的信息化管理是大势所趋，提升医疗机构的责任和职能，达到群体期望。人事档案的管理已不是简单的档案整理，将其转化为医院的经济效益。完善政府档案监督指导和局图协调管理机制，进一步加强新格式资料、电子数据归档的监督指导。要深入学习、宣传、贯彻《条例》，提高政治地位，把人事档案作为新时期党的重要执政资源，继续推进医院人事档案工作科学化、制度化、规范化，为广大干部人才服务，为党的建设新的伟大工程服务，为新时期中国特色社会主义伟大事业服务。