浅析办公室档案管理工作效率提升途径

王冰 韩宝海

摘 要：新时期办公室档案管理工作需要着眼于档案管理工作的现实条件，改变传统思想理念。本文分析了提升档案管理工作质量和效率的相关策略及要求，通过构建完善的档案管理体系、规范档案收集、加快档案管理信息化，进一步推进档案管理工作创新。

关键词：办公室;档案管理;工作效率;提升途径

随着社会的发展，档案管理工作被提上日程，档案管理内容和形式比较复杂，对管理工作人员是一个较大的挑战及考验。单位需要着眼于档案管理工作的现实条件，在全面调整、改进过程中真正彰显档案管理工作的指导作用及优势，了解不同单位办公室档案管理工作现实条件，分析提升档案管理工作质量和效率的相关策略及要求，为推进档案管理改革和调整提供相应参考。

新时期对办公室档案管理工作提出新要求，需要关注文化建设和制度改革，需要分析新时代背景下档案管理工作的思路及方向，需要不断促进档案管理工作的创新与改革。在办公室档案管理工作比较复杂的局面下，需要以管理体系的构建为基础，深入分析档案管理工作的具体要求，全面调整工作思想及方向，保障档案管理资源的合理配置及利用。

一、办公室档案管理工作要求

1.档案管理文化与制度建设要求

对于企事业单位来说，档案管理工作的重要性和必要性不言而喻。档案管理工作的质量和效率直接影响着企事业单位的稳定建设及发展，要想树立良好的社会形象，单位必须要注重对档案管理工作的有效创新，关注工作质量和效率提升要求。一方面需要关注文化建设和制度改革，另一方面需要着重分析新时代背景下档案管理工作的思路及方向，积极摆脱传统管理模式的束缚，深化对档案管理工作认知及理解，积极设置专门的管理部门来落实这一工作，确保档案管理工作能够大放异彩、重焕生机。目前，部分单位已经意识到了档案管理工作的必要性和重要性，以办公室为着眼点，确保办公室管理工作人员能够全身心投入其中，为档案管理工作质量和效率的提升建言献策，做出自身相应的贡献。

2. 档案管理工作手段創新

档案管理工作主要以档案实体和档案信息的有效管理、归纳、总结、分析为基础，涉及的服务内容和管理策略比较多元，与各项业务工作开展密切相关。单位需要着眼于档案管理工作的现实条件，结合时代发展要求主动与国际接轨，不断促进档案管理工作的创新及改革。调整传统管理模式，将现代化、高效化的档案管理策略落到实处，保障档案管理工作能够发挥相应的作用。办公室工作人员需要意识到自身的社会责任，掌握档案管理工作的重点、难点，在全面调整及改进过程中主动实现个人工作能力的稳定提升，这对管理工作的改革创新和管理资源的合理配置及利用都有非常关键的影响。管理工作人员需要站在时代发展角度，抓住新时代背景下办公室档案管理工作的核心要求。

3. 档案管理服务功能创新

从宏观角度来看，办公室档案管理工作比较复杂。首先，办公室档案管理工作的服务性、管理性和政治性比较显著，虽然可能无法直接产生物质财富，但是与整个单位的稳定建设及发展密切相关，具有全局性的影响，能够为单位的稳定运作打下扎实基础，真正实现单位综合实力的稳定提升。其次，不同档案管理工作之间的联系和互动比较频繁，逐步形成了一个全新的管理系统。办公室档案管理工作需要以管理体系的构建为基础，针对不同内部管理工作分析及研究，尽量避免互相隔绝和孤立静止，只有积极践行与时俱进的管理理念，深入分析档案管理工作具体要求才能够实现对症下药。最后，办公室档案管理有助于为各项管理工作的有效运转提供针对性的依据以及支持，促进各类管理活动和业务活动的顺利开展。办公室档案管理要真正适应时代发展需求、全面调整工作思想及方向、保障档案管理资源的合理配置及利用，这对单位的稳定建设及发展有着重要影响。

二、办公室档案管理工作现状

办公室档案管理工作的难度系数偏高，因此对工作人员是一个较大的挑战和考验。有的工作人员对该工作的认知和理解不够充分，工作经验较少，没有着眼于时代发展进程，没有深入剖析办公室档案管理工作重点及难点。仍然按照传统管理模式，最终导致整体管理质量大打折扣，与预期目标差距较为显著。

1.思想理念传统单一

思想理念对实践行为的影响非常直接及深远，正确的思想理念能够为后期的实践活动打下扎实的基础，真正促进各类活动的开展。目前，办公室档案管理工作质量不够理想，有的工作人员没有意识到档案管理工作的必要性，思想认知出现了偏差，思想理念比较单一和传统。他们的工作往往以档案的简单摆放陈列为主，整个管理模式比较机械和单一，管理混乱、资料丢失等问题时有发生，单位管理层很少能着眼档案管理工作的现实条件，没有加强对管理岗位的有效分析。整体运作模式比较单一，同时运转效率停滞不前，工作人员无法结合档案管理工作要求，对具体数据以及所需要材料进行整理、归纳、总结，无法实现不同材料妥善保管和有效调取。因此，出现了许多管理矛盾和冲突，不利于整个单位的稳定建设及发展。

2.工作效率偏低

内部管理模式的改革及创新是一个长期过程，很难在短期内取得明显成效。办公室管理人员需要拉长战线，意识到这一工作的艰巨性，进而重新调整工作思路及策略。但是，有的工作人员没有意识到这一工作的重要性，忽略了对档案管理工作的实践分析及研究，没有对整个工作改革的现实条件进行相应调整，整体工作质量和工作效率偏低，无法更好地利用自己的专业技能促进各项工作稳定落实，最终导致一部分管理资源被浪费;有的工作人员行政效率偏低，心浮气躁，出现了许多消极应对情绪，因此整体的档案管理质量不断走下坡路。

当前办公室档案管理工作局面复杂，但只要抓住思想理念传统单一、工作效率偏低的主要矛盾，以管理体系构建为基础，深入分析档案管理工作的具体要求，全面调整工作思想及方向，保障档案管理资源的合理配置及利用，以期系统提升办公室档案管理工作利率。

三、办公室档案管理工作效率提升途径

1.全面创新思想理念

首先，管理思想的有效创新是办公室档案管理工作改革的前提及基础。为了有效促进办公室档案管理工作的改革及创新，管理层需要加强专业人员工作创新素养提升。有的档案管理工作人员对档案管理技术、会计技术以及信息技术了解不够充分，出现了许多偏差行为，因此在实践运作过程中非常消极、被动。为了避免这一不足，管理层需要以思想理念的创新为基础，深化管理工作人员对档案管理的认知和理解，加强开展专业讲座、培训以及技术交流合作。通过信息资源有效共享来深化档案管理人员对该工作的理解及认知，保障档案管理人员主动学习优秀的做法以及经验，在掌握专业技巧基础上为档案管理实践工作的稳定落实建言献策。互联网+思维的融入非常关键，有助于全面提升工作人员的专业素养及能力，为档案管理工作的改革及创新做好前期铺垫工作。管理层需要注重工作思路和方向的有效调整，了解档案管理工作的重点及难点，在全面调整、改进的基础上确保后期培训工作的有效改进以及创新提供支持。只有保持档案管理工作的持续性和一致性才能够实现与时俱进，真正为档案管理人员的职业生涯规划保驾护航。

管理层需要更新管理理念，确保档案管理意识的有效增强。现阶段的单位档案管理工作难度系数偏高，工作人员还没有树立良好的管理意识，管理理念比较单一和机械，因此严重影响了档案管理工作的有效改革。必须增强单位所有员工档案管理意识，只有在正确档案管理意识的指导下进行工作，才能够更好实现档案管理理念的全面创新及优化。单位需要留出更多时间关注对档案管理规范化关系的分析和识别，了解目前办公室档案管理工作所存在的各种不足，始终坚持以人为本的管理理念，积极构建现代化的管理体系。对单位自身发展与社会的实质需求进行相应的调整以及改进，单位服务意识的树立最为关键，这有助于进一步体现单位档案管理工作的针对性和有效性，真正促进岗位责任制有效落实。规避不科学、不合理的规章制度，保障每个工作人员都能够做到兢兢业业、爱岗敬业，有效建设和强化单位档案管理体系，实现不同管理资源合理配置与利用。

2.全面提升工作效率

为了有效避免上文中存在的各种不足，办公室管理人员需要加强工作质量和效率的提升，关注对不同应用管理元素的分析研究，了解目前的管理现状，真正实现不同管理资源的合理配置及利用。保障每一个位工作人员都能够意识到自身的社会责任，主动为档案管理工作创新及改革建言献策，做出相应的贡献。另外，工作人员自身还需要抓住学习和提升的机会，关注专业能力的发展及经验的有效积累，积极参与各种学术交流与技术提升活动。

管理技能和管理水平的提升是一个长期过程，有助于档案管理工作的全面改革及落实，管理层需要站在宏观角度注重对员工的培训教育，保障其能够拥有较强的管理技能。目前，我国办公室档案管理工作存在许多不足，档案管理人员多是兼职，他们大多对档案管理技能认知不够全面，缺乏专业的管理素养。管理层需要意识到这一问题的严峻性，应加强与档案管理人员之间的联系沟通，抓住问题的核心所在，以提升其管理技能和水平为基础，明确档案管理专业人才的核心要求，以专业技能培训为重点，确保档案管理人员能够拥有较强的管理技能。

3.构建完善的档案管理体系

办公室档案管理工作的实践性比较明显，包含不同工作环节，因此有的工作人员因为工作能力不足而出现工作偏差或失误。办公室档案管理工作环节的联系互动比较少，有的工作步骤直接被无视，使整体的档案管理质量和效率停滞不前。为了避免这一问题，单位需要构建完善的管理体系，加强不同管理部门之间的联系，确保管理人员工作有章可循。其中，工作流程的有效简化最为关键，管理层需要与时俱进，关注办公室档案管理工作中所存在的各类问题并进行有效整理及归纳，真正实现对症下药和举一反三。日常档案管理工作中所出现的问题比较普遍，工作需求的优化升级与合理设计是基础，这有助于全面提升档案管理工作的稳定性与针对性。办公室档案管理人员需要掌握现代化网络技术，加强与其他部门之间合作，构建完善的管理体系，积极实现档案管理信息的有效共享。只有这样才能够突破传统档案管理模式的束缚，将更多的新鲜血液融入办公室档案管理活动环节，真正实现管理资源的合理配置，保障管理质量稳定提升。

4.规范档案收集

档案搜集工作的难度相对偏高，是整个档案管理工作中的重点。办公室档案管理人员需要构建完善的办公室档案管理体系，将工作重心放在档案搜集，做好前期的铺垫工作，确保档案文件管理工作的有效利用。单位管理层需要注重管理思路的优化升级，针对目前档案管理工作的现实条件，对管理瓶颈进行分析研究，在强化档案收集工作基础上进一步优化操作程序和档案管理制度，明确各项管理工作的核心及重点，确保档案管理工作能够严格按照相关程序一一落实。另外，档案管理体系的构建也非常关键，管理层需要深入分析各个部门档案管理系统建设的实质要求，了解目前管理现状，确保不同档案管理流程能够按照相应的程序一一落实，只有这样才能够实现办公室档案管理工作的有效改革及创新。

5.推进档案管理信息化

信息化建设符合时代发展的要求，能够更好体现现代化管理工作优势，推进办公室档案管理工作的改革及创新，真正践行与时俱进的管理理念。单位管理层需要针对办公室档案管理工作的现实条件，了解其工作重点及核心要求，积极完善现有的办公室档案管理体系。办公室档案管理工作与各项业务工作的开展存在紧密联系，如果无法确保其有效落实，就会导致整体的管理质量大打折扣。关注文化建设和制度改革，需要分析新时代背景下档案管理工作的思路及方向，需要不断促进档案管理工作的创新以及改革。在办公室档案管理工作比较复杂的局面下，需要以管理体系的构建为基础，深入分析档案管理工作的具体要求，全面调整工作思想及方向，保障档案管理资源的合理配置及利用。全面创新思想理念，全面提升工作效率，构建完善的档案管理体系，规范档案收集，推进档案管理信息化。管理层需要以信息化建设为基础，将更多的现代化管理技术融入其中，以计算机、大数据、云计算为基础，对现代化档案管理工作的实践要求以及所存在的各种不足进行多方面考量。针对档案资料搜集和保存的现实条件，加强对档案种类的有效归纳、整理，确保各种精细化管理策略的有效利用，全面提升档案管理信息化水平。

四、结语

提升办公室档案管理质量非常有必要，单位需要意识到其重要价值，全面创新思想理念，积极提升工作质量和效率。办公室档案管理工作比较复杂，需要运用全局观为单位的稳定运作打下扎实基础，真正实现单位综合实力的稳定提升。运用系统观构建全新管理系统，针对不同内部管理工作的分析及研究，尽量避免互相隔绝和孤立静止，积极践行与时俱进的管理理念，深入分析档案管理工作的具体要求，才能适应时代发展需求。全面调整工作思想及方向，保障办公室档案管理资源的合理配置及利用，对单位的稳定建设及发展有重要影响。加强不同管理环境之间的联系互动，着眼于时代发展进程，在全面调整以及优化升级的过程中实现稳步推进。

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[6]胡大利，邢 磊.解析新时期办公室档案管理的创新思路[J].兰台内外，2021

（作者單位：1.山东省潍坊市妇幼保健院;2.潍坊职业学院）